Автоматизация юридических процессов
От того, насколько быстро юридический отдел реагирует на задачи, зависит многое: в банках — скорость проверки по комплаенсу, в маркетинге — допуск контента к публикации без нарушения законодательства, в телекомах — корректная обработка персональных данных. В целом в компаниях часто встречаются запросы на проверку контрагентов, реквизитов. Поток заявок большой, поэтому срок выполнения — долгий, а дедлайн, как всегда, был вчера.
Чтобы упорядочить работы и иметь на входе полное представление о задаче, можно внедрить
С точки зрения рядовых пользователей юридические услуги — это внутренний сервис, значит, он должен запускаться в корпоративной системе. Поэтому ESM выглядит как единое окно, куда можно отправлять заявки на подготовку договоров, проверку счетов, оценку маркетинговых материалов и официальных текстов на сайте компании.
Единое окно для юридических услуг
Один из этапов формирования сервисного подхода — создание для всех сотрудников одной точки для подачи обращений. Выигрывают обе стороны: рядовые пользователи получают удобный и понятный инструмент для отправки заявок, а юридическая служба — централизованное хранение и обработку всех входящих задач. Больше никаких хаотичных писем, звонков и чатов в разных мессенджерах. Работник видит каталог доступных сервисов и может:
- выбрать нужную услугу: «Согласование договора», «Юридическая консультация», «Проверка контрагента» или «Оформление доверенности»;
- прикрепить необходимые документы, файлы, скриншоты;
- отправить заявку одним нажатием кнопки.
Дальше обращение автоматически уходит по настроенному маршруту к профильному юристу. Инициатору не нужно знать внутреннюю структуру отдела и имена ответственных лиц — он видит только статус своей задачи, знает сроки ее выполнения и может при необходимости уточнить детали в комментариях.
Такой подход избавляет от бесконечных уточняющих звонков и запросов статуса. Система делает процесс общения прозрачным и оставляет всю историю взаимодействия в карточке заявки. Руководитель всегда в курсе загрузки своих сотрудников и может эффективнее распределять ресурсы.
Функции ESM-системы для автоматизации юристов
Комплексное управление сервисами достигается благодаря специальным инструментам. Они помогают решать обращения быстрее и делать работу отдела измеримой и предсказуемой для всего бизнеса.
Каталог услуг
Все задачи, к которым можно привлечь юридический отдел, выносятся в единый список. При клике на нужный сервис появляется форма, где сотрудник прописывает суть вопроса и прикладывает документы. Часть полей заполняется автоматически. Время на отправку заявки уменьшается, а обработка такого структурированного обращения сокращается в среднем на 20%.
База знаний
Необходимые документы, инструкции,
Многие
Это напрямую касается автоматизации юристов: чем быстрее и точнее сотрудник ищет референс, шаблон или исходник, тем скорее и лучше он выполнит задачу.
Приоритеты и уровень качества сервиса
Эти инструменты помогут выстроить обращения в юридическую службу в порядке значимости и выполнять их в реальные сроки.
Перед началом работы в
и выбранной услуги
Виджеты
Отслеживать загрузку юридического отдела удобнее на дашбордах. В
Типичные ошибки при цифровизации юридического сервиса
- Непроработанный SLA. Смысл системы не в том, чтобы дать единое окно для подачи обращений, а в том, чтобы корректно управлять заявками. Поэтому без настройки SLA запросы будут поступать огромным потоком, как и раньше, просто в одном канале.
- Слишком сложные формы заявок. Всем сотрудникам хочется получать как можно более полную информацию на вход. Из-за этого увеличивается количество полей при отправке обращения. Пользователь видит, что надо много писать, и приходит к юристу лично. Лучше найти компромисс для обеих сторон и максимально упростить формы, оставив при этом самое важное. Если система поддерживает no-code-настройку, то это дело пары минут.
- Сотрудников не обучают работе в системе. На первом этапе автоматизации юристов необходимо буквально провести их за руку, чтобы новый инструмент не отталкивал команду. Можно проводить вебинары, дарить мерч тем, кто ни разу за месяц не сорвался и не выполнил заявку в обход системы.
Самый главный совет, чтобы избежать трудностей, — обратиться к вендору, который имеет большой опыт внедрений и владеет методологией.
На что обратить внимание при выборе системы автоматизации юристов
Кроме проверенного поставщика продукта стоит учесть еще несколько критериев:
- быстрый запуск. В «коробочном» решении уже есть готовые маршруты и услуги, можно использовать сразу после установки;
- бесшовная интеграция с другими продуктами. Это возможно, если цифровые инструменты объединяются в экосистему. За счет этого функциональность ESM расширяется;
- no-code. Гибкая настройка помогает изменить интерфейс, формы или маршруты без привлечения программистов;
- искусственный интеллект. Умные технологии ускоряют обработку заявок, поиск информации и даже способны перевести часть вопросов на самообслуживание.
Directum ESM — система для управления корпоративными услугами от компании Directum. Она отвечает всем требованиям рынка и подходит для автоматизации юристов и других отделов компании.
Сервисный подход помогает сфокусироваться на основной деятельности, снизить количество уточняющих вопросов и повысить ценность для бизнеса. Благодаря Directum ESM руководитель юридического департамента получает прозрачность и управляемость процессами, эффективную приоритизацию и распределение. Кейсы внедрения показывают, что работа действительно перестраивается, а рутина сокращается на 20-30%.
Частые вопросы
Планируете внедрять цифровые инструменты?
Узнайте, чем будут полезны решения Directum для вашей компании! Оставьте заявку, и мы свяжемся с вами в течение рабочего дня — определим ваши интересы и подготовим индивидуальную презентацию.
