Что такое МЧД: полный гид по работе с электронной доверенностью
МЧД — Машиночитаемая доверенность, аналог бумажной доверенности. Имеет формат XML и должна быть подписана КЭП генерального директора (ИП) организации.
Сегодня по теме машиночитаемой доверенности остается много открытых вопросов. Чтобы переход на МЧД, когда ее применение станет обязательным, не застал вашу компанию врасплох, предлагаем погрузиться в тему электронных доверенностей уже сейчас.
Руководитель проектов развития бизнеса Directum Алиса Муратова ответила на самые горячие вопросы об МЧД, которые волнуют бизнес, и рассказала, что уже реализовано в системе Directum RX для поддержки электронного подписания по новым правилам. А руководитель управления ЭДО ФНС России Фёдор Новиков дал обратную связь по вопросам распределенного реестра и единого формата МЧД.
Что такое МЧД
Машиночитаемая доверенность (МЧД) — доверенность в XML-формате с правом подписи сотрудника от лица компании. В ней указываются полномочия, которыми руководитель организации наделяет своего представителя для подписания документов. Чтобы выпустить электронную доверенность, ее нужно зарегистрировать в распределенном реестре ФНС и заверить КЭП генерального директора.
Зачем понадобилась электронная доверенность
В ответ на изменения в Федеральном законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» появилось требование разработать новый вид доверенности в электронном формате. Чтобы подписывать документы от лица компании, сотрудники должны использовать сертификат электронной подписи физлица и прикреплять к файлу машиночитаемую доверенность (МЧД).
До 31 августа 2023 года представители компании могут визировать документы ЭП юрлица. Однако, такая подпись не всегда гарантирует актуальный срок полномочий работника. Выяснить этот факт можно только направив запрос контрагенту на предоставление скан-копии бумажной доверенности. В случае с МЧД полномочия фиксируются в самой доверенности и их действительность можно проверить в сервисах обмена благодаря интеграции с распределенным реестром ФНС.
Ряд компаний пользуются более рискованным способом подписания — копируют сертификат закрытого ключа подписи директора, развязывая руки своим сотрудникам на любые действия от лица компании. КЭП нового образца защищены от копирования, поэтому работники для подписания документов должны использовать личную подпись с применением электронной доверенности. Это сделает процесс безопасным и прозрачным.
Где приобрести новые КЭП
Получить электронные подписи по последним требованиям закона и начать использовать МЧД можно уже сегодня. С началом обязательного применения электронной доверенности сервисы обмена перестанут работать с сертификатами старого образца, поэтому компании в срочном порядке будут вынуждены выпускать КЭП.
Место получения сертификатов ЭП руководителя зависит от рода деятельности организации:
| Бенефициар | Удостоверяющие центры |
|---|---|
| Руководители компаний, ИП и нотариусы | ФНС и доверенные центры из списка аккредитованных УЦ |
| Первые лица банков и финансовых организаций | УЦ Банка России |
| Должностные лица государственных органов | УЦ Федерального Казначейства |
Руководитель должен получить подпись лично и в единственном экземпляре. Сертификат юрлица записывается на токен без права копирования.
Сотрудникам сертификат физлица выдается в удостоверяющих центах, прошедших аккредитацию по новым правилам. Чтобы получить ЭП, работнику нужно предъявить паспорт и СНИЛС. Физлицо может использовать такую подпись в личных целях, в ней не будут отражены данные об организации.
Когда наступит период обязательного использования МЧД
В тестовом режиме применять МЧД можно с 1 марта 2022 года. Подписание документов с использованием доверенности в электронном виде станет обязательным с 1 сентября 2023 года.
Почему не стоит откладывать переход
Оставлять подготовку ИТ-инфраструктуры на последний момент очень рискованно. В запасе у компаний остается совсем немного времени на адаптацию к работе с доверенностями в электронном виде. Могут уйти месяцы на то, чтобы:
- изучить нормативно-правовую базу по работе с электронными доверенностями;
- решить ряд организационных задач — выделить ответственных сотрудников, подготовить положение об использовании МЧД, издать соответствующие приказы;
- определиться со способом оформления электронных доверенностей: в своей учетной системе, у оператора ЭДО, на сайте налоговой, в нотариате;
- модернизировать системы, в которых создается и используется МЧД;
- доработать API и коннекторы для интеграции с сервисами обмена и информационными системами по созданию МЧД.
«Доработка учетных систем и коннекторов для интеграции с операторами ЭДО и другими системами по созданию МЧД требует времени и финансирования. В ряде случаев меняются бизнес-процессы обработки входящих документов и технологии проверки полномочий. Поэтому, несмотря на то что срок обязательного применения машиночитаемой доверенности перенесли, адаптировать свои информационные системы необходимо уже сейчас".
Какие форматы МЧД выделяют и планируется ли унифицированная форма?
