Кадровый ЭДО

Быстрый перевод кадровых документов в электронный вид в соответствии с ТК РФ
в 8 раз
ускоряется кадровый документооборот
0%
потерь документов
на 40%
снижается стоимость документа, его хранения и логистики

Кадровый ЭДО. Нормативная база

22 ноября 2021 года были приняты поправки к ТК РФ (377-ФЗ), которые прямо разрешают цифровую коммуникацию и обмен электронными документами в трудовых отношениях. Изменения дополняют положения о КЭДО с дистанционными сотрудниками (407-ФЗ) и об электронной подписи (63-ФЗ).

Экономьте бумагу, время и нервы, используя возможности кадрового электронного документооборота.

Как перейти на кадровый ЭДО в 3 шага

1

Cоблюсти
требования закона

Мы предоставим вам готовый пакет документов для легитимного и безопасного перехода на электронное взаимодействие. Эксперты-методологи Directum консультируют и сопровождают клиентов на каждом этапе внедрения.

2

Настроить
решение

С помощью готовых инструментов легко занести оргструктуру, пользователей, определить их полномочия и права подписи, создать шаблоны документов.

3

Подключить
сотрудников

В цифровую коммуникацию вовлекаются как офисные, так и дистанционные специалисты, которые могут работать с компьютера или мобильных устройств. По ссылке в смс-приглашении сотрудники переходят в личный кабинет, где в два клика получают электронную подпись и подписывают согласие на электронное взаимодействие. Возможен доступ к сервису через инфокиоск.

Скачайте подробный чек-лист «Как перейти на КЭДО»

Узнайте, как отказаться
от бумаги в кадровых
процессах

Скачайте чек-лист «Как перейти на кадровый ЭДО»

Возможности решения — больше чем просто подписание

Ознакомление с кадровыми документами

Отправлять сотрудникам приказы и локальные нормативные акты на ознакомление можно в электронном виде, в том числе массово — одновременно большому количеству получателей. В качестве участников необязательно указывать каждого специалиста по фамилии: доступен выбор групп по ролям, подразделениям или организациям.

Ознакомиться с документом с проставлением усиленной электронной подписи работник может как в интерфейсе системы, так и в личном кабинете.

В системе уже задан типовой регламент согласования, подписания и ознакомления с документами. Его можно легко настроить под свои нужды, например добавить в процесс обязательных согласующих. А детали для определенного документа кадровый специалист указывает прямо в задаче: кто поставит подпись от имени работодателя и кого нужно включить в список участников ознакомления.

В задачу можно добавить один или несколько документов вместе с приложениями и дополнительными материалами.

Также доступна отправка документа на ознакомление прямо из системы «1С:Зарплата и управление персоналом». Для этого достаточно нажать на кнопку Отправить в HR Pro и выбрать документы. Они загружаются в Directum HR Pro и уходят в работу по нужным регламентам. Перед отправкой можно добавить комментарии или наблюдателей.

Подписание трудового договора и дополнительных соглашений

При отправке документа на подписание в электронном виде указываются стороны — представитель работодателя и работник. При необходимости в маршрут задачи добавляются дополнительные согласующие.

Ознакомившись с договором, руководитель подписывает его, отправляет на доработку или отказывает в подписании. В первом случае кадровый документ заверяется усиленной квалифицированной ЭП работодателя.

Для сотрудника доступны две опции: «Подписать» или «Отказаться». Выполнить задание можно как в системе, так и из интерфейса личного кабинета.

Для наглядности после подписания документа на нем проставляются штампы ЭП.

Отправить документы на подписание легко прямо из системы «1С:Зарплата и управление персоналом». Порядок работы будет аналогичен отправке документов на ознакомление.

Информирование сотрудников

Помимо подписания документов, в решении доступна опция простого информирования работников.

Контроль ознакомления и подписания

С помощью специального отчета в системе легко выяснить состояние работ по документу — узнать, кто уже ознакомился с ним, отказался от подписания или еще не прочитал задание. Кроме того, в несколько кликов можно сформировать и выгрузить сводный отчет об ознакомлении и подписании документов по всему подразделению или организации.

Проверить, ознакомились ли сотрудники с документом, также можно прямо в 1С:ЗУП:

  • на вкладке с общей информацией о ходе работ;
  • в специальном отчете, в котором будет указан статус ознакомления или подписания по каждому сотруднику.
Вкладка с общей информацией
Специальный отчет

Работа с заявлениями

Сотрудники отправляют кадровые заявления из личного кабинета или веб-интерфейса.

Для этого достаточно выбрать тип заявления и заполнить нужные поля. Документ сформируется автоматически на основе шаблонов. Перед отправкой заявления работник при необходимости корректирует текст и прикладывает к документу дополнительные материалы.

Заявление поступает на рассмотрение руководителю, который согласовывает его или отказывает в согласовании. В последнем случае свои замечания руководитель указывает в тексте задания, и сотрудник получает уведомление с этой информацией.

Если же руководитель согласовал заявление, задачу на исполнение работ по нему получает специалист по работе с персоналом.

Выгрузка документов

При подготовке к проверке контролирующими органами или для других целей кадровые документы выгружаются из системы в несколько кликов. При этом доступна как массовая, так и точечная выгрузка.

Массово документы экспортируются в формате контейнера, установленного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 20.09.2022 № 578н.

Личный кабинет

Личный кабинет — это веб-сайт для удобной работы сотрудников. Здесь можно:

  • оперативно знакомиться с кадровыми документами, направленными работодателем;
  • подписывать и согласовывать документы;
  • оформлять заявления;
  • получать информационные сообщения от компании.

Интерфейс личного кабинета доступен с компьютера и смартфона. Скачивать отдельное приложение не требуется, нужен только браузер.

Для регистрации в ЛК сотрудник получает ссылку в СМС-сообщении, переходит по ней и задает пароль для входа в личный кабинет.

Пользователь знакомится с содержанием соглашения между участниками электронного документооборота и принимает его условия. Для подтверждения согласия вводит код из СМС-сообщения.

После этого в интерфейсе ЛК работник получает усиленную неквалифицированную подпись, которой затем пользуется для целей кадрового ЭДО — подтверждает ознакомление и подписывает документы и заявления.

Подробнее о личном кабинете читайте здесь.

Преимущества решения

Широкие интеграционные
возможности

Готовый коннектор к 1С:ЗУП и API к HRM-системам помогают без труда синхронизировать данные и исключить дублирование информации.

Гибкая no-code-настройка
внутренних регламентов

Создать виды документов и закрепить правила их нумерации, сконструировать маршруты согласования можно с помощью no-code-инструментов — навыков программирования для этого не требуется.

Подписание документов
УНЭП, УКЭП или Госключом

Решение поддерживает работу со всеми видами электронной подписи — усиленной квалифицированной и неквалифицированной ЭП, государственным мобильным приложением Госключ.

Надежная архитектура

Решение «Кадровый ЭДО» как часть Directum HR Pro учитывает запросы крупных компаний по масштабируемости. Система отличается высокими показателями производительности и скорости отклика. Нагрузочное тестирование подтвердило её отказоустойчивость при 50 тыс. одновременных подключений.

Опыт клиентов

Закажите бесплатную консультацию по решению

6

Оставьте свои контактные данные, и мы свяжемся с вами

Россия (+7)
Азербайджан (+994)
Армения (+374)
Беларусь (+375)
Казахстан (+997)
Кыргызстан (+996)
Молдова (+373)
Таджикистан (+992)
Туркменистан (+993)
Узбекистан (+998)
Другая страна