Опыт компании «Аммоний»: переход на Directum RX без остановки производства

Предпосылки

В компании уже использовался ряд корпоративных сервисов: ERP, в которой вели документооборот, учетная система 1С, Active Directory и внешний ЭДО (Контур.Диадок). Для дальнейшего развития требовалось связать эти системы в единый контур и обеспечить согласованную работу пользователей. Дополнительно стояла задача масштабирования: будущее ПО должно было поддерживать подключение новых предприятий и работу с несколькими хранилищами данных.

Со стороны представителей АО «Аммоний» был запрос на мобильный доступ — для возможностей работы вне офиса. Также учитывался потенциал использования ИИ-функциональности: интеллект планировали задействовать для распознавания текстов документов.

Цели и задачи

Основная цель — перевести СЭД из ERP в Directum RX и выстроить единую систему для группы без остановки производственной деятельности.

Ключевые задачи внедрения:

• объединить договорную работу, делопроизводство и управление поручениями;
• обеспечить сквозные процессы согласования, включая внешний ЭДО;
• интегрировать систему с текущим ИТ-ландшафтом;
• дать пользователям мобильный доступ и упростить работу руководства;
• сохранить функциональность существующего решения и снизить объем доработок.

Ход проекта

При выборе ПО в «Аммоний» ориентировались на гибкость и масштабируемость, возможность настройки без программирования и развитие системы по мере роста бизнеса. Эти требования и определили выбор в пользу Directum RX.

Решение построили с опорой на стандартную функциональность платформы. Кастомизацию и доработки команда проекта свела к минимуму. Модифицировали только интеграционное решение, которое помогло подключить новые предприятия и некоторые сторонние сервисы без участия ИТ-специалистов.

В системе реализовали:

• согласование договоров, в том числе через Контур.Диадок;
• обработку входящей и исходящей корреспонденции, служебных записок и ОРД;
• управление совещаниями: повестки, протоколы, контроль поручений;
• строгий доступ к конфиденциальным документам.

Работы по внедрению выполнила компания «Финансовые технологии», партнер Directum.

Особенности проекта

Архитектура нового решения учитывает дальнейшее развитие: система поддерживает работу с несколькими хранилищами и легко масштабируется при подключении новых компаний, не усложняя ИТ-ландшафт.

Directum RX интегрировали с ключевыми элементами инфраструктуры: ERP, кластером 1С через веб-сервисы, Active Directory и внешним ЭДО. Для работы с машиночитаемыми доверенностями подключили Контур.Доверенность.

Систему дополнили сервисами для создания карточек контрагентов и управления доступом к ИТ-ресурсам. Дополнительно настроили многоязычные справочники и согласование по функциональному подчинению.

Пользователи работают в веб-интерфейсе и с мобильных устройств: согласуют и подписывают документы, получают задачи и уведомления. Руководство использует Directum Solo для оперативной работы с документами.

В процессы встроены ИИ-сервисы: система автоматически формирует аннотации к входящей корреспонденции и проверяет договорные документы — условия оплаты, налоговые формулировки и реквизиты.

Результаты и планы

Проект реализовали за 11 месяцев. На текущий момент до 80% документооборота проходит через Directum RX. В системе трудятся около 500 сотрудников, включая генерального директора и высшее руководство. Решение уже используют три компании группы, идет подключение четвертой. Топ-менеджмент применяет мобильное приложение для работы с документами и задачами.

Компания получила единое цифровое пространство с прозрачными сквозными процессами. Согласование документов ускорилось, появился контроль на всех этапах и единые правила взаимодействия с данными. За счет опоры на стандартную функциональность удалось снизить затраты на внедрение и упростить обучение пользователей.

Дальнейшее развитие будет связано с завершением переноса документооборота из ERP в Directum RX и расширением функциональности. В планах — выстроить работу с регламентирующими документами и активнее использовать ИИ в процессах согласования, в том числе для поддержки руководителей.

Исполнитель

Финансовые технологии — ИТ-интегратор с обширным опытом внедрения систем управления для средних и крупных компаний/учреждений, холдинговых структур и государственных корпораций на базе российских информационных систем и собственных разработок. Сертифицированный партнер Directum.