ТОП-6 систем для договорной работы.
Разбираем плюсы и минусы
Если несколько лет назад приходилось уговаривать компании переходить на цифровизацию управления договорами, то сейчас даже юристы поняли, что традиционные подходы и работа с бумагами, таблицами Excel, согласованием через электронную почту и мессенджер исчерпали себя. Это замедляет бизнес-процессы, создает операционные разрывы и увеличивает юридические риски.
Чем поможет бизнесу информационная система управления договорами?
Упорядочит цикл документооборота. Сотрудники могут быстро создать документ, исключить ошибки в содержании, отследить этапы согласования, проконтролировать выполнение обязательств, а после совершения сделки — отправить в надежный архив. При этом хранение должно быть организовано в комплекте с сопутствующими документами: гарантийными письмами, счетами, коммерческими предложениями и т. д. Важно оценить удобную работу не только с цифровыми договорами, но и со сканами, так как часть обязательств до сих пор оформляется на бумаге.
Сделает процессы прозрачными. В этом заинтересованы не только юристы и менеджеры, которые отвечают за заключение или исполнение обязательств, но и высшее руководство. Доступная аналитика помогает начальству правильно выстроить стратегию управления и повысить клиентоориентированность компании. При этом на важном месте должно быть соблюдение конфиденциальности и безопасности доступа, так как речь часто идет о коммерческой тайне.
Избавит от рутины с помощью искусственного интеллекта. Встроенные ИИ-ассистенты помогают проконтролировать корректность реквизитов, определить расхождения в версиях, проверить условия договора на возможные риски, а оформление — на соответствие нормам официальных документов. В результате система становится интеллектуальным помощником, повышающим качество, скорость и безопасность договорной деятельности всей компании.
Сегодня большое число российских вендоров корпоративных систем предлагают инструменты для управления договорами. Возможности могут показаться схожими, но важно акцентироваться на детали и опыт использования в крупных компаниях. Разберем, какие именно свойства продуктов помогут улучшить процессы юридического департамента и оптимизировать договорную работу, а какие только добавят сложностей.
Ниже представлено сравнение следующих решений для организации договорной работы в электронном виде: Directum СЭД+, ELMA365, 1С:Документооборот, DocsVision, Тезис, TESSA. Сравнение сделано на основе открытой информации с сайтов разработчиков ПО и оценки экспертов.
Обзор систем
«Договоры» в Directum СЭД+ (Directum RX)
Directum СЭД+ — система для управления документами и бизнес-процессами крупных организаций, соответствует классу ECM (Enterprise Content Management). Выделенный модуль «Договоры» реализует сквозной процесс: создание документа, согласование, подписание, отправка по ЭДО, контроль оплаты и исполнения. Оперативное и длительное хранение, контроль полноты архива договорных документов обеспечивают прозрачность и сохранность информации.
Встроенные ИИ-механизмы автоматизируют обработку информации, а инструменты no-code/low-code позволяют гибко адаптировать систему без программного кода.
Для договорной работы доступны процессные подходы, а для связи с проектным управлением подключается Directum Projects. При работе с проектом можно детально запланировать этапы, построить график, назначить ответственных, контролировать ресурсы, сроки и бюджеты, отслеживать прогресс исполнения договора.
Плюсы
- Типовая конфигурация содержит достаточную функциональность для быстрого старта автоматизации работы договорного и юридического отделов. Возможность организации процессов в холдинговой структуре.
- Удобный интерфейс и встроенный конструктор маршрутов согласования, сценарная настройка правил, разграничение информационных потоков. Возможность веерного (параллельного) согласования.
- Открытость и омниканальность: развитый web-клиент и мобильные приложения, API для простой интеграции с системами существующей информационной инфраструктуры.
- Счета и акты автоматически связываются с договорами, предусмотрены проверки сумм, сроков и реквизитов контрагента.
- Удобная работа со справочником контрагентов с досье, ретро-проверками и актуализацией данных.
- Система обеспечивает централизованный контроль версий, автоматические напоминания о сроках и отслеживание возврата документов.
- Сильные позиции в использовании интеллектуальных инструментов. Встроенный ИИ и генеративный ИИ «в коробке»: создание договоров по шаблону, нормоконтроль, сравнение версий с выделенным текстовым слоем из сканов, подсказки по заполнению, автоматический выбор исполнителя по маршруту, подбор дополнительной информации, вопросно-ответный поиск.
