Без трудностей перевода: цифровой документооборот в ведущем банке Узбекистана

Предпосылки проекта

С чем регулярно сталкивалась компания до начала цифровой трансформации:

• высокий объем бумажного документооборота, который затруднял контроль исполнения и поиск информации;
• отсутствие единого архива и контроля версий документов;
• долгие согласования документов;
• зависимость от физических подписей и ручного перемещения бумаг.

Из-за отсутствия централизованной системы для работы с договорами, проектами и внутренними документами эффективность персонала снижалась, возникали риски утечки информации. Компания приняла решение перевести процессы в цифру.

Почему выбрали Directum

Чтобы оперативно реагировать на запросы клиентов и регуляторов, необходима была система, которая:

• поддерживает no-code / low-code для адаптации функциональности без привлечения вендора или партнеров;
• может масштабироваться без потери производительности;
• имеет большое количество функций в «коробке», которые не нужно дорабатывать;
• размещается на серверах заказчика, проходит проверку и сертификацию в Центре кибербезопасности;
• соответствует законодательству и нормативным требованиям Республики Узбекистан.

Всем этим критериям отвечает платформа Directum RX.

Цель проекта

В 2024 году в рамках стратегии «Цифровой Узбекистан — 2030» банк начал масштабный проект по внедрению системы электронного документооборота на базе цифровой платформы для управления компанией Directum RX.

Главная цель — построение современного документооборота, который минимизирует работу с бумагой, ускоряет внутренние и внешние процессы, повышает прозрачность и контроль задач, интегрируется с государственными и корпоративными сервисами обмена документами.

Решение

Делопроизводство. Работа с входящими, исходящими и внутренними документами стала полностью цифровой. Благодаря этому поддерживается порядок в процессах и информации. Документы можно создавать из шаблонов и отправлять на согласование и подписание непосредственно в системе.

Регламентирующие документы. В цифре организована работа с внутренними и распорядительными документами (ЛНА): планирование, разработка, согласование, актуализация и хранение.

Договоры. Теперь документы формируются из шаблонов, заверяются электронной подписью (ЭП) E-imzo и через Multibank (сервис юридически значимого обмена электронными документами) сразу поступают на подписание контрагентам. Использование ЭП исключило задержки, которые связаны с физическим перемещением бумаг. Время согласования контрактов сократилось в 2 раза. Соглашения, акты и приложения хранятся централизованно, чтобы избежать дублирования и ошибок.

Мобильное приложение Directum Solo. С его помощью руководители подписывают документы и контролируют процессы в отрыве от рабочего места.

Проекты. Вся проектная документация хранится в едином архиве, чтобы упростить управление ресурсами и контроль за выполнением задач. Среди инструментов — диаграммы Ганта и аналитические панели.

Совещания. После внедрения решения сотрудники быстрее формируют повестки встреч, рассылают приглашения, фиксируют результаты прямо в системе и контролируют исполнение.

Виджеты. Благодаря наглядным отчетам менеджеры отслеживают задачи и сроки, исполнительскую дисциплину.

Интеграция с Multibank и Didox — ключ к цифровому обмену

Центральным этапом проекта стала интеграция Directum RX с системами Multibank и Didox. Теперь это основной канал взаимодействия с контрагентами, который поддерживает юридическую силу и высокую скорость документооборота. Ранее для обмена документами приходилось использовать бумажные копии и курьерскую доставку. Подключение ЭДО дало эффекты:

• обмен счетами-фактурами, актами, договорами полностью в электронном виде;
• исключение ошибок ручной обработки за счет стандартизации документов;
• контроль движения файлов на всех этапах;
• универсальный и кроссплатформенный обмен документами.

Как теперь выглядит обмен с контрагентами

Если компания отправляет через Multibank произвольный документ, а у контрагента используется Didox, файл автоматически появляется в его системе. Работа выполняется в несколько этапов:

• при поступлении документа в сервисе обмена формируется задача для бухгалтера;
• сотрудник открывает задачу, просматривает вложенный документ и может сразу подписать его с помощью ЭП или направить на внутреннее согласование;
• доступ к полному реестру документов предоставляется через модуль «Multidocs»;
• после подписания документа внутри системы информация автоматически отображается в Multibank / Didox у отправителя и гарантирует прозрачность и юридическую значимость обмена.

Благодаря интеграции Multibank и Didox с модулем «Multidocs» компания наладила не только прямой электронный обмен, но и гибкие внутренние процессы согласования и подписания документов.

Итоги

Внедрение Directum RX и интеграция с Multibank и Didox принесли ощутимые результаты:

1. на 85% сократился бумажный документооборот;
2. на 65% выросла исполнительская дисциплина;
3. в 2 раза ускорилось согласование документов;
4. значительно снизились расходы на бумагу, оргтехнику и курьерскую доставку;
5. поддерживается полный цикл цифрового обмена документами с контрагентами;
6. повысилось качество обслуживания клиентов за счет сокращения времени бизнес-процессов.

Планы на будущее

Компания планирует внедрение новых решений для работы с клиентской документацией, интеграцию с банковскими системами (например, 1С), развитие функциональности для долговременного хранения документов, расширение сценариев использования Multibank и Didox.