Эффективность в каждом градусе. Directum RX упрощает работу АО «Теплосеть»

Предпосылки проекта

С 2021 года документооборот в АО «Теплосеть» велся в системе 1С:Документооборот. Однако со временем выявились ограничения:

• в компании не могли самостоятельно доработать систему — любое изменение требовало обращения к вендору;
• отсутствовали современные инструменты интеграции (c Контур.Диадок);
• интерфейс не обновлялся, возможности автоматизации были ограничены;
• было невозможно вести юридически значимый электронный документооборот с контрагентами.

Эти факторы стали катализатором для перехода на новую платформу.

Почему выбрали Directum

В поставку Intelligence платформы Directum RX встроены ИИ-сервисы, которые упрощают рутинную работу с документацией. Также в пользу Directum сыграли возможности интеграции с 1С и Диадок, поддержка импортозамещения и соответствие требованиям безопасности. Важен был и опыт проектов вендора в компаниях схожего профиля: в сферах ЖКХ и энергетики. Однако решающим фактором стала возможность быстро запустить систему без сложной настройки. Это было особенно важно в условиях ограниченного времени.

Цели и задачи

Компания поставила цель повысить эффективность работы с договорами и устранить ограничения, которые мешали работе. Руководство приняло решение о цифровизации процессов с применением искусственного интеллекта. Компании требовалось:

• перевести в цифру весь цикл работы с договорами (от создания до архивации);
• организовать единое хранилище договоров, включая исторические данные из 1С:ДО;
• провести интеграцию с 1С и Диадок;
• внедрить ИИ-инструменты для классификации и поиска документов.

Решение

При переходе на платформу Directum RX компания АО «Теплосеть» запустила электронный документооборот, подготовила инфраструктуру для интеграции с системой 1С и подключила ИИ-функции для автоматической обработки входящих писем и финансовых документов: занесения документов в систему с почты или сканера, их классификации, извлечения и заполнения реквизитов.

Команда настроила и адаптировала решения «Делопроизводство», «Договоры», «Финансовый архив» с учётом требований пользователей. В Directum RX сотрудники АО «Теплосеть» ведут работу с письмами, приказами и договорами, обмениваются документами с контрагентами. Платформа также облегчила подготовку к проверкам и сократила время на поиск документов.

Итоги

В результате проекта в Directum RX работают 265 сотрудников компании. Благодаря этому работа с входящими и исходящими письмами, приказами, распоряжениями, договорными и финансовыми документами ведется в цифровом виде, документы создаются по шаблонам и согласовываются по преднастроенным маршрутам. Также платформа упростила обмен данными с контрагентами, подготовку к налоговым и аудиторским проверкам.