Минусы
- Интерфейс ориентирован на пользовательский опыт (UI/UX) корпоративных офисных пакетов (типа Microsoft Office).
- Объемный инструментарий no-code: требуется обучение использованию для реализации сложных сценариев.
- Нет загрузки/выгрузки моделей бизнес-процессов в Business Studio. Нельзя автоматически сформировать регламент процесса на основании графической модели.
«Управление договорами» в ELMA365
ELMA365 — платформа для управления документами и контентом. Решение «Управление договорами» предназначено для организации хранения, регистрации и поиска документов, а также их движения при помощи бизнес-процессов. Автоматизирует обработку расходных и доходных договоров, дополнительных соглашений, актов и счетов.
Решение позволяет начать работу в системе и адаптировать документооборот под особенности компании по ходу эксплуатации.
Плюсы
- Гибкость: поддерживает no/low-code для адаптации под процессы компании.
- Проработанные решения для CRM, Управление закупками.
- Есть готовые интеграции с 1С, CRM, банковскими системами и др. Большой выбор готовых коннекторов, разработанных партнерами.
- Дополнительные сервисы: чек-листы, календарь, корпоративный чат, SMS-оповещение.
- Удобная карточка. Представлена вся связанная с данным документом информация: лист согласования, лист ознакомления, резолюция и т. д. Легко понять, сколько незавершенных по данному документу задач, увидеть все связанные документы, настроить права доступа, запустить процесс согласования.
- Система находит отличия созданного документа от шаблона типового договора, автоматически генерирует маршрут согласования.
- Для создания договора сотруднику не нужно пользоваться Microsoft Word или другими редакторами — используется внутренний редактор.
Минусы
- Ограниченность готовых решений: малое число процессов и типов документов для договорной и финансовой деятельности, нет автоматизации выдачи оригиналов, интеграции со СБИС. Мало готовых отчетов.
- Работа с файлами: нет привычного редактирования файлов прямо в системе — документы нужно скачивать и загружать обратно вручную. Это приводит к конфликтам версий и потере правок, так как карточки не блокируются при одновременном редактировании.
- Отсутствует долговременное юридически значимое хранение документов и массовое подписание.
- Неудобства в UI/UX: слабая функциональность реестров, нет сортировки по нескольким полям и группировки, нет расширенного поиска. Ссылки на документы ведут только на скачивание.
- Жесткие процессы и настройки: невозможно создать договор без согласования. Шаблоны документов нельзя гибко настроить на уровне пользователя.
- Интеллектуальные сервисы: для распознавания используется не собственный модуль, а интеграция со сторонними продуктами с SOICA и Entera. ИИ-возможности ограничены.
- Доп. затраты: для полноценного редактирования документов требуется лицензия Р7-Офис и лицензии на ИИ-продукты.
1С:Договоры (1С:Документооборот)
Конфигурация 1С:Договоры появилась в 2015 году как облегченный вариант 1С:Документооборота для небольших и средних предприятий. 1С:Договоры — программа с базовой функциональностью для удобного учета, контроля и анализа договорной работы. Соединяет в себе и учетные функции, и документооборот.
Является частью экосистемы на платформе 1С:Предприятие. Как следствие, в основу заложены в большей степени принципы ERP, а не ECM. 1С:ДО лучше решает не задачи оперативной и удобной работы с документами, а их учет.
Плюсы
- Декларируется бесшовная интеграция с продуктами 1С (Бухгалтерия, ERP, УТ). Есть единое окно работы с несколькими системами.
- Реализованы типовые процессы: в поставку входит 9 процессов, в т.ч. согласование, утверждение, регистрация, исполнение, ознакомление и другие. Возможны параллельные, последовательные, смешанные и условные маршруты.
- Поддерживается ролевая маршрутизация и выполнение задач по почте.
- Распространенность: есть большая сеть франчайзи и партнеров по продуктам линейки 1С.
- Поддержка изменений в законодательстве (например, по ФЗ-63, 152-ФЗ, 44-ФЗ) поставлена на поток, автоматически обновляются формы документов.
- Лицензирование: есть возможность использовать лицензии 1C:ERP для 1С:ДО.
Минусы
- Сложность интеграции и обновлений: на реальных проектах очень много заказных доработок, поэтому шаблоны интеграций в большинстве случаев не подходят и требуют усовершенствования. Переход на новую версию (например, с 2.1 на 3.0) сравним с новым проектом внедрения.
