Документооборот «летает»: цифровая трансформация АО «Ижавиа»

О компании

АО «Ижавиа» — авиатранспортная и туристическая экосистема, в которую входят авиакомпания, аэропорт Ижевск, туроператор и турагентство, а также собственный топливозаправочный комплекс и бетоносмесительный узел. Организация выполняет рейсы из Ижевска и других городов России, развивает туристические направления, промышленное производство под брендом Aviaconcrete.

Предпосылки

В компании увеличился объем документооборота, выросла нагрузка на юридический отдел и канцелярию. «Ижавиа» начали цифровизацию на базе Directum 5. Для дальнейшего развития перешли на более мощную платформу Directum RX.

Цели проекта

Компании было важно решить следующие задачи:

1. уйти от бумажного документооборота, обеспечить единое пространство для работы с документами;
2. автоматизировать простые и настроить сложные маршруты согласования;
3. интегрировать Directum RX с 1С и Контур.Диадок;
4. снизить нагрузку на юристов и делопроизводителей;
5. сохранить возможность самостоятельной настройки процессов;
6. обеспечить прозрачность движения документов;
7. увеличить количество одновременно работающих в Directum RX пользователей.

Ход проекта

В компании выбрали «коробочное» решение — программное обеспечение со стандартным набором функций, готовое к использованию без дополнительных настроек. Проект стартовал в сентябре 2025 года и завершился в марте 2026 года.

Делопроизводство

В системе организовали работу с приказами, распоряжениями, входящими и исходящими письмами.

Служебные записки

До внедрения Directum RX работа с внутренними документами оставалась преимущественно бумажной. Сотрудники распечатывали документы и передавали их в канцелярию, где делопроизводители вручную запускали согласование.

Теперь работники служб создают служебные записки самостоятельно по шаблонам и отправляют их по автоматизированным маршрутам согласования. Всего настроено 7 процессов работы с этим форматом документа.

Договорная работа

Ранее сотрудники юридического отдела определяли участников согласования по каждому договору в ручном режиме. Это приводило к повышению нагрузки и увеличению длительности согласования.

В системе настроено 2 пути: для «обычных» и «типовых» договоров (разделение на категории, принятое в «Ижавиа»). После создания документа Directum RX автоматически направляет его участникам процесса без промежуточного ручного распределения. Раньше согласование могло занимать от семи дней до шести месяцев, теперь — 3 дня.

Low-code-разработка автоматического проставления штампов

Несмотря на прозрачность электронного согласования, сотрудники продолжали воспринимать отсутствие физических подписей и штампов как недостаток.

Стандартная функциональность «коробки» дает возможность добавлять только один штамп на документ, а процессы компании предполагают использование нескольких отметок одновременно. Для решения этой задачи специалисты «Ижавиа» с помощью low-code разработали собственный модуль автоматического проставления штампов.

Доработанная функциональность сокращает время обработки, не требует дополнительных действий, гарантирует наличие всех реквизитов на каждом исходящем и внутреннем документе, а для сотрудников выглядит привычно.

Обучение, поддержка и отзывы пользователей

Подразделения начали работу в системе с подробных инструкций, которые специально разработали в «Ижавиа». При обновлениях в компании планируют проводить вебинары-пятиминутки для ключевых пользователей.

Результаты проекта

Внедрение Directum RX затронуло ключевые подразделения компании:

• в системе работают 100 сотрудников «Ижавиа»;
• согласование договоров сократилось с периода 7 дней–6 месяцев до трёх дней;
• снизилась нагрузка на юридический отдел и канцелярию;
• появилась возможность отслеживать движение документов;
• служебные записки согласовываются за 2 дня;
• на 50–60% снизились трудозатраты на отбор и обработку документации;
• исчезла потребность в дублирующем контроле по телефону или электронной почте.

Планы

В будущем в компании хотят:

• полноценно перейти на работу с шаблонами документов;
• организовать подписание первичных документов с помощью электронной подписи и отправку контрагенту через системы ЭДО;
• добавить проставление штампов с отражением статей затрат и мест возникновения затрат;
• отслеживать договоры от запуска согласования до подписания всей первичной документации по ним.

В ближайшее время планируется проработка дополнительных функций для различных структурных подразделений.