Современные вызовы для служб управления делопроизводством
крупных предприятий.
Опыт ОАО «Сургутнефтегаз»
Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то ухудшается и само управление. Поэтому при внедрении системы DIRECTUM важно было не просто перенести процессы в систему, а улучшить их и оптимизировать.
О том, как теперь строится работа с ОРД, рассказывает руководитель группы отдела делопроизводства управления делами ОАО «Сургутнефтегаз».
Необходимой составной частью современного управления является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, четкой организации поиска, хранения и использования документов.
Весь процесс управления любой компании пронизан информацией, которая является основой принятия решений, и построен этот процесс прежде всего на работе с организационно-распорядительными документами (ОРД). В любой компании каждый работник так или иначе соприкасается с ОРД независимо от того, каким направлением деятельности он занимается. Поэтому именно работа с ОРД стала основой, на базе которой впоследствии осуществлялось внедрение решений DIRECTUM по другим направлениям деятельности компании.
Задачи и цели, которые мы хотели достичь при внедрении решения по управлению ОРД, заключались не только в обеспечении полного цикла работы с документами классического делопроизводства, но и в необходимости учесть специфику работы нашей компании. Важно было не просто сохранить и перенести в систему бизнес-процессы, но и улучшить их, т.е. оптимизировать.
Основа построения СУД
При взаимодействии множества людей необходимы определенные правила, которые должны быть всем известны, всеми соблюдаться так же, как мы соблюдаем правила этикета, поведения, культуры речи. В ОАО «Сургутнефтегаз» тоже используются единые правила работы с документами: одна общая Инструкция по ведению делопроизводства, стандарты, объединяющие в единый делопроизводственный цикл все структурные подразделения компании, включая территориально удаленные. Правила, закрепленные в этих документах, стали основными инструментами при внедрении системы.
На этапе внедрения изменились правила работы с документами, и нам необходимо было официально закрепить их, поэтому был разработан Порядок по работе с ОРД в системе DIRECTUM.
Чтобы избежать дублирования информации в разных документах, в новой редакции Инструкции по ведению делопроизводства, которая вышла в 2015 году, мы отразили все изменения, связанные в том числе с особенностями работы в системе, которые ранее были закреплены Порядком. Согласитесь, что соблюдать инструкцию в системе намного проще, чем в случае с бумажным делопроизводством, т.к. система позволила нам заложить многие правила, которые контролируются с помощью самой системы. А это – время! Время, которое освобождается для других рабочих вопросов.
В ОАО «Сургутнефтегаз» применяется процессный подход к управлению проектами по различным направлениям деятельности Общества. Решение по управлению ОРД потребовало внести корректировки в существующие бизнес-процессы. Вместе с компанией DIRECTUM после проведения обследования предметной области управления ОРД были определены процессы, оптимизация которых позволила нам выявить узкие места процессов «как есть» и закрепить «как должно быть» с учетом их автоматизации. Мы оптимизировали 20 бизнес-процессов, среди которых работа с распорядительными документами, обращениями граждан, контроль исполнения поручений, создание и изменение номенклатуры дел и другие.
Проведенное анкетирование по выявлению потребностей при работе с документами показало, что их количество было достаточно большим, все они были зафиксированы в соответствующих проектных документах, одни из них были реализованы на этапе внедрения, другие были отнесены на перспективу. Одни из основных потребностей, которые были определены:
- ускорение прохождения (на этапах создания, согласования, регистрации, рассмотрения и исполнения) документов;
- усиление контроля исполнения поручений, возможность оперативного контроля состояния исполнения поручений с помощью удобных и простых инструментов;
- сокращение бумажного документооборота. Перенос части документооборота с бумажных носителей в электронную среду. Как вы все знаете, сейчас это важнейшее веление времени. Несмотря на то, что мы закладывали цель сделать более удобной работу сотрудников компании, не меняя общих правил работы с документами, мы работали над тем, чтобы уже на начальном этапе внедрения сократить передачу документов на бумаге и за счет этого сократить время доставки и рассмотрения документов.
С точки зрения бизнеса в жизненном цикле документа важны этапы, которые оказывают непосредственное влияние на бизнес-процессы, когда документ участвует в потоках работ. Для нас было важно с помощью системы обеспечить возможность управления жизненным циклом документов, т.е. охватить весь цикл делопроизводства – от постановки задачи на создание документа до его списания в архив. Нам необходимо было решить проблемы и удовлетворить потребности будущих пользователей на всех этапах работы с документами.
Работа с документами
Авторы:
Людмила Лакодименко, руководитель группы обеспечения
нормативной документацией отдела делопроизводства управления делами ОАО
«Сургутнефтегаз»,
бизнес-аналитик методологии управления ОРД
Павел Шелудков, инженер отдела разработки и
внедрения информационных технологий
в документообороте ОАО «Сургутнефтегаз»,
бизнес-аналитик ИТ-решения по управлению ОРД