Цифровизация процессов в АК «АЛРОСА»

Directum

Анастасия, расскажите, пожалуйста, как в Алросе до внедрения Directum RX были выстроены процессы?

Анастасия

Сам процесс бухгалтерского учета у нас уже существовал в виде электронного архива на другой платформе, но только для головной компании. Не было никакого электронного архива для дочерних обществ. Поэтому, когда мы приняли решение о переводе их на обслуживание в ОЦО, нам потребовалась новая платформа для единого хранилища данных и автоматизации процессов. То есть до момента внедрения Directum RX у нас было некое подобие архива.

Ряд процессов, например, перевод пакета документов в другой статус, присвоение определенных атрибутов — не был автоматизирован. На платформе Directum RX мы смогли эти процессы автоматизировать. В текущем моменте у нас процесс формирования пакета документов, занимает не более 42 секунд.

Directum

Помимо того, что это занимало много времени, возникали еще проблемы?

Анастасия

Человеческий фактор:

• не отсканировали документы
• не проверили, что те или иные обязательные документы по проводке существуют
• не отжали галочки.

При сканировании приходилось забивать ряд атрибутов руками в карточку, чтобы в дальнейшем можно было осуществлять поиск этих документов.

Конечно, все процессы, которые делались раньше руками, они рутинные и часто не способствуют концентрации внимания, соответственно, создают очень много мелких ошибок, но в дальнейшем они влияют на весь процесс в целом.

Эти все процессы сейчас автоматизированы. Разница существенная, потому что с 1 января ОЦО обслуживают помимо структурных подразделений, которых в компании 31, еще и 10 дочерних обществ. Дальше мы идем большими шагами и к середине 2023 года все наши дочерние общества также переводим на обслуживание в ОЦО. Поэтому у ОЦО увеличится количество операций, которые они должны отражать, увеличится поток документов, которые они должны сканировать и сохранять, и, соответственно, этот проект был затеян для того, чтобы не увеличивать трудозатраты, не увеличить существенные ресурсы на стороне ОТЦО, но увеличить объем.

Directum

Так получилось, что вы вели одновременно пять проектов цифровизации, и все, к тому же, в удаленном режиме. Можете рассказать, какой главный урок из этого вынесли, и что посоветуете людям, которые в подобных ситуациях могут оказаться на вашем месте?

Анастасия

Ну, я думаю, что многие из нас вынесли урок, что на удаленке можно делать все. Поэтому мы теперь точно понимаем, что можно вести пять проектов одновременно небольшим количеством людей 100% удаленно, учитывая, что у нас компания разбросана по регионам, мы находимся в большом количестве часовых поясов.

С ОЦО у нас разница в 4 часа, с нашими производственными площадками в 6 часов, и удаленный способ работы позволяет работать немножко пораньше, немножко попозже, то есть смещать свой рабочий день в ту или иную сторону, чтобы не вредить процессу. И мы поняли, что командировки, когда мы во время проведения проектов выезжали на площадки, изучали процессы, то есть тратили очень много времени и денег на перелеты, теперь ушли.

Мы даже не ставим себе строкой в бюджете по проекту выезд в командировки на площадки, потому что благодаря пандемии мы поняли, что это делать можно очень легко и просто на удаленке. Всем это привычней и удобней, чем наш приезд.

Directum

То есть это должна быть какая-то самодисциплина?

Анастасия

Да, конечно, все зависит от того, как выстроен проект, как он ведется, как настроены люди. Потому что часто мы знаем, что переход в ОЦО немножко негативно воспринимается бизнесом. Есть некий фактор, это сокращение текущих бухгалтерий, и это тоже во всех проектах очень сильно влияет.

Тем не менее, удаленно, конечно, тяжелее, снимать негатив, но проще выстраивать процессы взаимодействия и брать больший объем для обработки.

Directum

Вы сказали про главные эффекты внедрения, что скорость возросла, что документы потоки увеличиваются, но при этом ресурсов тратится столько же. А есть ли какие-то плюсы для пользователей? Какие отзывы от работников?

Анастасия

Сейчас на текущий момент две группы пользователей.