- Устаревший интерфейс. Стандартный реестр ограничен в фильтрации (только 1 параметр). Создание сложных выборок и группировок доступно только администратору. Веб-клиент ограничен по функциональности по сравнению с толстым и тонким клиентом.
- Сложность самостоятельной настройки: неудобные и сложные инструменты настройки на уровне пользователей и аналитиков, т.к. предполагается, что этим будут заниматься разработчики.
- Нет общих или типовых шаблонов документов, настраивать их нужно для каждого вида документа отдельно.
- Слабая регламентация: в настроенном комплексном процессе пользователь может без ведома администратора добавить или удалить участников.
- Слабый поиск: стандартно в критериях только названия объектов и некоторые параметры. Полнотекстовый и атрибутивный поиск разделены. Полнотекстовый — доступен не во всех версиях системы, его невозможно гибко настроить, что затрудняет применение в большом объеме информации.
- Неудобная работа с файлами: версии и редактирование привязаны к файлу, а не к карточке документа, что создает лишние шаги. Управление правами доступа к несвязанным файлам сложное.
- Мобильное приложение от вендора представляет собой урезанный веб-клиент с ограничениями (работает только онлайн).
- Нет встроенной интеграции с популярными ЭДО (СБИС, Диадок), предлагаются свой оператор ЭДО и роуминг, либо партнерские решения.
«Договоры» в Docsvision
Приложение «Договоры» предназначено для создания решений по автоматизации процессов учета и согласования договоров, построено с использованием средств конструирования из платформы Docsvision 5. Позволяет автоматизировать процесс согласования, электронное подписание, контроль исполнения договора, передачу контрагенту и продление.
Плюсы
- Мощный конструктор объектов системы: доступна настройка без кода для карточек, ролей, процессов, стадий ЖЦ документов и др.
- Поддерживается no/low-code: например, есть возможность задать представление карточки как на чтение, так и на редактирование через low-code.
- Конструктор договоров: совместное решение с Doczilla реализует конструктор текстов документов с помощью интерактивных элементов и юридически корректных шаблонов.
- Совместная работа с документом: система объединяет все промежуточные версии документа в один файл, учитывая правки всех согласующих, даже если они внесены не в режиме рецензирования. Есть возможность одновременного внесения исправлений.
- Работа с шаблонами. Имеются преднастроенные шаблоны договоров, актов, доп. соглашений, с автозаполняемыми полями: предмет договора, сумма, сроки действия и др.
Минусы
- Слабая готовность: при внедрении требует значительных дополнительных инвестиций в доработку и не предлагает современных возможностей «из коробки». Даже простые настройки, добавление статусов или полей невозможно проводить без программистов.
- Устаревший интерфейс: desktop-версия сложная, а web-версия не обладает полной функциональностью и требует дополнительных доработок под каждый проект. Нет стандартов интерфейса.
- Ограниченная интеграция: заявленные «готовые» коннекторы к СБИС и Диадок на деле требуют доработок. Существуют скрытые платежи за использование коннекторов.
- Для создания новых маршрутов согласования договоров или изменения преднастроенных необходим модуль «Конструктор согласований».
- Технологические ограничения: нет облачной поставки, есть существенные ограничения при работе на импортонезависимых платформах на базе Linux (не поддерживается модуль «Управление архивом»). На клиентском рабочем месте обязательно присутствие компонентов Microsoft Visual С++.
«Договоры» в TESSA
ECM-платформа TESSA (разработчик — Syntellect) позиционируется как универсальная и гибкая платформа, обеспечивающая ускорение процессов. Модуль «Договоры» автоматизирует создание, редактирование и согласование документов с гибкими маршрутами, параллельными и последовательными этапами, поддерживает историю изменений, делегирование задач, мобильный доступ и интеграцию с внешними системами.
Плюсы
- Система поддерживает дополнительные согласования, запрос комментариев и конкурентное исполнение заданий в группе сотрудников.
- При согласовании договора возможно использование контекстных ролей, например, «Инициатор», «Руководитель Инициатора».
- Встроенный редактор PDF для добавления текста, комментариев, форм, аннотаций, подписей, печатей и штампов.
- Веб-редактор текста документов, интегрированный с Р7-Офис для одновременной многопользовательской работы с документами непосредственно из СЭД.
- Доступны дашборды и виджеты.
