Как сделать договорный процесс быстрым и предсказуемым

Как ни странно, работа с договорами может удивлять. Внутреннее согласование — затягиваться и обрастать лишними этапами. Сотрудники создают новые версии так быстро, что юристы не успевают контролировать изменения. В статье разберем, почему происходят сбои и как настроить эффективную работу с документами.

Почему цифровизация не спасает

Перенос старых процессов в новую СЭД сохранит всю путаницу с лишними согласующими и устаревшими регламентами. Система лишь зафиксирует неэффективные маршруты и сделает их обязательными. Например, документ может пройти через необязательные инстанции и потерять недели на этапах, которые можно объединить. Скорость выполнения отдельных операций растет, а общий цикл от создания до подписания остается на прежнем уровне.

Формально договорная работа живет в новой системе, а в реальности важные решения по-прежнему принимаются в личных чатах и на созвонах. Регламент описывает один порядок действий, настройки системы отражают другой, а сам процесс строится по третьему. Чтобы структурировать договорную работу, нужно, чтобы эти 3 процесса совпали.

Что тормозит работу с договорами

Многие компании по умолчанию запускают все договоры по единому маршруту. Типовой контракт на небольшую сумму идет по той же цепочке согласований, что и стратегическая сделка. Скорость теряется из-за избыточных проверок, а перегруженные руководители подписывают документы формально.

Если в процессах не закреплена ответственность за конкретным сотрудником, то появляются перекрестные правки. Каждый отдел вносит замечания параллельно, и их требования могут противоречить друг другу. В результате договор уходит на второй и третий круги согласования.

В работе теряется контроль над версиями и появляется десяток файлов с похожими названиями. Правки приходят на почту, остаются в примечаниях или проговариваются устно. В итоге перед подписанием никто не уверен, что руководитель получил нужную версию. Ошибка на этом этапе может привести к убыткам или судебным разбирательствам.

Когда договорный процесс строится на интуитивном управлении, сроки согласования нигде не зафиксированы. У сотрудников нет четкого понимания дедлайнов и информации, на ком застревают документы. Менеджеры рассчитывают на проверку за 3 дня, а юристам требуется 2 недели, поэтому между отделами возникают конфликты из-за задержек в утверждении.

Как навести порядок в договорной работе

Начать стоит с ревизии самих процессов. Необходимо избавиться от лишних этапов, закрепить правила и только после этого приступать к внедрению системы. Если попытаться пропустить эти шаги, технологии лишь закрепят неэффективность.

Рассмотрим пошаговый план работы с договорным процессом.

1. Чтобы оценить путь документа, посмотрите, как договор движется на самом деле, включая согласования в чатах и устные договоренности. На этом этапе можно обнаружить лишних участников и дублирующиеся проверки.
2. Определить, кто принимает решения, исполняет работу, с кем нужно проконсультироваться, а кого достаточно просто уведомить. Это разграничит зоны ответственности. Так сократится число согласующих, а процесс станет управляемым.
3. Разделить договоры по уровням риска, например, проводить рядовые и недорогие сделки по упрощенному маршруту без участия юристов. Путь документа должен зависеть от его типа и суммы. Так бизнес получит скорость, а юротдел сэкономит время для решения сложных задач.
4. Запустить параллельное согласование, если в процессе службы проверяют разные разделы документа. Это ускорит процесс, но потребует одного ответственного, который соберет все замечания воедино и подготовит финальную версию.
5. Навести порядок на входе, чтобы договор не уходил на согласование без ТЗ, цены, сроков, реквизитов. Настройте обязательные поля, чек листы и запрет на запуск без минимального набора вводных. Этот этап сократит число доработок.
6. Установить нормативные сроки для каждого этапа и отслеживать их соблюдение. Так вы обнаружите проблемные участки и поймете, какие типы договоров чаще возвращаются на доработку.

Почему регламенты перестают работать при росте бизнеса

Ручной контроль эффективен, пока объемы документов небольшие. Когда компания начинает расширяться, к процессу подключаются согласующие из других подразделений, и привычное управление перестает работать. Сотрудники пропускают дедлайны и пытаются обойти регламенты, выбирая лояльных согласующих. В таких условиях даже идеально выстроенные правила дадут сбой.

Для устойчивого договорного процесса нужна система, которая закрепляет порядок на уровне правил. Надежная ECM-система:

• определяет маршрут на основе атрибутов договора;
• не дает обойти матрицу ответственности или пропустить обязательный этап;
• поддерживает интеграции с ERP и CRM, чтобы снизить ручной ввод;
• автоматически собирает метрики для управления процессом.

Как Directum СЭД+ поддерживает эффективную договорную работу

Компании внедряют и настраивают процессы на базе Directum, чтобы гарантировать бизнесу прозрачность и предсказуемость всех операций. Directum СЭД+ защищает от ошибок, предлагая готовые шаблоны, автозаполнение реквизитов и проверки. Документ не уйдет на согласование, если не будут заполнены обязательные поля.

Благодаря вариативности маршрутов согласования проходят быстрее. Для типовых договоров можно настроить короткий путь, для стратегических важен контроль на всех этапах. Любой маршрут можно выстроить с помощью блоков в no-code-редакторе. Путь определяется по атрибутам сделки: сумме, типу, контрагенту, риск сегменту. Система сама определяет участников процесса, исключая ручной подбор.

Избежать путаницы в версиях в Directum СЭД+ помогает централизованное хранение, история правок и сравнение редакций. Это важно, когда контрагент присылает изменения, не подсвечивая их в документе.

Рутинную нагрузку со специалистов снимают ИИ-сервисы: проверяют оформление, помогают быстро готовить аннотации и сопроводительные письма, выделяют рисковые формулировки, например, соответствует ли пункт требованиям законодательства и внутренним правилам компании.

Подписание проходит через юридически значимую электронную подпись и интеграции с ЭДО. Статусы не нужно проверять вручную, а договор быстрее переходит в исполнение. Дашборды и аналитика показывают статус документа, ответственных, соблюдение сроков и точки задержек. Благодаря этим инструментам руководители опираются только на проверенную информацию и видят все процессы целиком.

С чего начать подготовку к автоматизации

Проведите диагностику, определите, где теряется время и дублируются проверки, как устроены версии и сколько кругов проходит договор.

Эффективный договорный процесс строится на методологии, четких ролях, оценке рисков и управлении данными. Но чтобы правила работали без сбоев, нужна ИТ-система, которая контролирует соблюдение установленного порядка и анализирует информацию.

Запросите демонстрацию Directum СЭД+, чтобы увидеть, как решение ложится на процессы вашей компании.