Для чего нужен УПД и как его правильно заполнить

Что заменяет УПД

Цифровой универсальный передаточный документ совмещает три роли:

• счет-фактура — СЧФ;
• документ об отгрузке товаров, передаче имущественных прав (об оказании услуг) — ДОП;
• сразу оба документа — СЧФДОП.

Допустим, вы отправляете накладную и счет-фактуру единым пакетом. Тогда возможно оформить передаточный документ с функцией СЧФДОП — один вместо двух. Если необходимо переслать их по отдельности — первым уйдет УПД со значением ДОП, а потом — с СЧФ.

Получается, что использование УПД — более гибкий и простой вариант. Не нужно поддерживать работу с несколькими видами документов, достаточно заполнить один, но многофункциональный.

Как оформить УПД

Единой формы для передаточного документа нет. Для его заполнения обычно берут за основу бланк из Приложения № 1 к письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ и адаптируют под свои нужды и функции, которые необходимы в конкретном случае.

Но нужно учитывать несколько обязательных реквизитов, которые определены п. 5 ст. 169 НК РФ и ст. 9 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

• наименование, номер, дату;
• статус;
• информацию о сторонах сделки;
• данные о совершаемой операции, которую необходимо подтвердить передаточной документацией, с расшифровкой по каждой позиции;
• сведения об ответственном за проведение сделки;
• подпись уполномоченного сотрудника с расшифровкой.

Реквизит «Статус»

Показывает, какую роль выполняет УПД. Вы выбираете его самостоятельно.

Статус «1» подразумевает заполнение всех показателей и для счета-фактуры, и для первичного документа, а «2» — только тех, которые необходимы в первичном документе. В этой ситуации дополнительно выставляют счет-фактуру. Однако если УПД-2 создается для прослеживаемых товаров, обязательно полное заполнение всех полей.

Реквизиты «Номер и дата»

Номер документа определяет продавец согласно журналу учета. Дата ставится по факту оформления УПД.

Реквизиты «Продавец и покупатель»

Адрес и ИНН/КПП заполняются обязательно. В графы «грузоотправитель» и «грузополучатель» можно вписать «он же», если они совпадают с продавцом и покупателем соответственно. В иной ситуации нужно указать форму организации, наименование, ИНН и регион регистрации компании грузоотправителя и грузополучателя.

Таблица

При заполнении табличной части можно опустить порядковый номер товара/услуги, артикул, сумму налога, предъявляемую покупателю, стоимость товара с налогом, дополнительные сведения об отгрузке и передаче, информацию о наличии или отсутствии претензий. Все остальные поля заполняются обязательно.

Утверждение электронной подписью (ЭП)

Чтобы подписать УПД в цифровом виде, у ответственного лица должны быть соответствующие полномочия и ЭП.

Переход на УПД за 4 шага

Чтобы пользоваться универсальной документацией, необходимо:

1. Составить перечень операций, в которых будет применяться УПД.
2. Подготовить приказ об обновленной форме документов.
3. Назначить сотрудников, ответственных за создание и утверждение УПД.
4. Сообщить партнерам об изменениях.

Компании, которые уже используют цифровой УПД

В системе Directum RX реализовано решение для работы с электронной передаточной документацией. Например, в сети магазинов «Подружка» внедрен единый архив для удобного хранения УПД и деклараций на товары. Российский филиал компании «Л’ОРЕАЛЬ» использует возможности системы для автоматического создания задач на обработку первичных учетных документов. В Торговом доме «БАШХИМ» провели интеграцию на базе «Галактики ERP», Directum и сервиса обмена. Теперь весь цикл от формирования до хранения УПД построен в электронном виде и проходит в привычном для пользователей интерфейсе.

 

«С 2020 года прослеживается тенденция, что ритейлеры активно отказываются от бумажных документов. Связано это с общими изменениями в поведении потребителей — покупки, поставки продукции ушли в онлайн. Для успешной адаптации к новым условиям компании переводят в цифру транспортные накладные, УПД. Это экономит время и деньги на согласование документации».

Иван Агапов руководитель проектов развития бизнеса Directum