- Генеративный ИИ интегрируется с YandexGPT, ChatGPT, Qwen, DeepSeek и другими, в том числе локально развернутыми моделями, поставляемыми специализированными вендорами.
Минусы
- Слабая функциональность: малое количество решений в поставке и низкий уровень готовности имеющихся, слабо проработанный стандартный набор.
- Слабость no-code: часто для настройки нужно писать SQL-запросы или код. Нет настроек различных форм карточек документов в зависимости от условий (роль сотрудника, стадия обработки документа).
- Редактирование документов происходит путем скачивания их на компьютер и последующей загрузкой обратно в систему. Есть возможность автоматического импорта измененной версии документа, но только для редакторов MS Office и LibreOffice, и это требует множества кликов.
- Неудобства интерфейса: карточки открываются в новых вкладках браузера. Ссылку на вкладку нельзя скопировать и поделиться ей, например, если это ссылка на результаты поиска, папку, документ и т.д.
«Договоры» в ТЕЗИС
Приложение «Договоры» в рамках СЭД ТЕЗИС (разработчик — Haulmont) входит в типовую конфигурацию, но дополнительных описаний не представлено.
Платформа имеет своеобразный подход к работе с контентом, нет отдельных понятий документ и задача. Документ в терминах ТЕЗИС — это сущность, объединяющая набор вкладок, реквизитов, вариантов отправки на ознакомление/согласование и переписки, которая находится на отдельной вкладке.
Плюсы
- Визуальный конструктор нетиповых бизнес-процессов, возможность импорта моделей в XPDL из Business Studio.
- Контроль версий документов, визуализация иерархии связанных документов, визуальное отображение схемы текущего бизнес-процесса.
- Автоматизированное сканирование документов и предпросмотр с помощью Microsoft Office Web Apps и Open Office.
- Плагины интеграции для приложений MS Office, OpenOffice и LibreOffice.
- Совместное онлайн-редактирование документов.
- ИИ-сервисы для сравнения бумажной копии документа с его электронной версией, удобное отображение выявленных отличий.
Минусы
- Сложность интерфейса: нет простого и понятного архива документов и договоров, в частности. Сложно понять, какой сейчас этап процесса.
- Отсутствие облака: нет SaaS-поставки, что требует развертывания собственной инфраструктуры и ресурсов.
- Слабая готовность к быстрому старту: нет готовых отчетов и шаблонов документов с автозаполнением. Все требует доработки силами заказчика или интегратора. Нет достаточного количества открытых материалов для обучения.
- Ограниченный no-code. Например, с помощью настройки нельзя добавлять вкладки, менять расположение полей на форме. Для реализации даже простой логики (например, условия при определении ролей) уже требуются навыки программирования.
- Проблемы с ИИ и безопасностью: функции ИИ работают через сторонние облачные модели (Яндекс, Сбер), что рискованно для конфиденциальности данных. Локальное развертывание модели сложно и дорого, нет реализованных кейсов.
- Управление доступом: нет шифрования документов, негибкие настройки прав. Например, заместитель видит все документы сотрудника без возможности исключить конфиденциальные.
- Недостатки архива и ЭП: архивное хранение реализовано только для бумажных документов, для электронных полноценного решения нет. Возможности настройки штампов ЭП нет.
- Неудобная работа с файлами: нет привычного редактирования файлов прямо в системе. Плагины для интеграции с офисными пакетами позволяют импортировать документ в систему при нажатии на кнопку и только в новую версию, так как содержимое документов не блокируется.
Таблица сравнения систем управления договорами
Эксперты собрали в сводную таблицу характеристики систем в части управления договорами: Directum СЭД+, ELMA365, 1С:Документооборот, DocsVision, Тезис, TESSA. Кратко приведены плюсы и минусы по следующим критериям:
- Функциональность: управление жизненным циклом договора, инструменты контроля, нивелирование договорных рисков, доступность информации и поиск, применение ИИ-сервисов для договорной работы.
- Интеграция: совместимость с офисными пакетами, с продуктами экосистемы, с другими системами.
- Общие возможности: готовность решений, поддержка no/low-code, переход между версиями, архитектура и масштабируемость, удобство работы и интерфейс, варианты использования (облако/локально), мобильные приложения.
- Рыночные характеристики и окружение: цена и ценообразование, обучение и поддержка, партнерская сеть, особенности внедрения, количество внедрений за год.
Чтобы скачать таблицу, оставьте ваши контакты
