Организация и проведение совещаний с помощью цифровых процессов в «Корпорации АФК»

на 50%

ниже трудозатраты на оформление совещаний

на 10%

меньше расходов на организацию заседания

в 2-3 раза

быстрее согласовывается протокол

ООО «Корпорация АФК» (далее АФК) — это управляющая и инвестиционная компания, которая администрирует заседания советов директоров и правления 17 предприятий и организаций в различных сферах бизнеса и прямо влияет на их эффективность

Подробнее

ООО «Корпорация АФК» (далее АФК) — это управляющая и инвестиционная компания, которая администрирует заседания советов директоров и правления 17 предприятий и организаций в различных сферах бизнеса и прямо влияет на их эффективность.

Предпосылки проекта

20% деятельности сотрудников компании занимают процессы, связанные с подготовкой и проведением советов директоров и правления, а также контролем за своевременным и качественным исполнением принятых решений.

Корпоративная система внутреннего документооборота уже не соответствовала требованиям бизнеса и не развивалась. Поэтому руководство компании приняло решение перевести управление документами и бизнес-процессами в систему Directum.

В пользу выбора продукта сыграли:

  • современная отказоустойчивая платформа;
  • высокая производительность и масштабируемость системы;
  • поддержка юридической значимости документооборота с применением усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП);
  • возможность выстроить процессы взаимодействия административного центра с удаленными предприятиями и организациями.

Подрядчиком на проекте выступила компания «Старков Групп».

Задачи и подходы

Перед командой проекта стояли задачи:

  • организовать оперативное ознакомление участников с материалами к совещанию в электронном виде;
  • сократить трудозатраты на подготовку и проведение заседаний;
  • уменьшить время на создание и поиск документов;
  • повысить исполнительскую дисциплину выполнения поручений по итогам совещания;
  • организовать прозрачный документооборот и сократить количество операций с использованием бумаги.

АФК начали цифровизацию процессов с управления совещаниями, чтобы сделать работу максимально удобной и доступной всем участникам. Задачи проекта реализованы за 6 месяцев.

Организация совещания

До внедрения платформы Directum RX все этапы совещания секретарю приходилось формировать вручную. Теперь весь процесс подготовки и проведения заседания — это одна задача в системе. Сотрудники организации направляют свои пожелания к рассмотрению на заседании, на основе которых секретарь создает в системе карточку решения о проведении заседания совета директоров или формирует график заседаний правления. На основании этого все последующие этапы стартуют автоматически по заложенной логике, таймингу, маршрутам согласования. К карточке привязываются протокол, повестка и другие документы по совещанию.

В системе формируются, согласовываются и утверждаются:

  • предложения к заседанию;
  • график заседаний правления;
  • решение о проведении совещания;
  • материалы к заседанию;
  • результаты голосования;
  • протокол на основе результатов проведенного голосования;
  • реестры предложений, решений, протоколов.

Голосование в электронном виде

Чтобы максимально удобно выстроить работу с территориально распределенными организациями, в системе дополнительно организовали электронное голосование. Для этого в карточку совещания добавили вкладки:

  • «Повестка дня» заполняется вопросами, которые вынесены на рассмотрение;
  • «Голосование» аккумулирует информацию о результатах голосования.

Новые вкладки в карточке «Совещание»

Задача на голосование формируется автоматически, либо её можно запустить вручную в один клик из карточки совещания. При старте задачи на голосование каждому участнику приходит задание по отдельному вопросу.

Пример задания на голосование

Результаты голосования можно посмотреть в карточке совещания на соответствующей вкладке либо сформировав отчет.

Вкладка «Голосование»

Контроль работ по совещанию

В Directum RX легко контролировать исполнение решений:

  • благодаря ведению реестров предложений, решений, графиков и протоколов можно легко найти нужный документ по участникам, секретарю, председателю или исполнителю работ;
  • с помощью отчета удобно контролировать сроки исполнения решений по совещаниям за выбранный период;
  • состояние выданных работ можно отслеживать в карточке совещания на вкладке «Поручения».

Результаты

  1. Сокращаются трудозатраты: секретарю при подготовке к заседанию достаточно запустить процесс, и далее система самостоятельно переходит от этапа к этапу.
  2. Уменьшаются сроки согласования и исполнения поручений: все участники процесса охвачены системой, им не обязательно лично присутствовать на заседании. Применение УКЭП позволяет подписать и согласовать документы удаленно.
  3. Участвуют в электронном документообороте сотрудники всех предприятий и организаций: гибкость системы помогает вносить изменения в состав участников процесса.
  4. Увеличивается прозрачность результатов заседания: мнения участников совещания фиксируются в переписке.
  5. Повышается исполнительская дисциплина: выстроена эффективная система постановки задач, поручений и контроля за исполнением с помощью средств визуализации — реестров, отчетов, виджетов.

Исполнитель

СТАРКОВ Групп — генеральный партнер Directum. Компания специализируется на внедрении и сопровождении ИТ-решений Directum в сегментах B2B и B2G, реализует полный цикл работ, включая поставку, адаптацию и модификацию программного обеспечения, обучение пользователей, методологическую, техническую и организационную поддержку.

Остались вопросы? Напишите нам

Узнайте больше о решениях Directum. Закажите консультацию или запросите дополнительную информацию. Специалисты компании свяжутся с вами.

0
Связаться
с нами

Оставьте свои контактные данные, и мы свяжемся с вами