Осторожно, Excel

Excel — наш надежный, привычный, предсказуемый друг и соратник. Он прекрасно работает там, где нужно посчитать, сверстать бюджет или собрать небольшой отчет. Но по мере роста компании таблиц становится все больше, общая картина распадается на десятки файлов, и чтобы увидеть реальное положение дел, нужно открыть их все. Именно здесь становится заметно: то, что раньше легко помещалось в Excel, теперь требует другого уровня управления.

Когда таблица становится лабиринтом

На старте все кажется логичным: один файл, несколько целей, пара формул. Но потом появляются отделы, инициативы, планы, корректировки — и вот уже вместо стратегии у вас растет цифровой лабиринт из вкладок, сводных таблиц и файлов с названиями вроде «итог_финал_версия5_новая(точно)». Кто-то вносит правки в копию, кто-то в шаблон, кто-то случайно удаляет формулу, которая считала общий результат. Через пару месяцев Excel-файл перестает быть инструментом. Он становится артефактом корпоративной мифологии — с легендами о том, «где лежит правильная версия».

Иллюзия контроля

Excel создает ощущение полного контроля: цифры под рукой, формулы работают, диаграммы сверкают. Но стоит копнуть глубже — и оказывается, что это не система, а череда случайностей. Версии расходятся, данные устаревают, ошибки множатся. В одной таблице — 98 % выполнения плана, в другой — 112 %, а в третьей KPI и вовсе посчитаны в ином масштабе. А самая актуальная информация часто оказывается не в системе, а в разрозненных уточнениях — письмах и сообщениях, где сотрудники вручную корректируют показатели «чтобы все сошлось».

Когда стратегия становится статичной

Excel фиксирует данные только в момент их обновления, но стратегия — живой организм. Когда цели двигаются, метрики меняются, а инициативы переплетаются, ручное обновление данных превращается в отдельную должность — «хранитель формул». Можно ли в таких условиях управлять стратегией? Формально — да. Фактически — вы следите не за движением компании, а за тем, чтобы формулы не «поехали».

Совместная работа по старинке

Еще одна боль — командная работа. Excel не любит, когда к нему прикасаются несколько человек одновременно. Поэтому вместо единого пространства рождается зоопарк версий: кто-то шлет файл по почте, кто-то правит в облаке, кто-то ждет, когда «освободят доступ». И вот вы снова на совещании обсуждаете не цели, а то, почему в отчете исчез столбец с ключевыми метриками.

А что вместо Excel?

Если вас через строчку посещала мысль: «о, так это ж про мою компанию», поздравляем, Excel вы переросли. Это значит, что бизнес стал сложнее, масштабнее и быстрее. Это не проблема — это признак роста.

К счастью, за последние годы появились решения, которые берут на себя все, что Excel делает с усилием, и компенсируют то, чего у него нет. Они соединяют стратегию и тактику, собирают все цели и инициативы в единую картину, обновляют данные автоматически и дают всей команде работать синхронно. Подобные инструменты помогают видеть не просто цифры, а движение компании: где она ускоряется, где буксует и куда нужно направить внимание.

Directum Targets — одно из таких решений. Продукт вырос из реальных задач: как сделать так, чтобы стратегия не пылилась в файлах, а жила и развивалась вместе с бизнесом. В нем все прозрачно: цели, KPI и задачи связаны между собой, результаты обновляются в реальном времени. Не нужно пересылать файлы и искать последнюю версию — все работают в одном пространстве, обсуждают результаты, получают уведомления и видят общий вектор. Это дает возможность принимать решения не на основе вчерашних данных, а на основе актуальной информации.

Когда Excel – хороший выбор, а когда – нет?

Excel по-прежнему нужен, но ожидать от него стратегического управления — все равно что требовать от калькулятора предсказать выручку на следующий квартал. Когда компания взрослеет, ей нужен инструмент, который растет вместе с ней — помогает видеть связи, управлять изменениями и держать стратегию в движении.

Excel подходит:

• для комплексных расчетов и продвинутой аналитики, когда специалист умеет использовать формулы, Power Query, макросы и строить сложные зависимости;
• для гибкого моделирования и сценарного анализа, где важно быстро менять параметры, сравнивать варианты, проводить «что-если» расчеты и видеть результат в моменте;
• для обработки и структурирования данных, включая сводные таблицы, преобразование данных, фильтры, условное форматирование — мощный набор инструментов для работы аналитиков;
• для построения отчетов и дашбордов, которые позволяют визуализировать ключевые показатели, особенно когда отчетность нужна конкретному специалисту или группе пользователей;
• для оптимизации личных и командных процессов, где формулы, макросы и автоматизация помогают снизить ручной труд и ускорить расчеты;
• для быстрой подготовки предварительных моделей и расчетов, когда нужно в короткие сроки подготовить материалы для обсуждения, оценки или принятия решения.

Excel не подходит:

• для управления корпоративной или департаментской стратегией;
• когда нужно единое пространство для целей и инициатив;
• когда важна актуальность данных в реальном времени;
• когда над результатами работает много людей;
• когда требуется прозрачность, скорость и отсутствие ошибок.

Почему Excel не справляется со стратегией

1. Каждый живёт в своей таблице.

   Отделы ведут свои файлы, потом ещё версии «финальные», «новые», «последние-правки». В итоге никто не уверен, какой документ считать основным.

2. Нельзя увидеть, что стоит за цифрами.

   Excel показывает итоговые значения, но не показывает, какие шаги за ними стоят и кто их выполняет. Это как видеть счёт на табло, но не понимать, что происходит на поле.

3. Таблица быстро устаревает.

   План поменялся, задачи перераспределили, сроки подвинули — а в Excel всё это нужно вручную перенести. Пока правишь один файл, другие уже расходятся с реальностью.

4. Стратегическая картина распадается на фрагменты.

   Когда данные хранятся в десятках разрозненных файлов, сложно получить целостное представление о ходе реализации стратегии. Теряется видимость рисков, динамики и зон роста: вместо единой картины руководство видит лишь отдельные элементы, не связанные между собой.

Стратегия не должна жить в ячейках. Она должна быть живой, понятной и общей для всех.И если вы чувствуете, что таблицы уже не справляются — значит, пора перейти от подсчетов к управлению.