1. Это непосредственно сам бизнес.

   Раньше в ДЗО (дочерних зависимых обществах) не было этого функционала. Они могут просматривать все первичные документы, которые когда-то были созданы и приложены к их закупкам или реализациям. То есть для них этот инструмент теперь доступен через свою учетную систему. Мы специально делали так, чтобы бизнес у нас не ходил в систему электронного хранилища данных, так как это инструмент больше ОЦО, методологов по разным учетам и аудиторов.

   Бизнес у нас работает спокойно в своей учетной системе. У них настроены простые кнопочки, которые позволяют им открыть скан первичного документа, открыть весь пакет, построить отчеты, посмотреть, где сейчас находятся документы по той или иной операции, обработаны они ОЦО или нет. Вот этот функционал для бизнеса, он стал новым, полезным.

   Ранее я не упоминала, но, когда мы настраивали блок казначейства, у нас основная задача была в рамках ОХД (облачного хранилища данных) сделать так, чтобы у нас под каждую операцию в строку выписки подкладывалось платежное поручение, и мы при необходимости, могли его очень быстро достать.

   Этот механизм быстрого доступа сканов и автоматического их размещения, поскольку платежек очень много, тоже настроен у нас в Directum RX и позволяет эффективно использовать ресурсы в фабрике платежей в ОЦО. Не тормошить их и не просить предоставьте мне скан платежного поручения, то есть самостоятельно заходить и брать данные по той операции, которая нам нужна.

2. Cам ОЦО

   До внедрения Directum RX у нас был электронный архив, который автоматизировал работу именно по бухгалтерскому блоку, но не было автоматизации работы ОЦО по блоку HR и блоку казначейства. Сейчас с помощью Directum RX эти процессы настроены. По отзывам после проекта руководители этих направлений говорили, что удалось выстроить логическую цепочку действий. Они теперь четко знают, в какой момент какие документы где находятся, могут выстраивать автоматические контрольные процедуры, и смотреть, где в процессе есть провалы, чтобы дальше автоматизироваться.

   Процессы стали прозрачней, доступны для анализа, теперь легче выявлять места провалов и быстро их устранять. В самом ОЦО можно смотреть какие сотрудники, сколько отрабатывают, какой пакет, чтобы понимать есть ли у них какие-то сложности. Возможно они не знают, как это делать, проводить дообучение этих сотрудников. Для нас это тоже хороший инструмент, понимать, что этот пакет не так правильно составлен, нужно его как-то упростить, чтобы процесс шел быстрее.

Directum

Строите ли какие-то планы на дальнейшую цифровизацию?

Анастасия

Да, строим. Мы хотим развивать нашу платформу Directum RX. Сейчас мы уже запустили проект электронного документооборота и будем его реализовывать именно на этой платформе. У нас есть электронный документооборот внешний, как в компании, так и в группе компаний. Мы используем электронные договоры, мы используем УПД, акты, ну то есть все документы, которыми обмениваемся с контрагентами. Но сейчас наша задача и цель стоит в том, чтобы упростить процесс бумажного документооборота внутри бизнеса и, соответственно, перевести в электронный формат все документы, которые связаны с движением материалов, основных средств, документов, которые отражают расходы или доходы компании, но генерятся внутри самого бизнеса и подписываются внутри бизнеса. Вот эти документы мы в ноябре следующего года планируем перевести в электронный вид и, соответственно, войти в опытно-промышленную эксплуатацию на платформе Directum RX по электронному документообороту.

Это один наш план развития. Коллеги из функции делопроизводства также приняли решение перевести нашу старую систему SET на новую платформу Directum RX. В 2022 году они запустят этот проект и будут постепенно переходить до 2023 года. То есть полностью система SET будет заменена на Directum RX.

В части согласования договорных документов, самих договоров — все это тоже будет переведено из SET в Directum RX. Длительный архив мы изначально планировали, что он тоже у нас будет на платформе Directum RX. На ближайшие два года планы у нас большие, дальше посмотрим.

Directum

Спасибо большое. У вас невероятно масштабный проект. Желаем вам удачи в дальнейшей цифровизации.

Анастасия

Спасибо.