DIRECTUM 4.6 – эффективное решение бизнес-задач

Компания DIRECTUM сообщает о выходе новой версии одноименной ECM-системы – DIRECTUM 4.6. Новые и усовершенствованные модули, сервисы и механизмы – результат года работы над DIRECTUM 4.6.

Система DIRECTUM, развивающаяся в рамках концепции упрощения перехода на электронный документооборот, зарекомендовала себя как комплексный инструмент управления контентом и бизнес-процессами предприятия.

Механизмы анализа бизнес-процессов, модуль "Управление показателями эффективности", сервисы взаимодействия независимых систем DIRECTUM и другие новшества версии 4.6 призваны вывести систему DIRECTUM на принципиально новый уровень и сделать основой для эффективного решения конкретных бизнес-задач организаций.

Анализ бизнес-процессов организации

Анализ и контроль бизнес-процессов – как автоматизированных, так и неавтоматизированных – это основа эффективного управления любой организацией.

Для повышения управляемости организации в DIRECTUM 4.6 существенно развиты механизмы анализа исполнения бизнес-процессов. Механизмы позволяют получать статистические данные о протекании бизнес-процессов, агрегировать и анализировать их. Результаты анализа используются для оптимизации бизнес-процессов. Это позволяет своевременно определить необходимость оптимизации, четко сформулировать ее цели и, в конечном счете, добиться максимальной продуктивности оптимизации.

Технология

Бизнес-процессы проходят в системе DIRECTUM по типовым маршрутам (например, согласование договора). При необходимости проанализировать бизнес-процесс для типового маршрута включается режим сбора статистики.

Собранные данные обрабатываются аналитиком. При этом аналитик может использовать как встроенные отчеты DIRECTUM, так и внешние системы моделирования и анализа бизнес-процессов (ARIS PPM, Business Studio и др.). При использовании модуля "Управления показателями эффективности" данные об исполнении бизнес-процесса могут быть выведены на "Контрольную панель".

Анализ данных позволяет, к примеру, установить, какой этап согласования является самым длительным, в каких отделах нарушались сроки согласования, сколько итераций согласования прошел документ и т.д.

Пример анализа: средняя длительность итерации по этапам типового маршрута в разрезе видов документов-вложений

Модуль "Управление показателями эффективности"

Принятие решений невозможно без объективной, вовремя представленной и понятной информации. Собрать, переработать, сгруппировать и представить информацию о деятельности организации в удобном для аналитика и руководителя виде – это основные задачи нового модуля DIRECTUM 4.6 "Управление показателями эффективности".

Показатель эффективности – это ключевая характеристика бизнес-процесса, определенная величина, которая позволяет оценить его эффективность.

Модуль позволяет комплексно управлять показателями эффективности: разрабатывать их, рассчитывать показатели в различных разрезах, хранить историю значения показателей, уведомлять ответственных об отклонениях и визуализировать показатели на "Контрольной панели" в виде диаграмм, графиков, таблиц и т.д.

Изначально в комплект поставки DIRECTUM 4.6 входит ряд настроенных показателей для стандартных модулей. Показатели могут быть легко дополнены в процессе внедрения и эксплуатации системы DIRECTUM.

Модуль удобен при построении системы показателей эффективности работы компании, которые в дальнейшем могут использоваться для оценки качества работы подразделения, отдела или конкретного сотрудника.

Модуль также может применяться при управлении показателями проекта, позволяя, в том числе, своевременно оповещать задействованных сотрудников о ходе проекта (задержках, отклонении от показателей и т.д.).

Технология

Аналитик настраивает показатели, каждый из которых характеризуется разрезами, алгоритмом и периодичностью расчета. Информация для расчета показателей может поступать не только из системы DIRECTUM, но и из сторонних приложений.

Разным пользователям доступны разные показатели в соответствии с их правами доступа, что упрощает работу пользователей и обеспечивает должный уровень безопасности.

Система периодически выполняет расчет значений показателей и наполняет хранилище значений. Эти значения визуализируются на "Контрольной панели". Рабочее пространство "Контрольной панели" формируется каждым пользователем из виджетов, представляющих значения показателей в различном графической виде. "Контрольная панель" доступна через веб-интерфейс.

"Контрольная панель" - визуализация показателей эффективности

Модуль "Обращения граждан и организаций"

Работа с обращениями граждан в соответствие с Федеральным законом от 2 мая 2006 года №59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" – важная составляющая функционирования госучреждений, напрямую влияющая на их репутацию.

