Цифровые договоры в крупной ИТ-компании

Предпосылки проекта

Работа с договорами — одна из ключевых в компании. Однако этот процесс не был цифровым в достаточной мере, из-за этого:

• приходилось заполнять карточки документов вручную — до 70 текстовых полей;
• согласование проходило долго, так как нужно было администрировать 49 разных регламентов;
• поиск договоров занимал много времени из-за отсутствия единого электронного хранилища;
• данные дублировались между ERP-системой DAX и внутренними процессами;
• много времени уходило на рутинные операции.

В компании приняли решение организовать цифровое управление договорами на базе платформы Directum RX. Исполнителем проекта стал генеральный партнер Directum — «Центр внедрения документооборота» (ЦВД).

«Договоры» с корпоративным одобрением

Решение «Договоры» включает в себя весь жизненный цикл документов. Для синхронизации данных в ходе проекта решение интегрировали с ERP-системой Dynamics AX.

Дополнительно команда ЦВД разработала инструмент «Корпоративное одобрение», с помощью которого:

• многоуровневые процедуры согласования происходят автоматически;
• полномочия и сроки одобрений находятся под контролем;
• проще заполнять карточки договоров: количество полей сократилось до 7, в 3 из них информация подставляется автоматически;
• жизненный цикл договора синхронизируется с ERP.

Вместо 49 регламентов настроили один универсальный процесс. Необходимые изменения можно вносить через справочник настроек согласования, без доработки процесса под каждого согласующего.

Как это работает

Как это работает

Результаты

Проект охватил 300 пользователей. Компания полностью перешла на цифровую модель управления договорами:

• на 30% повысилась эффективность управления системой;
• на 20% быстрее заполняются карточки документов;
• 1 универсальный процесс заменил 49 регламентов и упростил администрирование;
• данные из ERP подставляются автоматически, без ручного ввода и дублирования;
• 100% договоров в едином хранилище, за счет чего повысился контроль за документами и ускорился их поиск.

Исполнитель

Центр внедрения документооборота (ЦВД) — российский разработчик решений для автоматизации бизнес-процессов на базе Directum RX. Компания создает собственные решения, включая модули для технической поддержки и интеграции с внешними сервисами.