Быстрая идентификация документов

Возможности решения

Часто делопроизводителям и секретарям необходимо соотнести электронный и бумажный экземпляры документа. Решение «Быстрая идентификация документов» позволяет быстро находить электронную версию в системе DirectumRX по штрихкоду на бумажной копии.

Для этого достаточно установить на рабочем месте сотрудника сканер штрихкодов, программу DIRECTUM Rapid и промаркировать документы:

В системе Directum RX для каждого документа генерируется уникальный штрихкод. При занесении документа, поступившего от контрагента, делопроизводитель формирует штрихкод, распечатывает и наклеивает на бумажный экземпляр. Документы, оформленные в организации, маркируются автоматически при создании из шаблона, в котором администратор настроил отображение штрихкода:

Чтобы найти электронный документ, делопроизводителю уже не придется каждый раз вводить данные и искать нужный среди результатов поиска. Достаточно отсканировать штрихкод, и карточка электронного документа откроется автоматически. В дальнейшем из карточки можно, например, отправить документ на рассмотрение руководителю, посмотреть приложения, проверить, в какие задачи он вложен.

Оптимизируйте поиск документов

Решение «Быстрая идентификация документов» позволяет комбинировать современные и традиционные методы обработки документов, а также:

• повысить эффективность работы делопроизводителей и секретарей;
• ускорить поиск нужного документа в системе;
• уменьшить риск ошибок благодаря однозначной идентификации документа по уникальному штрихкоду;
• сократить количество действий, необходимых для поиска и открытия.