Импортонезависимое ПО с искусственным интеллектом: Directum RX для работы с договорами в «Систэм Электрик»
4 месяца
на проект внедрения
6
юридических лиц
в 3 раза
сократилось время на согласование договоров
Предпосылки проекта
После введения санкций против российских компаний «Систэм Электрик» столкнулась с необходимостью перехода на отечественное программное обеспечение. Перед ИТ-руководителями встала задача в сжатые сроки внедрить продукт на замену ушедшего с рынка.
Выбор продукта
Компания «Систэм Электрик» искала решение с качественным и функциональным коробочным наполнением, которое с минимальными доработками можно было бы начать использовать в сжатые сроки.
Руководители рассматривали продукты пяти крупных вендоров на российском рынке. В итоге выбор остановили на отечественной системе управления бизнес-процессами и документами Directum RX. Определяющими факторами стали:
No-code-настройка. Предыдущая система не имела возможности оперативного внесения изменений. Чтобы скорректировать процесс, приходилось перенастраивать его при помощи программного кода, множественно дополнять.
Широкие возможности по работе с договорами: регулирование и контроль каждого этапа жизненного цикла документа, точное указание сроков, исполнителей и т.д.
Шаблоны документов, которые созданы специально под нужды подразделений. Такой подход снижает до минимума риск ошибок и технических неточностей.
Методологическая поддержка, крупное партнерское сообщество Directum и обучение специалистов работе с системой.
Цель и задачи
Основная цель проекта — за 4 месяца внедрить в компании Directum RX и перенести в нее исторические данные из прежней системы.
Команде проекта предстояло:
- выстроить договорные процессы и матрицы согласования с сохранением привычной для сотрудников логики;
- сократить время на утверждение документов за счет их автоматической маршрутизации и подписания усиленной квалифицированной ЭП;
- настроить интеграцию Directum RX с другими информационными системами компании.
Решение
Договорная работа
Все договорные документы компании создаются в Directum RX на основе готовых шаблонов. Команда проекта настроила в системе обширную матрицу согласования договорных документов «Систэм Электрик». Для 98 категорий договоров были организованы регламенты согласования, которые учитывают тип сделки, потока, направления потока, договора и контрагента, условия оплаты и суммы.
Настройка согласования без входа в систему
В компании «Систэм Электрик» большое количество сотрудников работают через электронную почту, поэтому одним из условий была возможность выполнения задач в Directum RX без входа в систему.
Компания использует ПО в закрытом контуре, поэтому настройка согласования через электронную почту дала возможность в сжатые сроки и независимо от того, где находится согласующий, оперативно решать рабочие задачи.
Согласование через электронную почту
Интеграция с онлайн-редактором ONLYOFFICE
В предыдущей системе сотрудники компании работали в онлайн-редакторе, отказываться от этого не хотелось, так как задания на рецензирование документов получают одновременно много работников.
Команда проекта настроила интеграцию Directum RX с онлайн-редактором ONLYOFFICE в обновленной версии, где доступна частичная блокировка документа, что особенно важно при редактировании шаблонов.
Частичная блокировка шаблона документа
Миграция данных
Для успешного запуска бизнес-процессов нужно было перенести в Directum RX исторические данные из предыдущей системы. Формат, способ хранения и механизмы обработки данных в системах отличались, но команде проекта удалось успешно перенести информацию в Directum RX.
Искусственный интеллект для обработки документов
Летом 2024 года в «Систэм Электрик» взяли на тестирование вариант поставки ПО Directum RX Intelligence со встроенными интеллектуальными сервисами.
После прохождения обучающих курсов команда клиента самостоятельно настроила работу ИИ-сервисов для распознавания писем, индексации скан-образов и сравнения версий первичных и договорных документов. Позднее специалисты компании подключили процессы распознавания и обработки актов приема-передачи.
Автоматическое занесение и распознавание
Итоги проекта и планы
Цифровизацией охвачено шесть компаний группы. Процессы всех юридических лиц на территории России и республики Беларусь приведены к единому стандарту. В головном подразделении «Систэм Электрик» 80% документов — цифровые, процессы регламентированы и прозрачны.
Применение ИИ-сервисов помогло компании сократить время на обработку писем в 5 раз, договорных документов — в 3,5 раза, первичных документов — в 7,5 раз, процесс инвентаризации — в 5 раз.
В ближайшее время в «Систэм Электрик» планируют внедрение генеративного искусственного интеллекта, а также рассматривают возможность обучения интеллектуальных сервисов работе с жесткими HR-документами.
Исполнитель
Компания Avis Expert — сертифицированный партнер Directum. Компания специализируется на внедрении систем электронного документооборота, систем потокового ввода документов и данных, систем автоматизации бизнес-процессов (BPM).
Специалистами компании реализовано более 100 ECM-проектов на платформе Directum.
