4 месяца на внедрение СЭД: быстрый старт в авиационном учебном центре «РАТА»

Предпосылки

Авиационная отрасль предъявляет жесткие требования к документации: каждый учебный курс, допуск, сертификат и регламент должны быть оформлены, согласованы и храниться в соответствии с нормативными требованиями. При штате около 100 сотрудников документооборот чрезвычайно объемен, а цена ошибки или потери документа высока.

До внедрения Directum СЭД+ в компании использовали Битрикс24. Возможностей этой платформы было недостаточно для полноценной автоматизации документооборота по российским стандартам: делопроизводства, оформления договоров, согласований. Для структурированного хранения документов и контроля исполнения поручений требовалось специализированное решение класса СЭД.

Задачи

Перед командой внедрения поставили задачи организовать в электронном виде:

• управление входящей, исходящей и внутренней корреспонденцией;
• договорной документооборот;
• подготовку и протоколирование совещаний.

Руководство «РАТА» выдвинуло принципиальное условие: нужен быстрый старт без масштабных доработок и сложной адаптации сотрудников.

Решение

Реализация проекта заняла 4 месяца — от старта в январе и до перехода в опытно-промышленную эксплуатацию в апреле 2026 года. За это время в цифру перевели процессы:

• делопроизводство: регистрацию входящей и отправку исходящей корреспонденции, работу с внутренними документами, выдачу поручений и контроль их исполнения;
• управление договорами на всех этапах их жизненного цикла;
• организацию совещаний: формирование повестки, ведение протоколов, автоматическую рассылку распоряжений по принятым решениям.

Главная сложность проекта заключалась не в технической части, а в организационной. Нужно было запустить систему в сжатые сроки и обучить сотрудников, не отвлекая от рабочих задач.

Это означало высокие требования к интуитивности интерфейса и качеству настройки процессов. Именно здесь проявила себя «коробочная» версия Directum СЭД+: стандартные решения системы разработаны с учетом удобства конечного пользователя. В этом случае не нужен долгий адаптационный период, характерный для тяжелых кастомизированных систем.

Специалисты «РАТА» быстро освоили систему самостоятельно. 8 человек из рабочей группы подготовились по обучающим материалам вендора и прошли аттестационные курсы. Для штатных сотрудников провели два вебинара с демонстрацией ключевых процессов в Directum СЭД+.

Результаты

В специализированной системе с поддержкой стандартов российского делопроизводства процессы стали прозрачными. Исчезли неконтролируемые согласования по почте и связанные с этим риски потери документов и дублирования версий.

Проект подтвердил, что внедрение «коробки» Directum СЭД+ закрывает базовые потребности в автоматизации документооборота даже в специализированной отраслевой компании: быстро, в рамках бюджета и без длительного периода адаптации.

 

Проект «РАТА» — хороший пример того, как «коробочное» решение Directum СЭД+ может закрыть реальные потребности бизнеса без избыточной кастомизации. Мы сделали ставку на методологию, а не на доработки: правильно выстроенный процесс внедрения позволил уложиться в срок и обеспечить комфортный старт для команды заказчика

Рыкова Наталия, руководитель проектов направления Directum, компания ТАНАИС

Планы по развитию

К концу 2026 года ООО «РАТА» определится со следующим этапом развития системы электронного документооборота. Внедрение платформы Directum RX и опыт работы с ней станут базой для дальнейшей автоматизации и подключения новых процессов.

Исполнитель

ТАНАИС — интегратор передовых российских информационных технологий, интернет-решений, эксперт c 27-летним стажем в сфере автоматизации и консалтинга ИТ-решений, внедрения и сопровождения.

С 2006 года компания является партнером ООО «Директум». Команда специализируется на автоматизации бизнеса, системной интеграции и интернет-решениях с помощью продуктов на базе платформы Directum RX. За годы совместной работы было реализовано более 160 проектов для среднего и крупного бизнеса.