Быстрая идентификация документов

Часто делопроизводителям и секретарям необходимо соотнести электронный и бумажный экземпляры документа. Решение «Быстрая идентификация документов» позволяет быстро находить электронную версию в системе DirectumRX по штрихкоду на бумажной копии.

Для этого достаточно установить на рабочем месте сотрудника сканер штрихкодов, программу DIRECTUM Rapid и промаркировать документы:

В системе DirectumRX для каждого документа генерируется уникальный штрихкод. При занесении документа, поступившего от контрагента, делопроизводитель формирует штрихкод, распечатывает и наклеивает на бумажный экземпляр. Документы, оформленные в организации, маркируются автоматически при создании из шаблона, в котором администратор настроил отображение штрихкода:

Чтобы найти электронный документ, делопроизводителю уже не придется каждый раз вводить данные и искать нужный среди результатов поиска. Достаточно отсканировать штрихкод, и карточка электронного документа откроется автоматически. В дальнейшем из карточки можно, например, отправить документ на рассмотрение руководителю, посмотреть приложения, проверить, в какие задачи он вложен.

Оптимизируйте поиск документов

Решение «Быстрая идентификация документов» позволяет комбинировать современные и традиционные методы обработки документов, а также:

  • повысить эффективность работы делопроизводителей и секретарей;
  • ускорить поиск нужного документа в системе;
  • уменьшить риск ошибок благодаря однозначной идентификации документа по уникальному штрихкоду;
  • сократить количество действий, необходимых для поиска и открытия.
Сертифицировано Directum
Поставщик:
Directum

Вас может заинтересовать

Все похожие решения

Делопроизводство

В каждой компании ежедневно обрабатываются потоки входящей и исходящей корреспонденции, создаются внутренние документы: приказы, распоряжения, протоколы, служебные записки и т.д. При этом документы поступают как в электронном, так и в бумажном виде. Если процедурам делопроизводства не уделять достаточно внимания, то документы могут теряться, а согласование, подписание и контроль исполнения постоянно затягиваться.

Договоры

Любая компания заключает договоры на поставку и приобретение товаров, оказание и предоставление услуг, аренду помещения и т.д. С увеличением количества документов сложнее организовать эффективную подготовку, согласование и контроль за исполнением договоров.

Интеллектуальная обработка документов

Решение позволяет освободить сотрудников от рутинных действий, cэкономить время и минимизировать количество ошибок на этапе работы с документами.
Связаться
с нами

Оставьте свои контактные данные и мы свяжемся с вами