Процессы делопроизводства ГК «Содружество» переехали в Directum RX

Цели и задачи

В 2013 году компания провела масштабный проект внедрения Directum 5 — в единой системе организовали электронный архив документов и выстроили ключевые бизнес-процессы:

• согласование договоров с контрагентами;
• учет входящей и исходящей корреспонденции;
• создание доверенностей для сотрудников;
• согласование предложений по снижению потерь и оптимизации процессов на производстве;
• работа с персоналом: подбор, обучение, проведение аттестаций;
• согласование доступа пользователей к информационным системам.

В 2020 году руководство компании приняло решение перейти на интеллектуальную систему управления цифровыми процессами и документами Directum RX, архитектура которой отвечает современным требованиям для создания отказоустойчивых, высокопроизводительных и безопасных корпоративных систем и соответствует всем критериям импортозамещения.

Задачи проекта:

1. Миграция данных в новую систему.
2. Настройка интеграции.
3. Модернизация процессов делопроизводства.

Решение

Перед началом работ специалисты ГК «Содружество» прошли обучение по курсу «Разработка Directum RX». Проект стартовал в 2021 году и проходил параллельно с развитием функциональности текущей системы.

Миграция данных. Команда проекта перенесла в новую систему информацию по контрагентам, подразделениям и другие данные. Результат — импортонезависимая система на базе Directum RX с полным набором данных для полноценной работы.

Интеграция с RabbitMQ. Программный брокер сообщений используется для взаимодействия между системами компании. На первом этапе внедрения была настроена синхронизация данных о контрагентах и центрах финансовой ответственности — информация поступает в систему из 1С.

Благодаря интеграции сотрудникам не нужно запускать задачи по замещению вручную в двух системах. При создании или изменении записи данные автоматически передаются в Directum RX.

Информация по замещениям в Directum RX

Процессы делопроизводства в Directum RX выстроены по аналогии с Directum 5. Специалисты команды внедрения настроили дополнительные условия для создания уведомлений при отправке документов на рассмотрение.

Документы в Directum RX хранятся в отдельных папках

Результаты

Сейчас ключевые пользователи системы — секретари-делопроизводители. Они регистрируют входящую и исходящую корреспонденцию и отправляют документы на рассмотрение.

«При планировании перехода на новую систему мы учитывали трудоемкость работ. Внедрение Directum RX началось с задач, реализация которых не требовала серьезных доработок. Благодаря такому подходу команда проекта накопила опыт в разработке и попрактиковалась перед стартом полномасштабной миграции.

Уже сейчас пользователи отмечают удобный интерфейс и скорость работы новой системы».

Андрей Сорокин программист ЗАО «Содружество-Соя»

Также компания планирует перевести в систему:

• управление командировками и авансовыми отчетами;
• HR-процессы;
• отправку и исполнение заявок на доступ к информационным системам предприятия;
• согласование доверенностей на сотрудников организации.

Переход ГК «Содружество» на Directum RX завершится до конца 2023 года.