Форсирование Directum RX: как правительство Марий Эл перешло на платформу в короткие сроки

Предпосылки и цели проекта

Более семи лет правительство Республики Марий Эл использует продукты компании Directum. В системе Directum 5 работали все 23 органа исполнительной власти региона, Администрация Главы и подведомственные учреждения.

Однако со временем федеральные требования к цифровизации и вовлечение госслужащих в электронное взаимодействие потребовали нового уровня функциональности, масштабируемости и скорости адаптации. Прежняя система переставала отвечать этим вызовам.

Правительство приняло решение о переходе на более гибкую и современную платформу Directum RX. Перевести всех пользователей на новую систему необходимо было максимально быстро — чтобы свести к минимуму «разрыв» процессов и исключить ситуацию, когда сотрудники вынуждены работать параллельно в двух программах.

Ход проекта

Настройка и тестовая эксплуатация системы

Работы велись на предварительно развернутом тестовом контуре. По словам команды, уже на этом этапе проявились ключевые преимущества no-code-платформы: большинство настроек выполняли сотрудники подведомственного учреждения — без привлечения вендора.

Согласование нормативно-правовых актов — один из самых масштабных и сложных процессов в деятельности любого регионального правительства. Он затрагивает сразу несколько органов исполнительной власти, а маршрут документа может меняться в зависимости от десятка условий: от вида акта до статуса согласующего. Марий Эл стала первым регионом, который в пилотном режиме адаптировал для себя новое «коробочное» решение, полностью реализованное на no-code. И что особенно важно — настройка этого процесса также выполнялась собственными силами.

Чтобы убедиться в корректности выполненных настроек и доработок, была проведена тестовая эксплуатация системы. Участники проходили типовые сценарии работы по заранее подготовленным тест-планам. Это помогло выявить и устранить недочеты до того, как платформа стала доступна широкому кругу пользователей.

Обучение пользователей

Запуск системы в масштабах всего правительства требовал не только технической готовности, но и быстрой адаптации сотрудников. Для этого провели ролевое обучение. Сотрудников разделили на профильные группы — делопроизводители, помощники руководителей, рядовые специалисты. Каждая категория получила тот объем знаний, который нужен для выполнения своих задач. Это позволило не перегружать участников лишней информацией, но при этом дать четкое понимание возможностей системы в их зоне ответственности. Обучение проходило в формате вебинаров. Все записи разместили в общем доступе внутри Directum RX, чтобы пользователи могли возвращаться к ним.

Администраторы и инженеры прошли углубленное обучение по курсам администрирования и настройки платформы в Учебном центре Directum на ранних этапах проекта. Благодаря этому они быстрее погрузились в архитектуру системы и лучше понимали потребности сотрудников уже на стадии исследования и эксплуатации.

Опытно-промышленная эксплуатация

Главный вызов этого этапа — одновременный старт работы на новой платформе большого количества ведомств и пользователей. Чтобы достичь поставленных целей, критически важно было не допустить «отката» к предыдущей системе и максимально быстро адаптировать сотрудников к платформе Directum RX. Для этого провели комплекс мер:

• для пользователей подготовили инструкцию по завершению работ в Directum 5;
• ограничили создание новых документов, задач, заданий в предыдущей системе;
• создали каналы поддержки и график консультаций ключевых пользователей;
• ежедневно анализировали статистику активности и адресно работали с организациями и сотрудниками, чья динамика отклонялась от ожидаемой.

Результаты

Все органы исполнительной власти Марий Эл перешли на Directum RX. Весь проект — от старта до промышленной эксплуатации — занял менее полугода с момента заключения контракта. При этом активная фаза опытной эксплуатации продлилась всего 4 недели.

В рамках проекта в «цифру» переведена работа:

• с входящими и исходящими документами;
• с обращениями граждан;
• с приказами, распоряжениями, служебными записками;
• с исполнением поручений.

Также в ходе внедрения оптимизировали ряд процессов:

• скорректировали порядок работы с обращениями граждан;
• разработали сквозной маршрут согласования исходящих писем с Администрацией главы;
• автоматизировали формирование печатных форм резолюций и преобразование исходящих писем в PDF;
• реализовали автоматическое определение регистратора документа по подписывающему;
• запустили полноценную работу с МЭДО.

Планы по развитию

Правительство продолжит развивать систему, чтобы она становилась еще удобнее, функциональнее и точнее отвечала на реальные запросы пользователей. В дорожной карте Марий Эл — несколько приоритетных направлений:

1. Подключение к работе в системе новых организаций.
2. Совершенствование платформы на основании пожеланий, зафиксированных в ходе эксплуатации.
3. Развитие интеграции с РВД и работа с цифровыми поручениями.
4. Интеграция с ПОС и Р7-Офис.
5. Внедрение ИИ-инструментов в основные процессы.