Цифровая трансформация METRO
>1000
пользователей
системы
системы
50+
регламентов
для договоров
для договоров
>30 000
контрагентов
91
торговый центр по России
работает в Directum RX
работает в Directum RX
о компании
METRO — один из крупнейших международных операторов оптовой торговли. Компания специализируется на комплексном обслуживании профессиональных клиентов из сектора HoReCa (гостиницы, рестораны, отели) и независимой розницы (магазины у дома).
Ассортимент компании включает широкий выбор продуктов питания, напитков и непродовольственных товаров, в том числе созданных специально для профессиональных клиентов. Более 15 млн покупателей совершают покупки в METRO в торговых центрах или онлайн, используя доставку или самовывоз.
предпосылки
проекта
С ростом цифровой зрелости и усложнением внутренних процессов в METRO возникла необходимость пересмотреть подход к управлению электронным документооборотом. Большую нагрузку на систему создавали службы бухгалтерии, казначейства и контрактного менеджмента — им был необходим стабильный, производительный инструмент с удобным интерфейсом и возможностью гибкой настройки под регламент и нагрузку.
Прежняя система не обеспечивала нужного уровня гибкости, масштабируемости и удобства для пользователей. Это стало препятствием для развития, в том числе в области договорной работы.
Среди основных ограничений отмечали:
Сложный программный код, затруднявший переход на актуальные версии
Высокую трудоемкость при внедрении новых процессов
Ограниченный рынок специалистов с нужной экспертизой
Компании нужна была современная система с архитектурой нового поколения, low-code-инструментами и понятным интерфейсом. Кроме того, важен был опыт успешных внедрений.
История развития
В METRO выбрали несколько платформ и протестировали их, запустив пилотный процесс согласования счетов на оплату. Главным критерием стала простота и прозрачность настройки.
В Directum RX настройку выполнили собственными силами с минимальной помощью вендора. Платформа показала широкий набор базовых функций, а также выгодно выделялась опытом крупных проектов и интеллектуальными механизмами.
С переходом на Directum RX в METRO выстроили четкий маршрут цифровых изменений. Что делали в первую очередь, а какие задачи решали по мере развития — наглядно:
Оптимизация работы
с договорами и счетами на оплату
Большой объем договоров и первичных документов — норма для такой крупной компании как METRO. Бухгалтерии, казначейству и отделу контрактного менеджмента был важен бесперебойный доступ к системе и интуитивно понятный интерфейс, в котором было бы легко находить, согласовывать и обрабатывать документы без сбоев и задержек.
В рамках проекта в Directum RX перенесли согласование договоров и обработку первичных документов. Теперь расходные контракты, счета, акты, УПД и счета-фактуры проходят полный цикл — от согласования до оплаты в одном цифровом контуре, с участием бухгалтерии и казначейства.
Чтобы обеспечить сквозную работу, Directum RX интегрировали с рядом корпоративных систем: SAP HR — для актуальной оргструктуры, SAP FI — для данных о контрагентах и финансах, Active Directory — для учетных записей, а также с сервисом электронного обмена документами Диадок.
Кастомизация под
бизнес-процессы компании
1
Маршруты и права доступа настроены под каждую стадию: документ редактирует только нужная роль — инициатор, бухгалтер, казначей.
2
Интерфейс под роли и задачи: у каждого — только нужные разделы, двухъязычный интерфейс (русский/английский), удобные реестры с фильтрами.
3
Контроль и автоматизация: система проверяет лимиты, ищет дубликаты, рассчитывает итоговые суммы с учётом допсоглашений, ограничивает работу со счетами без договора.
4
Карточки документов доработаны: добавлены нужные поля, логика заполнения для договоров и входящих счетов.
5
Работа с вложениями: к документу можно прикрепить только допустимые файлы.
Ежегодная инвентаризация
Для METRO инвентаризация — регулярное и масштабное мероприятие. При этом оформление и подписание документов затрагивает не только конечный торговый центр (ТЦ), но и бухгалтерию центрального офиса.