Законодательством утверждены две формы машиночитаемой доверенности для межкорпоративного обмена документами (B2B): разработанная Минцифры и ФНС совместно с нотариатом.
«Федеральная налоговая служба совместно с Министерством цифрового равития, Федеральным казначейством, Нотариальной палатой и Центральным Банком ведет работу по созданию унифицированного формата МЧД. При этом у органов власти сохраняется возможность утвердить свои формы машиночитаемой доверенности. Наша задача заключается в том, чтобы количество форматов было минимальным», — утверждает Фёдор Новиков.
Что такое распределенный реестр ФНС
Распределенный реестр ФНС — пилотный проект по созданию единой сети МЧД, построенной по технологии блокчейн. Платформа хранит данные об электронных доверенностях у нескольких участников реестра. Поэтому если один из узлов сети выйдет из строя, информация об МЧД останется в распределенном реестре.
Участники блокчейн-сети могут обмениваться реквизитами доверенности, не прикладывая XML-файл, и оперативно узнавать всю необходимую информацию об МЧД.
«Структура блокчейна была апробирована еще в ковидные времена для получения льготных кредитов и показала себя как удобный механизм интеграции большого количества участников обмена. В рамках модернизации института применения электронной подписи машиночитаемая доверенность становится свидетельством полномочий подписанта. При этом МЧД может быть передана с документом или храниться в третьем месте. Использование распределенного реестра объединяет в одну сеть все „третьи места“ и снижает число необходимых интеграций для учетных систем пользователей. Кроме того, при таком хранении доверенностей участники процесса оперативно получают информацию об изменении статуса МЧД», — комментирует Фёдор Новиков.
В эксперименте участвуют 8 органов власти и нотариат, 14 операторов ЭДО, 8 кредитных организаций и удостоверяющих центров. Промышленная эксплуатация блокчейн-сети ФНС запланирована на 2023 год, когда использование МЧД станет обязательным.
Как создать МЧД
Компания самостоятельно определяется с местом выпуска машиночитаемых доверенностей. Это может быть любая информационная система, в которой есть функциональность для создания и подписания доверенности в электронном виде. Например:
- провайдер ЭДО (Контур.Доверенность, СБИС.Доверенность);
- портал ФНС с реестром машиночитаемых доверенностей;
- своя информационная система.
Чтобы создать электронную доверенность, необходимо заполнить все реквизиты и подписать готовую МЧД квалифицированной электронной подписью руководителя компании. Доверенность регистрируется в распределенном реестре ФНС, где ей присваивается 36-значный идентификационный номер — GUID.
МЧД должна содержать:
- наименование и номер документа;
- дату создания метки доверенного времени и срок действия доверенности;
- сведения о доверителе и представителе;
- УКЭП, которой подписан документ;
- сведения об информационной системе, в которой хранится МЧД;
- информацию о возможности передоверия;
- перечень полномочий в виде кода из единого классификатора или текста в свободной форме.
Классификатор полномочий — специальный ресурс Минцифры России, на основании которого определяются полномочия лица, указанного в доверенности. Например такие, что сотрудник имеет право подписывать от имени компании договоры, чья сумма не превышает 200 тыс. руб.
Минцифры и федеральные органы исполнительной власти продолжают активно наполнять классификатор полномочий, но нормативные документы, которые будут регулировать его работу еще не опубликованы. Сейчас можно прописывать право подписи в XML-файле МЧД вручную в соответствующем поле. При этом необходимо понимать, что ответственность за указание и соблюдение полномочий лежит на каждой стороне сделки.
Где хранить МЧД
Единого порядка пока нет. Текущее законодательство разрешает хранить доверенности в своих информационных системах либо в электронном архиве, приложив файл с МЧД к пакету документов, а также у третьих лиц:
- аккредитованных УЦ;
- операторов ЭДО;
- головного удостоверяющего центра Минцифры;
- государственных удостоверяющих центров Казначейства, ФНС и Банка России;
- аккредитованной третьей стороны;
- ФОИВ или внебюджетных фондов.
Если XML-файл доверенности хранится у третьих лиц, то в информационную систему доверителя можно поместить только GUID МЧД.
Какая функциональность для работы с МЧД реализована в системе Directum RX?
С версии 4.5 Directum RX поддерживает работу с доверенностями, созданными на любой платформе. Их можно использовать при подписании электронных документов в различных процессах: обмене электронными первичными документами с контрагентами, кадровом ЭДО и др. Функциональность также будет поддерживаться в существующих коннекторах к сервисам обмена Диадок и СБИС.
Организациям, которым требуется массовый выпуск МЧД, например более 500 экземпляров с периодическим отзывом или передоверием, было бы удобнее создавать доверенности в собственной информационной системе. Такую функциональность можно реализовать в Directum RX в рамках заказного проекта через интеграцию с одним из сервисов, который входит в блокчейн-сеть ФНС.
