От Excel и разрозненных систем к единому управлению: пилотный проект ПОЛИЦИФРЫ

Предпосылки проекта

Работа с целями и проектами компании велась в разных инструментах: продуктах MS Office, Битрикс, таск-трекерах, mind manager и т. д. Цели и метрики фиксировались в Excel. Планирование инициатив выполнялось в MS Project Server или иных инструментах. Взаимосвязь между целями и фактическим прогрессом формировалась вручную.

Такой подход создавал системные ограничения:

• отсутствовала единая логика перехода от целей к конкретным задачам подразделений;
• данные по статусу инициатив обновлялись с задержками;
• показатели теряли актуальность из-за ручного ввода;
• руководители получали разрозненную картину и тратили время на сверку информации.

Отдельной проблемой стало использование нескольких workflow-систем. Для согласований и контроля требовалось работать в разных средах. Это увеличивало нагрузку на руководителей и замедляло принятие управленческих решений.

Цели и задачи

По мере роста числа цифровых инициатив стало ясно, что существующая модель не масштабируется. Компании ПОЛИЦИФРА требовался единый контур, который позволил бы:

• объединить цели, показатели и проекты;
• поддерживать согласованность данных без ручного переноса;
• обеспечить прозрачность для управленческого уровня;
• оценить потенциал тиражирования решения внутри группы.

Для проверки гипотез ПОЛИЦИФРА запустила пилотный проект по оценке Directum Targets и Directum Projects как основы для сквозного управления целями и проектной деятельностью компании.

Решение

Тестовый формат использовали, чтобы проанализировать применимость решений Directum Targets и Directum Projects в условиях реальной работы компании ПОЛИЦИФРА. В фокусе была не автоматизация «в целом», а отработка ключевых управленческих сценариев.

В рамках пилота требовалось:

• выстроить связку между целями подразделений и текущими проектами, чтобы показать, как фактический ход работ влияет на достижение целей;
• проверить корректность каскадирования целей от уровня дивизиона до конкретных инициатив;
• понять, можно ли использовать связку Targets и Projects как основу для единого управленческого контура и масштабировать подход на другие дивизионы Группы.

Участвовали представители обеих сторон и разных уровней управления. От компании ПОЛИЦИФРА подключились исполнители, которые ведут проекты и работают с данными на ежедневной основе, а также руководители, отвечающие за цели и стратегические ориентиры. Такой состав был нужен, чтобы проверить решение сразу в операционной деятельности и в управленческом контуре.

Со стороны Directum на проекте работала команда внедрения в связке с разработчиками. К ним подключались методологи, которые помогали с логикой процессов, целями и показателями. Для Directum это был первый пилот связки Targets и Projects, поэтому команда заранее готовила сценарии, продумала возможные ограничения и уделила отдельное внимание сбору обратной связи по каждому этапу.

Результаты

В рамках пилота была собрана рабочая модель, демонстрирующая влияние реализации проектов на достижение целей подразделений. Модель использовалась как инструмент для анализа, обсуждений с руководителями и проверки управленческих сценариев без изменения существующих процессов.

Команда внедрения выстроила цепочку целей и метрик от уровня цифрового дивизиона «Группы ПОЛИПЛАСТИК» до задач конкретного подразделения, создала и согласовала карту целей, связанную с проектами и фактическими данными по их выполнению.

Стороны проверили работу управленческих сценариев в едином контуре, зафиксировали ограничения и предложения по развитию функциональности. Вендор перешел к подготовке дорожной карты и коммерческого предложения для дальнейшего потенциального внедрения.

В перспективе связка Directum Targets и Directum Projects может рассматриваться как основа единого управленческого контура для других подразделений группы и заменить разрозненные инструменты, используемые сейчас для работы со стратегией и инициативам.