Бумажный документооборот не оправдывает себя по нескольким причинам:
01
Внушительный объем бумаги
Комплект инвентаризационных документов состоит из четырех форм ИНВ, которые достигают до 1000 страниц.
02
Долгое оформление документов
Бухгалтерия тратит на подготовку бумажной отчетности несколько дней, несмотря на типовую форму каждого документа.
03
Длительное подписание
Один инвентаризационный документ утверждают от трех до пяти человек. При этом бухгалтер находится в центральном офисе в Москве, а инвентаризационная комиссия — в магазине или на складе.
04
Сложность хранения документов
Поиск запрашиваемой информации занимает много времени у специалиста.
С 1 марта 2022 года компания полностью перевела ежегодные инвентаризации в электронный формат на базе Directum RX. Сейчас МЕТRО проводит четыре плановые инвентаризации в год. В каждой принимают участие 110 магазинов и складов компании.
Кроме оформления и подписания инвентаризационных документов в электронном виде, компании важно сделать процесс бесшовным на всех этапах, чтобы сотрудникам не пришлось дублировать информацию в разные системы. Для этого в Directum RX настроена интеграция с Inventory, в которой фиксируются результаты перерасчетов и взаимозачетов.
Бухгалтерия готовит приказ ИНВ-22 для проведения инвентаризации
Комиссия подписывает приказ
Пересчет товарного
запаса
запаса
Взаимозачет недостач и излишков
Формирование отчетных инвентаризационных документов ИНВ-3/19/26
Подписание ИНВ-3/19/26 бухгалтерией и комиссией
Постирование суммы выявленных недостач и излишков в систему бухучета
Проверка контрагентов
В METRO действует масштабная сеть поставщиков — порядка 30 тыс. контрагентов. Для ускорения и стандартизации процедур проверки в системе Directum RX реализована интеграция с сервисом Контур.Фокус. Ранее сотрудники вручную проверяли благонадежность партнеров в отдельном сервисе, а затем переносили данные в Directum RX. Это занимало до трех дней на одного контрагента, при этом данные быстро устаревали, и оставался риск искажений.
Теперь процесс стал прозрачным:
Информация о контрагентах автоматически загружается из Контур.Фокус в карточку партнера в Directum RX. Используются более 90 маркеров благонадежности, включая сводный рейтинг.
Обновление данных 30 тыс. поставщиков занимает не больше часа — в фоновом режиме. При изменениях деловой репутации у действующих партнеров система уведомляет ответственных сотрудников.
При старте любого процесса — согласования договора, УПД или счета — в систему подгружаются актуальные данные.
В зависимости от уровня риска меняется маршрут согласования: «зеленые» контрагенты проходят быстрее, рискованные — дополнительно проверяются.
Отчет о контрагенте можно сохранить одним кликом в PDF.
Контроль за процессами в системе полностью сосредоточен в руках администратора. Он настраивает перечень маркеров, которые влияют на расчет сводного рейтинга контрагента, задает цветовую индикацию для различных значений и определяет, какие роли и пользователи получают доступ к действиям: заполнению реквизитов, изменению данных, верификации маркеров.
При необходимости администратор может изменить маршрут согласования — система позволяет гибко управлять логикой движения документа в зависимости от значения рейтинга или конкретных маркеров. В случае изменения ключевых показателей система уведомляет ответственных сотрудников.
Если специалист вручную вносит правки в данные контрагента, он обязан их обосновать в комментарии. Затем контролер проверяет изменения, принимает или отклоняет их, после чего система автоматически пересчитывает рейтинг. Такой подход исключает несанкционированные действия и повышает достоверность информации о партнерах.
Цифровизация работы
с бумажными
и электронными доверенностями
METRO, ориентируясь на разные возможности партнеров, использует два типа доверенностей: машиночитаемые и бумажные, в том числе генеральные, нотариальные, стандартные и т.д.
Простые доверенности: гибкая настройка
системы под себя
Коробочное решение «Управление доверенностями» закрывает основные потребности компании. Но так как у торговой сети сложная организационная структура и многоступенчатые бизнес-процессы, ей необходимо было модифицировать некоторую функциональность под себя.
