Регистрация входящих документов

Каждую секунду в мире грустит как минимум один секретарь и делопроизводитель, наблюдая, как на электронную почту компании приходят новые письма. Они знают, что впереди их ждет регистрация входящих документов. За месяц в некоторые организации поступают сотни и тысячи бумаг, не считая приложений. Разберем, что включает обработка входящих документов, и как сделать ее проще.

Правила регистрации входящей корреспонденции устанавливает ГОСТ Р 7.0.8-2013. Ответственный сотрудник присваивает поступившему документу индивидуальный индекс и заносит данные в журнал учета. Есть несколько ситуаций, когда эта информация может потребоваться: при запросе от контролирующих органов, прохождении проверок государственных учреждений, судебных разбирательствах и пр.

Компания выбирает один из трех видов журнала регистрации входящих документов:

• бумажные книги учета;
• цифровые регистрационные формы, например, в Excel;
• электронная регистрация входящих документов в корпоративных системах.

Правила учета

Регистрация входящих документов в делопроизводстве подчиняется нескольким принципам:

1. Единичный учет. Номер корреспонденции присваивается один раз. При перемещении внутри компании уникальный индекс, зафиксированный в журнале, не меняется. Это справедливо как для распорядительной документации, так и для служебных записок.
2. Соблюдение сроков. Регистрация входящей корреспонденции должна происходить в день ее поступления, документа, созданного внутри компании. — не позднее следующего рабочего дня после визирования или утверждения.
3. Разделение учета. Секретарь или делопроизводитель должен вести отдельные журналы регистрации входящих документов. Фиксируются:
   • входящая корреспонденция;
   • исходящие документы;
   • распоряжения;
   • протоколы — отдельно для летучек и совета руководства;
   • внутренние служебные записки;
   • приказы — кадровые и по основной деятельности.
4. Ежегодное обнуление нумерации. Процесс стартует 1 января. Исключение — описи дел постоянного хранения.
5. Корректность данных. При регистрации входящих документов сотрудник должен указать все сведения из поступившей корреспонденции: суть письма, дату, контакт адресата, индекс и прочее. Данные должны фиксироваться максимально полно, чтобы не упустить важной информации и обращаться к ним в будущем.
6. Идентичность учета. Все поступающие в компанию документы регистрируют по единым правилам, форма ведения журнала на это не влияет.

Электронная регистрация входящей и исходящей корреспонденции

Когда ежемесячный поток входящих документов исчисляется сотнями, делопроизводитель сталкивается с рядом проблем:

• затягиваются сроки обработки;
• теряются важные данные;
• затягивается отправка, рассмотрение и исполнение документов их адресатами.

Крупные компании стараются оптимизировать обработку входящих документов. Как это можно сделать, покажем на примере ООО «Газпром трансгаз Томск». Предприятие цифровизировало регистрацию поступающих на электронную почту документов.

Теперь все электронные письма, имеющие вложения и поступающие на официальный адрес, автоматически проходят проверку. Если формат не соответствует заданным параметрам, или в письме имеется вредоносное ПО, специалисты службы корпоративной защиты получают соответствующее уведомление. Документы, прошедшие проверку, поступают в систему Directum и удаляются с почты.

В итоге компания упростила регистрацию входящих документов в делопроизводстве, снизила риски потерь данных, сэкономила время сотрудников. Важный результат — повышение уровня безопасности почтового сервиса благодаря оперативному обнаружению вредоносных программ и спама.

Выбирая формат работы с входящей корреспонденцией, ориентируйтесь на объемы поступающих документов. Компании с большим потоком писем предпочитают передавать выполнение ежедневных рутинных операций интеллектуальным механизмам. Например, Directum Ario One классифицирует, извлекает факты и распознает документы и другую информацию, освобождая время делопроизводителей и секретарей на другие задачи.