Дата материала: 11.02.2004

DirectumRX в «СпецТранс-Сервис»: управление договорами в единой системе

Компания «СпецТранс-Сервис» перевела договорную деятельность в DirectumRX. Автоматизация охватила 3 офиса – теперь все документы хранятся в общей базе, а сотрудники взаимодействуют в рамках единой системы.

ООО «СпецТранс-Сервис» работает на рынке оптовой и розничной торговли нефтепродуктами с 2005 года. Приоритетными направлениями деятельности являются продажа сезонного дизельного и печного топлива, бензинов, авиационного керосина и мазута, а также перевозка продуктов нефтепереработки. Предприятие работает с крупными региональными трейдерами и ведущими производителями нефтепродуктов Западной Сибири.

Деятельность компании сопряжена с большим объемом договорных документов: на данный момент в организации насчитывается более 2000 действующих договоров. До недавнего времени все они велись в разрозненных программах, согласовывались по почте или в бумажном виде – и, как следствие, часто путались и терялись. Все усложнялось тем, что компания имеет распределенную структуру, а в согласовании участвуют представители из разных офисов.

Для упрощения работы юридического отдела руководство «СпецТранс-Сервис» приняло решение внедрить систему электронного документооборота, которая позволила бы:

  • организовать хранение договоров;
  • обеспечить прозрачность и оперативность согласования документов;
  • выстроить взаимодействие между филиалами.

Из представленных на рынке программных продуктов компания отдала предпочтение системе DirectumRX. Важным критерием стала возможность организации удаленной и территориально-распределенной работы. Среди преимуществ также были отмечены удобный интерфейс и невысокая цена.

Беседа Ольга Викторовна, начальник юридического отдела «СпецТранс-Сервис», отметила:

«Нам была нужна система, которая в первую очередь позволила бы обеспечить прозрачность согласования документов между офисами. DirectumRX полностью закрывает эту потребность – теперь все договоры хранятся в единой базе, благодаря удобному поиску нужный документ можно найти за несколько секунд, а по карточке легко отследить на каком этапе согласования и у кого он сейчас находится».

Компания выбрала внедрение собственными силами – настройка системы возможна самостоятельно с использованием справки. Специалисты DirectumRX оказывали минимальную консультационную поддержку. Сотрудники прошли обучение по курсам администрирования, а также по использованию модулей «Договоры» и «Делопроизводство».

На данный момент в DirectumRX работает 40 человек – юристы переносят нужные им документы в систему и по свободному маршруту согласовывают договоры, идет активное выстраивание бизнес-процессов и оптимизация регламентов. В планах – расширение круга пользователей, автоматизация канцелярии, а также подключение к мобильному приложению DIRECTUM Jazz, которое позволит получать актуальную информацию в режиме 24/7.

Перейти на сайт DirectumRX

1

Оставьте свои контактные данные, и мы свяжемся с вами

Россия (+7)
Азербайджан (+994)
Армения (+374)
Беларусь (+375)
Казахстан (+997)
Кыргызстан (+996)
Молдова (+373)
Таджикистан (+992)
Туркменистан (+993)
Узбекистан (+998)
Другая страна