Directum RX поддерживает долговременное хранение юридически значимых документов

Решение «Долговременный архив» разработано для длительного хранения электронных документов с контролем их сохранности и юридической значимости на протяжении всего регламентированного срока.

С переходом на электронный документооборот многие компании столкнулись с необходимостью организовать архивы длительного хранения. По закону некоторые документы требуется хранить по 50 и 75 лет, какие-то — бессрочно. Компаниям пришлось решать новые для себя вопросы:

• Где хранить терабайты электронных документов?
• Как обеспечить юридическую значимость документов, если обычный сертификат ЭП действует не больше года?
• Как контролировать сроки хранения и уничтожения документов?

Решение «Долговременный архив» для Directum RX, нового поколения системы Directum, разработано специально для централизованного хранения электронных документов с контролем их сохранности и юридической значимости в течение регламентированного срока, а также уничтожения по истечении этого периода.

«Долговременный архив» решает задачу организации долгосрочного хранения электронных документов и приносит компаниям ощутимый эффект:

Снижается нагрузка на оперативные системы. Передача документов в архив разгружает оперативные хранилища и повышает их быстродействие. При этом решение может работать с любыми классами информационных систем: ECM, ERP, CRM и т.д.

Сокращается стоимость хранения. Не нужно организовывать архив для каждой информационной системы предприятия — все документы хранятся по установленным правилам в единой архивной системе.

Обеспечивается сохранность, неизменность и юридическая значимость электронных документов. Документы подписываются усовершенствованными ЭП в расширенном формате CAdES-A. Архивные штампы времени такой подписи гарантируют юридическую значимость документа, даже если сертификат ЭП утратил действенность.

Автоматизируются рутинные этапы работы архивистов и делопроизводителей — решение берет на себя все процессы: от приема документов до их уничтожения. Сдаточные описи дел, акты об уничтожении формируются автоматически, ускоряются бизнес-процессы и сводится к нулю риск человеческих ошибок.

 

«Объемы информации в компаниях сегодня огромны, и электронные архивы — адекватный ответ на потребность бизнеса организовать долгосрочное хранение юридически значимых документов. Если сравнивать затраты на реализацию архивов в каждой отдельной системе и создание единого решения для всех систем, то последний вариант — заметно более эффективный.

“Долговременный архив” упорядочивает хранение электронных и бумажных документов, поддерживает их юридическую силу, а также обеспечивает регулярные архивные процедуры. В решении также предусмотрены сценарии для пользователей: выдача документов по запросу, подготовка выписок и справок»

Артем Пермяков,
R&D-директор компании Directum

Узнайте больше о «Долговременном архиве» в описании решения.