Автоматизация юридических процессов

От того, насколько быстро юридический отдел реагирует на задачи, зависит многое: в банках — скорость проверки по комплаенсу, в маркетинге — допуск контента к публикации без нарушения законодательства, в телекомах — корректная обработка персональных данных. В целом в компаниях часто встречаются запросы на проверку контрагентов, реквизитов. Поток заявок большой, поэтому срок выполнения — долгий, а дедлайн, как всегда, был вчера.

Чтобы ускорить и упорядочить работу юристов необходимы цифровые инструменты. Какие варианты автоматизации юридической деятельности существуют и как определиться с их выбором, читайте в статье.

Мастхэв юриста: цифровые договоры, доверенности, счета и проверка контрагентов

Первое, что приходит на ум, когда говорят об автоматизации юридической деятельности, — электронные договорные документы и сокращение ручных операций при их подготовке и согласовании. Для этого вендоры разрабатывают специальные решения.

Решение	Возможности
Договоры	Юристы создают проекты исходящих договорных документов за пару кликов — в системе уже есть готовые шаблоны. Номер проставляется автоматически. Входящие договоры заносятся из файла или со сканера. Вся информация о документе заполняется в карточке и подставляется в содержимое договора. Отправка на согласование идет по преднастроенному маршруту. Ответственный получает уведомления о статусе документа и контролирует сроки исполнения обязательств.
Проверка контрагентов	Вся информация о компаниях, физических лицах и банках заносится в систему. Для этого достаточно указать ОГРН, ИНН или наименование организации. Экспресс-отчет, выписка из ЕГРЮЛ / ЕГРИП и отчет о финансовом состоянии можно загрузить прямо из карточки контрагента, чтобы проверить его надежность.
Управление доверенностями	Доверенности создаются по шаблонам или импортируются из файла, а реквизиты автоматически подставляются из справочников. Для машиночитаемых доверенностей система формирует XML- и PDF-файлы в едином интерфейсе, что упрощает выпуск и печать документов, исключает ошибки.
Счета на оплату	Входящие и исходящие счета хранятся в едином реестре и связываются с договором или дополнительным соглашением. Их можно быстро найти по номеру договора, контрагенту, периоду или другим реквизитам. Разграничение прав доступа сохраняет конфиденциальность данных.

К классическим инструментам автоматизации юристов можно добавить ИИ. Например, в системе Directum СЭД+ в поставке Intelligence встроенный искусственный интеллект помогает осуществлять нормоконтроль (соблюдение требований законодательства и внутренних правил компании), сравнивать версии договоров и проверять реквизиты. Генеративный ИИ помогает создавать аннотации к договорам за секунды.

Перечисленные решения — первый шаг к цифровизации юридических процессов. На следующем этапе стоит задуматься об упорядочении работ. В этом поможет ESM-система. Она подходит для управления любыми услугами: ИТ, HR, АХО и юридической деятельности. С ее помощью заявки на подготовку договоров или консультации собираются в одном интерфейсе, не дублируются и не теряются.

Единое окно для юридических услуг

При создании одной точки для подачи обращений выигрывают обе стороны: рядовые пользователи получают удобный и понятный инструмент для отправки заявок, а юридическая служба — централизованное хранение и обработку всех входящих задач. Больше никаких хаотичных писем, звонков и чатов в разных мессенджерах. Работник видит каталог доступных сервисов и может:

• выбрать нужную услугу: «Согласование договора», «Юридическая консультация», «Проверка контрагента» или «Оформление доверенности»;
• прикрепить необходимые документы, файлы, скриншоты;
• отправить заявку одним нажатием кнопки.

Дальше обращение автоматически уходит по настроенному маршруту к профильному юристу. Инициатору не нужно знать внутреннюю структуру отдела и имена ответственных лиц — он видит только статус своей задачи, знает сроки ее выполнения и может при необходимости уточнить детали в комментариях.

Такой подход избавляет от бесконечных уточняющих звонков и запросов статуса. Система делает процесс общения прозрачным и оставляет всю историю взаимодействия в карточке заявки. Руководитель всегда в курсе загрузки своих сотрудников и может эффективнее распределять ресурсы.