Компания разработала фоновые процессы, которые автоматически запускают задачи:
на создание доверенности при приеме нового сотрудника;
на отзыв доверенности при увольнении.
Благодаря этим нововведениям в METRO сведено к минимуму возникновение ситуаций, когда для нового сотрудника нет действующей доверенности или после увольнения из компании он сохраняет право подписания договорных и прочих документов. Для корректной настройки фоновых процессов в компании модифицировали карточку должности. Были добавлены 2 чек-бокса, которые являются триггером для запуска процесса выпуска доверенности в обязательном порядке. При приеме на работу сотрудника с должностью, содержащей соответствующие отметки в чек-боксах, происходит автоматический запуск задачи по выпуску доверенности.
В связи с тем, что в компании полномочия подписантов ограничиваются не только уровнем должности, но и денежными лимитами, в системе требовалось настроить жесткие контроли по суммам подписываемых документов. Для этого был разработан специальный справочник «Тип доверенности», который помогает автоматически проставлять сумму лимита по доверенности в зависимости от вида и категорию поверенного.
В METRO сотрудники могут самостоятельно инициировать процесс выпуска МЧД. Для этого пользователи сначала заполняют реквизиты карточки МЧД, указывают полномочия — в системе можно прописать их вручную или выбрать из справочника Минцифры. По факту автоматического формирования МЧД на основании заполненных реквизитов карточки инициатор отправляет задачу на согласование по регламенту, в рамках которого документ приходит на проверку и корректировку юридическому департаменту.
«Готовые коробочные решения Directum RX имеют довольно широкий набор базовых функций, благодаря которым многие компоненты и модули системы могут использоваться в первоначальной версии без специфических модификаций»
Анна Фоломеева
Product Owner Directum RX
Сейчас у сотрудников METRO на оформление машиночитаемой доверенности уходит около 10 минут. Без системы у квалифицированного юриста выпуск МЧД на сайте ФНС занимал 180 минут. 90% сотрудников дали положительную обратную связь по функциональности работы с доверенностями и одобрили дальнейшую цифровизацию.
В компании отметили, что с переходом на машиночитаемые доверенности на 70% быстрее возвращаются подписанные документы от контрагента. Это связано с тем, что МЧД проходит проверку на действительность на стороне сервиса обмена. К тому же при необходимости контрагент может самостоятельно проверить статус доверенности на сайте ФНС.
В результате проекта
01
METRO начала работу на современной платформе Directum RX, охватив цифровизацией более 1 тыс. пользователей.
02
С 1 марта 2022 года ежегодные инвентаризации полностью перешли в электронный формат. В год проводится 4 плановые проверки по 110 магазинам и складам.
03
Из старой системы перенесли свыше 40 тыс. договорных документов и данные о 10 тыс. контрагентов. Создано централизованное, надежное электронное хранение.
04
Время оформления машиночитаемой доверенности сократилось с 180 до 10 минут. 90% сотрудников оценили удобство и поддержали дальнейшую цифровизацию.
Исполнитель
Центр внедрения документооборота (ЦВД) — партнер Directum. Компания специализируется исключительно на внедрении системы электронного документооборота и управления взаимодействием. Специалистами компании реализовано более 30 проектов в Москве, Московской области, Санкт-Петербурге, Челябинской области и других регионах Российской Федерации.
Бизнес-эффект
Бизнес-
эффект
Подписание документов
>7 дней
1-24 часа
Оформление машиночитаемой доверенности
180 мин
10 мин
Проверка контрагента
3 дня
1 час
Перед вами стоят похожие задачи?
Оставьте свои контакты и наш специалист свяжется с вами: расскажет о практике крупных проектов автоматизации, возможностях системы Directum и ответит на ваши вопросы.
Название или ИНН организации*
Россия (+7)
Азербайджан (+994)
Армения (+374)
Беларусь (+375)
Казахстан (+997)
Кыргызстан (+996)
Молдова (+373)
Таджикистан (+992)
Туркменистан (+993)
Узбекистан (+998)
Другая страна
