Путь к управляемому документообороту: цифровизация процессов в Right line

Предпосылки проекта

С 2017 года компания активно развивалась, и по мере роста процессы работы с документами перестали отвечать новым требованиям.

Согласование документов велось сразу в нескольких каналах: по электронной почте, в корпоративном мессенджере и через системы электронного документооборота с контрагентами. Документы хранились разрозненно, поэтому сотрудникам было сложно быстро находить нужную информацию и отслеживать статус согласования. Потеря контекста при пересылке файлов и работа с разными версиями приводили к задержкам в процессах.

Кроме того, внутренний опрос показал, что сотрудники испытывают потребность в едином централизованном инструменте для работы с документами.

Цели и задачи

Компании была необходима единая цифровая среда для работы с договорами и финансовыми документами, которая обеспечила бы прозрачность процессов и единые правила взаимодействия сотрудников. Проект инициировали технические специалисты компании, которые стремились устранить разрозненность инструментов и повысить управляемость документооборота.

Одной из ключевых целей стало сокращение времени прохождения документов за счет автоматизации маршрутов согласования и исключения ручных операций. Также в Right line стремились минимизировать риски потери документов и версий, обеспечить централизованное хранение информации и подключить топ-менеджмент к единому цифровому процессу принятия решений.

От новой системы ожидали:

• прозрачности движения документов;
• контроля сроков согласования и исполнения;
• управляемости маршрутов согласования.

Ход проекта

Перед стартом работ компания провела сравнительное тестирование нескольких систем электронного документооборота. По его итогам выбор сделали в пользу Directum СЭД+ благодаря функциональной полноте коробочного решения, гибкости настройки маршрутов согласования, удобному пользовательскому интерфейсу и возможности масштабировать систему по мере роста.

Внедрение выполняли силами внутренней команды Right line при методологической и технической поддержке специалистов Directum. В рамках проекта были внедрены решения «Делопроизводство», «Договоры», «Регламентирующие документы», «Финансовый архив», а также коннектор для работы с сервисами обмена.

Активная фаза внедрения заняла менее двух месяцев. Настройку системы выполнили за 15 дней благодаря возможностям no-code.

Обучение при внедрении

Обучение пользователей проходило постепенно и было ориентировано на практическую работу. На этапе запуска для сотрудников, участвующих в договорных и финансовых процессах, провели серию вебинаров, а также подготовили пошаговые инструкции по основным сценариям работы: созданию документов, согласованию, управлению версиями и поиску информации.

В качестве дополнительного источника поддержки использовали внутреннюю базу знаний с инструкциями, ответами на часто задаваемые вопросы и описанием новых возможностей системы.

Развитие и обновление

После выхода обновлений сотрудники знакомятся с новыми возможностями системы на коротких вебинарах и демонстрациях. При необходимости организуется индивидуальное обучение. Ключевые пользователи — администратор системы и специалисты, которые ежедневно работают с договорами и финансовыми документами, — помогают коллегам в освоении новых функций и выступают проводниками изменений.

Предложения по развитию системы собираются через корпоративный чат и напрямую от пользователей. После анализа наиболее востребованные инициативы реализуются, чтобы продолжать соответствовать реальным рабочим потребностям.

Результаты и эффекты

Внедрение Directum RX дало возможность создать единую цифровую среду для работы с договорами и финансовыми документами. Система стала основной точкой взаимодействия сотрудников с документами, обеспечила прозрачность процессов, контроль сроков и единые правила согласования. Изменения затронули менеджеров по работе с контрагентами, юридическую службу, бухгалтерию, руководителей и топ-менеджмент.

В результате проекта компания:

• централизовала работу с договорами и финансовыми документами;
• обеспечила полный контроль маршрутов и статусов согласования;
• сформировала единый цифровой архив;
• ускорила поиск документов и исключила работу с неактуальными версиями;
• вовлекла в цифровые процессы всех руководителей, участвующих в согласовании документов.

Внедрение охватило около 100 сотрудников, включая менеджеров, бухгалтерию, юридическую службу и руководителей. В системе работают все участники процессов согласования, в том числе около 15 топ-менеджеров. Через Directum RX проходит 100% договоров и ключевых финансовых документов, что обеспечивает прозрачность движения документов на каждом этапе.

Проект также помог добиться измеримых изменений в рутинных процессах:

• средний срок согласования договоров сократился с 3–5 до 1–2 рабочих дней, а в отдельных случаях — с двух недель до 3–4 дней;
• трудозатраты сотрудников на поиск документов, пересылку версий и контроль согласований снизились примерно на 30–40%;
• административное сопровождение процессов сосредоточено у одного администратора вместо нескольких сотрудников.

Сами пользователи положительно оценили появление единой системы и отмечают понятный лист согласования, быстрый поиск документов, доступ к актуальным версиям и сокращение количества ручных операций. Для руководства система стала инструментом контроля сроков, статусов документов и ответственности на каждом этапе процесса.

Планы развития

В ближайшем будущем компания собирается продолжить автоматизировать внутренние процессы, совершенствовать маршруты согласования и инструменты контроля:

• тиражировать на другие подразделения решение «Регламентирующие документы»;
• перевести внутренние приказы в цифровой формат;
• оптимизировать маршруты согласования финансовых документов;
• развить аналитику по срокам и эффективности процессов.