Функции ESM-системы для автоматизации юристов

Комплексное управление сервисами достигается благодаря специальным инструментам. Они помогают решать обращения быстрее и делать работу отдела измеримой и предсказуемой для всего бизнеса.

Каталог услуг

Все задачи, к которым можно привлечь юридический отдел, выносятся в единый список. При клике на нужный сервис появляется форма, где сотрудник прописывает суть вопроса и прикладывает документы. Часть полей заполняется автоматически. Время на отправку заявки уменьшается, а обработка такого структурированного обращения сокращается в среднем на 20%.

База знаний

Необходимые документы, инструкции, чек-листы хранятся в едином пространстве. Информация не потеряется, даже если ответственный сотрудник покинет компанию. Доступ к знаниям можно разграничить в зависимости от роли работника.

Многие ESM-системы работают с ИИ. Поэтому благодаря умному поиску находить нужные файлы можно еще быстрее. Искусственный интеллект обрабатывает запрос из поисковой строки и мгновенно выдает ответ, который основывается на источниках из корпоративной базы знаний.

Это напрямую касается автоматизации юристов: чем быстрее и точнее сотрудник ищет референс, шаблон или исходник, тем скорее и лучше он выполнит задачу.

Приоритеты и уровень качества сервиса

Эти инструменты помогут выстроить обращения в юридическую службу в порядке значимости и выполнять их в реальные сроки.

Перед началом работы в ESM-системе можно настроить правила SLA (соглашение об уровне обслуживания) и приоритеты, от которых будет зависеть срочность заявки. Например, консультация по использованию изображений в маркетинговых материалах для рядовых сотрудников назначается со средним приоритетом. Запрос от руководителя продаж на подготовку договора с ключевым клиентом — с высоким. Скорость реакции на заявку и ее решение тоже могут быть разными: от нескольких часов до недели. Правила настраиваются индивидуально для каждой компании.

Виджеты

Отслеживать загрузку юридического отдела удобнее на дашбордах. В онлайн-режиме руководитель видит распределение задач по сотрудникам, наиболее востребованные услуги и качество их исполнения. Уровень удовлетворенности сервисами отслеживается на основе оценок пользователей. Виджеты помогают формировать планы по ресурсам и искать точки улучшения.

Типичные ошибки при цифровизации юридического сервиса

1. Непроработанный SLA. Смысл системы не в том, чтобы дать единое окно для подачи обращений, а в том, чтобы корректно управлять заявками. Поэтому без настройки SLA запросы будут поступать огромным потоком, как и раньше, просто в одном канале.
2. Слишком сложные формы заявок. Всем сотрудникам хочется получать как можно более полную информацию на вход. Из-за этого увеличивается количество полей при отправке обращения. Пользователь видит, что надо много писать, и приходит к юристу лично. Лучше найти компромисс для обеих сторон и максимально упростить формы, оставив при этом самое важное. Если система поддерживает no-code-настройку, то это дело пары минут.
3. Сотрудников не обучают работе в системе. На первом этапе автоматизации юристов необходимо буквально провести их за руку, чтобы новый инструмент не отталкивал команду. Можно проводить вебинары, дарить мерч тем, кто ни разу за месяц не сорвался и не выполнил заявку в обход системы.

Самый главный совет, чтобы избежать трудностей, — обратиться к вендору, который имеет большой опыт внедрений и владеет методологией.

На что обратить внимание при выборе системы автоматизации юристов

Кроме проверенного поставщика продукта стоит учесть еще несколько критериев:

1. быстрый запуск. В «коробочном» решении уже есть готовые маршруты и услуги, можно использовать сразу после установки;
2. бесшовная интеграция с другими продуктами. Это возможно, если цифровые инструменты объединяются в экосистему. За счет этого функциональность ESM расширяется;
3. no-code. Гибкая настройка помогает изменить интерфейс, формы или маршруты без привлечения программистов;
4. искусственный интеллект. Умные технологии ускоряют обработку заявок, поиск информации и даже способны перевести часть вопросов на самообслуживание.

Directum ESM — система для управления корпоративными услугами от компании Directum. Она отвечает всем требованиям рынка и подходит для автоматизации юристов и других отделов компании.