Загрузка МЧД из сервисов обмена (Диадок, СБИС)
Операторы ЭДО (МЧД) еще дорабатывают API, которые помогут автоматизировать управление жизненным циклом МЧД. Поэтому на первых этапах создавать доверенность в электронном виде можно в веб-клиенте сервисов и вручную заносить в Directum RX.
Импортировать созданный у оператора ЭДО файл МЧД можно с помощью соответствующей кнопки в карточке электронной доверенности. Вместе с машиночитаемой доверенностью необходимо загрузить электронную подпись руководителя в формате SIG или SNG. Поля карточки МЧД автоматически заполнятся данными из XML-файла. После создания документ попадает в «Реестр доверенностей» — список созданных в системе и занесенных скан-копий бумажных и машиночитаемых доверенностей. Реестр можно открывать из модулей «Делопроизводство», «Договоры» и «Финансовый архив».
Подписание документов КЭП физического лица с использованием МЧД
Чтобы сотрудники могли подписывать документы на основании доверенности, в системе необходимо создать реквизит «Право подписи». Поля карточки права подписи автоматически заполняются информацией об МЧД. Также можно задать дополнительные критерии и ограничения. Эти условия будут сверяться с полями карточки подписываемого документа. Если они совпадают, сотрудник может заверить документ электронной подписью.
Информация о подписании на основании МЧД в карточке документа
Если поступил формализованный документ, то поля Подписал и Основание заполняются автоматически данными из электронной подписи контрагента. Поэтому увидеть ФИО подписывающего и основание можно прямо в карточке документа.
Отображение в штампе ЭП информации об МЧД
Если документ подписан на основании электронной доверенности, то после преобразования документа в PDF-формат в отметку об электронной подписи добавляется GUID доверенности.
Указание МЧД в титуле продавца и покупателя
В печатной форме формализованного документа информация о подписывающем и основании фиксируется на титуле продавца и покупателя:
Как использовать МЧД при ЭДО с контрагентами
В Directum RX при межкорпоративном ЭДО идентификационный номер МЧД указывается в отметке об электронной подписи, сам файл доверенности хранится в информационной системе третьей стороны.
В XML-файл УПД и УКД пока невозможно добавить сведения об электронной доверенности, потому что в текущих форматах отсутствуют поля для указания номера МЧД. Информация о подписании на основании электронной доверенности добавляется в печатную форму документа. Новые форматы ориентировочно появятся к концу 2022 года.
Как отозвать доверенность
Руководитель может отменить МЧД, если сотрудник утратил право подписывать документы от лица компании, например при увольнении или переводе на другую должность.
Пока единый формат отзыва электронной доверенности находится в разработке Минцифры. Операторы, в информационных системах которых хранятся доверенности, самостоятельно определяют формат заявлений для отзыва МЧД.
Как будет реализована проверка сведений об отмене доверенности?
Обязательства по проверке машиночитаемой доверенности лежат на хозяйствующих субъектах, ведь именно они принимают решение о подписании. Поэтому участники электронного обмена самостоятельно выбирают удобный способ отслеживания статуса МЧД.
Статус доверенности можно проверить на бесплатном портале ФНС. Чтобы получить полные сведения, достаточно указать идентификационный номер.
Автоматизировать проверку можно с помощью подключения к распределенному реестру через интеграцию с узлами сети.
Как организован процесс передоверия
Согласно новым поправкам в 63-ФЗ «Об электронной подписи» визировать МЧД могут также лица, у которых есть электронная доверенность с правом передоверия. Налоговая и нотариат уже подготовили обновленную версию формата МЧД с такой возможностью передоверия и нотариального заверения доверенностей.
Если сотрудник подписывает документы электронной доверенностью с правом передоверия, то необходимо прикладывать к пакету документов «всю цепочку» МЧД, в том числе изначальную, подписанную КЭП руководителя.
Подзаконные акты, регулирующие порядок передоверия, приняты недавно, поэтому пока не понятно, как будет реализован этот процесс в системах учета и документооборота.
Что делать, если система не готова к работе с МЧД?
«Компаниям, которые ведут электронный документооборот, рекомендуем спланировать подготовку корпоративных систем к использованию МЧД в ближайшее время. Пользователям Directum RX следует обновить систему до версии 4.4 и выше, чтобы поддерживалась функциональность для работы с электронными доверенностями.
Законопроект о переносе срока обязательного использования МЧД на 1 сентября 2023 года подписан и опубликован. Поэтому советуем не откладывать переход на работу с доверенностями по новым правилам и подготовить свои информационные системы к работе с МЧД. Действия организаций могут отличаться в зависимости от размеров компании и количества используемых КЭП и доверенностей».
Планируете внедрять цифровые инструменты?
Узнайте, чем будут полезны решения Directum для вашей компании! Оставьте заявку, и мы свяжемся с вами в течение рабочего дня — определим ваши интересы и подготовим индивидуальную презентацию.
