Мы первыми реализовали двустороннюю интеграцию СЭД с платформой обратной связи

Правительство Тюменской области использует продукты компании Directum уже 14 лет. В 2022 г. орган власти внедрил импортонезависимую систему управления документами и процессами Directum RX. Каких результатов удалось достичь после запуска ПО? Об этом, а также о первом опыте двусторонней интеграции системы с платформой обратной связи, — в интервью директора департамента информатизации Тюменской области Станислава Логинова.

Как изменилось цифровое пространство правительства после внедрения системы?

Мы создали единое информационное поле для всех сотрудников региональных и муниципальных органов исполнительной власти. Сейчас в системе работают 12 тыс. госслужащих из 700 организаций. Своими силами внедрили систему электронного документооборота (СЭД) в администрации Тюмени. В цифровой вид перевели более 30 процессов для пользователей.

 

«Мы создали единое информационное поле для всех сотрудников региональных и муниципальных органов исполнительной власти».

Станислав Логинов директор департамента информатизации Тюменской области

Мы развиваем омниканальность, чтобы у сотрудников был доступ к рабочей информации вне кабинета. Руководители органов исполнительной власти используют мобильное приложение системы: согласуют проекты нормативно-правовых актов, подписывают документы квалифицированной электронной подписью. Мобильный клиент помогает руководству решать вопросы в режиме 24/7 и незамедлительно реагировать на срочные задачи.

Расскажите подробнее об опыте самостоятельного внедрения системы. Что помогло достичь результата? С какими сложностями вы столкнулись?

Основные инструменты, которые помогали вести проект эффективно, — регулярные встречи рабочей группы и оперативная координация действий команды. Важную роль в тиражировании системы сыграла поддержка вендора. При возникновении вопросов специалисты компании-разработчика всегда были на связи.

Госслужащие быстро обучились работе в системе за счет готовых пользовательских инструкций. Ранее при внедрении в органах исполнительной власти партнер вендора адаптировал инструкции под процессы правительства. Ключевые сотрудники администрации обучились работе в СЭД очно еще до внедрения. Остальные — прошли курс дистанционно. Эти мероприятия снизили нагрузку на службу технической поддержки.

Из нюансов проекта могу назвать то, что при внедрении системы нужно было учитывать специфику существующих информационных ресурсов и обработку данных из них. Для этого мы совместно с вендором разработали интеграционные механизмы к ресурсам: Порталу уведомлений об осуществлении земляных работ и Порталу сообщений о незаконных торговых объектах. Также создали и внедрили карточку личного приема граждан, подготовили механизм записи и планирования личного приема граждан ответственными сотрудниками.

Какие процессы переведены в систему?

Это работа с нормативно-правовыми актами, согласование договорных документов и доверенностей, обмен письмами с федеральными органами власти и другими субъектами через систему МЭДО, кадровый документооборот, управление обращениями граждан и другие. С гордостью скажу, что Тюменская область — первый субъект Российской Федерации, орган власти которого реализовал двустороннюю интеграцию СЭД с платформой обратной связи (ПОС).

Единая система для региональных и муниципальных органов исполнительной власти Тюменской области

Почему вы решили интегрировать систему с ПОС?

Интеграция дополняет возможности ПОС для органов исполнительной власти. Сотрудники обрабатывают сообщения граждан в привычном интерфейсе СЭД, им не нужно переходить в другой интерфейс для работы с платформой обратной связи. Одностороннюю интеграцию можно реализовать методом «Витрина данных», загружая в СЭД информацию из ПОС. Очевидно, двусторонняя интеграция эффективней, т. к. запросы граждан автоматически поступают из платформы обратной связи в региональную систему, а сформированные ответы отправляются обратно в ПОС. С помощью решения «Интеграция с ПОС» мы подключили к обработке сообщений большее количество сотрудников, повысив скорость и качество процесса. Теперь госслужащие регистрируют вопросы заявителей в электронных журналах в одно действие. Также в СЭД удобно контролировать сроки подготовки ответов.

Регистрация сообщения в СЭД

При разработке решения мы сделали его использование максимально гибким. Каждая организация сама выбирает способ обработки сообщений: непосредственно в ПОС либо в СЭД. Интеграция системы с платформой обратной связи реализована в 43-х организациях: органах исполнительной власти области, органах местного самоуправления, департаментах и казенных учреждениях администрации Тюмени и Тюменской области.

Какие планы на систему в ближайшие годы?

В 2023–2024 гг. подключаем к СЭД Тюменскую областную думу. Также рассматриваем внедрение искусственного интеллекта для обработки входящей корреспонденции и автоматического создания проектов резолюций.

Источник: CNews