Новый модуль "Обращения граждан и организаций" обеспечивает соблюдение норм указанного закона и охватывает весь цикл работ с обращениями: от ведения реестра граждан, регистрации письменных и устных обращений, контроля исполнения поручений по обращениям до отправки ответа, формирования отчетности и накопления истории взаимодействия с гражданами.

Эффект от использования модуля выражается в уменьшении рисков срыва сроков обработки обращений, обеспечении конфиденциальности информации по обращениям. Многочисленные отчеты позволяют анализировать данные по рассмотрению сотрудниками обращений, характеру поступающих обращений, своевременности их исполнения. Все это повышает эффективность и прозрачность работы сотрудников госучреждений.

Технология

При поступлении обращения – как письменного, так и устного — ответственный сотрудник создает запись в справочнике "Обращения граждан". Если обращение решается на месте, это фиксируется в справочнике. В противном случае сотрудник, используя типовые маршруты, отправляет обращение специалисту, компетентному в решении данного вопроса.

Запись справочника "Обращения граждан"

Специалист рассматривает обращение, выносит резолюцию и формирует поручения по нему. Поручения направляются исполнителям по типовым маршрутам.

Все работы исполнителей по обращению фиксируются в карточке обращения. С карточкой также связываются документы, появившиеся в процессе исполнения (данные о выезде на место, письмо с запросом информации из сторонней организации и т.д.).

После исполнения всех поручений ответственный оформляет ответ заявителю и отправляет его. При отправке ответа Почтой России может быть автоматически распечатана наклейка на конверт с данными заявителя. Это повышает оперативность работы и позволяет исключить ошибки.

Сервисы взаимодействия систем DIRECTUM

В холдингах и партнерских структурах возникает задача эффективного взаимодействия: распространения и доведения до сотрудников приказов и регламентов из головной организации, согласования договоров, работы над общими проектами, ведения деловой переписки, выдачи и контроля поручений сотрудникам дочерних структур.

Сделать процессы взаимодействия прозрачными для пользователей и удобными для администраторов призваны сервисы взаимодействия систем DIRECTUM (DIRECTUM Intersystem Cooperation Services, DICS).

Сервисы DICS обеспечивают прохождение сквозных бизнес-процессов в территориально распределенных структурах, использующих систему DIRECTUM. При этом обеспечивается соблюдение регламентов движения документов, поддерживается обмен документами с электронной цифровой подписью.

Заложенные в DIRECTUM Intersystem Cooperation Services технические решения позволяют не только эффективно обеспечивать взаимодействие независимых систем, но и строить юридически значимый электронный документооборот.

Технология

Сервисы в соответствии с внутренними правилами осуществляют передачу задач, документов и записей справочников из одной системы DIRECTUM в другую, используя возможности службы workflow, а также возможности специальных агентов и контроллеров. При этом взаимодействующие системы DIRECTUM предприятий холдинга полностью независимы технически (по прикладной разработке, версиям, внутренним политикам и т.д.).

Принцип работы DIRECTUM Intersystem Cooperation Services

Другие изменения

Новый веб-доступ обеспечивает удобную работу тем сотрудникам, которые по должностным обязанностям редко обращаются к DIRECTUM, используя лишь некоторые модули и сервисы (например, бухгалтеры, специалисты производства). Максимально облегченный интерфейс веб-доступа делает его удобным и для тех сотрудников, кто работает с DIRECTUM преимущественно удаленно, большую часть рабочего времени находясь вне офиса (например, сотрудники отдела продаж и т.д.).

Развитие служб ввода и преобразования документов DIRECTUM Capture & Transformation Services (DCTS) позволяет массово заносить документы в DIRECTUM не только со сканеров, МФУ, папок файловых систем, факсов, но и с ящиков электронной почты. Кроме того, появилась возможность преобразовывать документы в HTML, а также более гибко и оперативно преобразовывать документы в формат PDF.

Электронная цифровая подпись теперь используется и в текстах задач и заданий, гарантируя подлинность содержащейся в них информации.

* * *

Разработанные и представленные в DIRECTUM 4.6 механизмы, модули и сервисы помогают сотрудникам работать эффективнее, дают прямую отдачу и, как следствие, позволяют решать бизнес-задачи организации качественно, полноценно и своевременно.

Версия системы DIRECTUM 4.6 характеризуется не только богатством и развитостью функционала, но и гибкостью. Все реализованные в ней механизмы могут использоваться как в самой комплексной системе DIRECTUM, так и в готовых бизнес-решениях компании DIRECTUM и ее партнеров.

Таким образом, вне зависимости от масштаба охвата автоматизации – будь то комплексный подход или решение локальных задач - DIRECTUM 4.6 обеспечивает достижение заданного эффекта в сжатые сроки при оптимальных вложениях.