Российский офис METRO переводит процессы в Directum RX

Цели и задачи

Используемая в компании система электронного документооборота не соответствовала требованиям, предъявляемым к современным СЭД, а также конкретным требованиям METRO:

1. Специализированные доработки под потребности компании вызывали сложности при обновлении системы до актуальных версий — требовалось каждый раз переносить всю разработку.
2. Доработка, настройка и запуск новых процессов были слишком трудоемкими, а специалистов, работающих с этой платформой, на рынке не хватало.

На стадии выбора системы команда METRO создала в каждой из систем-претендентов прототип процесса по согласованию счета на оплату. По результатам тестирования компания выбрала Directum RX, в которой благодаря инструментам no-code и low-code специалисты заказчика смогли настроить процесс самостоятельно с минимальной поддержкой вендора. Кроме того, систему выгодно отличали встроенные интеллектуальные механизмы и богатая функциональность коробочной поставки.

Решение задач

В цифровой вид перевели 2 основных процесса:

1. Согласование договорных документов (расходные контракты).
2. Работу с первичными документами (счета на оплату, акты, УПД, счета-фактуры), которая включает согласование, обработку бухгалтерией и оплату казначейством.

За счет настроенных интеграций в Directum RX автоматически загружаются данные из:

• SAP HR — в части организационной структуры;
• SAP FI — о контрагентах, центрах затрат и курсах валют;
• Active Directory — учетные записи пользователей.

Коннекторы к сервису обмена делают бесшовным документооборот с контрагентами.

В реестре счетов на обработку настроена гибкая фильтрация по реквизитам и вынесены целевые действия сотрудников бухгалтерии и казначейства.

Цифровизация договорных процессов

Категория и сумма договора, а также местонахождение его автора — в головном офисе или магазине — определяют состав и последовательность согласующих.

Права на документ зависят от его состояния и роли пользователя. Ежедневно в системе создается более 400 входящих счетов. Для них разработано 10 состояний, в зависимости от которых блокируются некоторые кнопки. Это исключает неверные действия сотрудников, так как менять документ в каждом состоянии могут только пользователи одной роли.

Состав реквизитов документов изменяется динамически в зависимости от уже введенных. Например, если заполнить вид документа значением «Закрывающие документы», появляется табличная часть «Авансовый счет».

Для счетов без договора настроены ограничения по валюте, сумме отдельного счета и общей сумме счетов для контрагента за год.

Реестры «Мои договоры» и «Мои счета» формируются индивидуально для каждого сотрудника. В них пользователи видят только необходимые для работы документы.

Локализация основных реквизитов зависит от языка, выбранного при входе в систему. Так пользователь видит данные на нужном ему языке — русском или английском.

Ежегодная инвентаризация в электронном виде

Для METRO инвентаризация — регулярное и масштабное мероприятие. При этом оформление и подписание документов затрагивает не только конечный торговый центр (ТЦ), но и бухгалтерию центрального офиса.

Бумажный документооборот не оправдывает себя по нескольким причинам:

1. Внушительный объем бумаги: комплект инвентаризационных документов состоит из четырех форм ИНВ, которые достигают до 1000 страниц.
2. Долгое оформление документов: бухгалтерия тратит на подготовку бумажной отчетности несколько дней, несмотря на типовую форму каждого документа.
3. Длительное подписание: один инвентаризационный документ утверждают от трех до пяти человек. При этом бухгалтер находится в центральном офисе в Москве, а инвентаризационная комиссия — в магазине или на складе.
4. Сложность хранения документов: поиск запрашиваемой информации занимает много времени у специалиста.

С 1 марта 2022 года компания полностью перевела ежегодные инвентаризации в электронный формат на базе Directum RX. Сейчас МЕТRО проводит четыре плановые инвентаризации в год. В каждой принимают участие 110 местоположений компании — магазины и склады.

Кроме оформления и подписания инвентаризационных документов в электронном виде, компании важно сделать процесс бесшовным на всех этапах, чтобы сотрудникам не пришлось дублировать информацию в разные системы. Для этого в Directum RX настроена интеграция с Inventory, в которой фиксируются результаты перерасчетов и взаимозачетов по инвентаризации.

Бухгалтер заполняет карточку приказа ИНВ-22, после чего автоматически создается печатная форма документа из шаблона. Он выбирает тип подписания и отправляет приказ на согласование.

Задание на согласование приказа приходит управляющему торгового центра, который указывает состав комиссии. Система проверяет наличие сертификатов УКЭП у участников согласования и обновляет версию приказа. Далее задание уходит на подписание членам комиссии. Финально приказ утверждает управляющий ТЦ.

После того, как документ подписан и находится в состоянии «действующий», система передает данные приказа в Inventory.

Результаты пересчета товарного запаса формируются в системе Inventory. На основе этих данных в Directum RX автоматически создается карточка «Комплект актов» с печатными формами ИНВ-3/19/26. Далее документы отправляются по заложенному маршруту согласования.

После того, как комплект документов подписан бухгалтером и комиссией, Directum RX отправляет в Inventory дату подписания, которая является основанием для проводок в системе бухгалтерского учета.

В планах перенести в Directum RX ведение календарей инвентаризации, на основе которых приказы ИНВ-22 будут формироваться автоматически без участия бухгалтерии.

Результаты и планы

Благодаря проекту удалось избавить сотрудников от множества рутинных операций, а также снизить количество человеческих ошибок. Все вычисления и проверки теперь выполняет Directum RX. Например, контролирует превышение в счете лимита и рассчитывает итоговую сумму договора по подписанным дополнительным соглашениям.

По итогам проекта из старой системы мигрировали более 40 тыс. договорных документов и данные о 10 тыс. контрагентов. В системе организовано надежное и централизованное хранение документов в электронном виде.

На проекте применялись принципы Agile и итерационного внедрения, что наряду с регулярным взаимодействием позволяло сделать процесс непрерывным и гибким.

Поддержкой и дальнейшим развитием процессов занимаются специалисты «Центра внедрения документооборота» (ЦВД), партнера компании Directum. В планах METRO активно развивать систему и подключать к ней новые процессы.

Исполнитель