Росархив готовит новый Перечень о правилах хранения управленческих документов

Документ заменит действующий Перечень архивных документов государственных органов с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236. Проект планируют вынести на общественное обсуждение, а принять новый документ — в конце 2026 или начале 2027 года.

Действующий Перечень № 236 определяет виды управленческих документов и нормативные сроки их хранения и используется при проведении экспертизы ценности документов и составлении номенклатур дел.

После вступления в силу нового Перечня сроки хранения документов будут исчисляться по нему. Это значит, что организациям потребуется сопоставить свою номенклатуру дел с новыми требованиями:

• провести сравнительный анализ перечней, выделив новые блоки и категории;
• cопоставить сроки хранения старого и нового перечня и зафиксировать расхождения;
• актуализировать формулировки заголовков дел и индексов в рабочем экземпляре номенклатуры дел;
• использовать обновленный рабочий экземпляр как основу для изменений или новой номенклатуры;
• сформировать перечень выявленных изменений с оценкой их масштаба (количество дел, доля затронутых сроков) и согласовать со службой ДОУ, экспертной комиссией и руководителем.

Предметно оценить состав изменений и их влияние на работу организаций можно будет только после публикации документа, по предварительной информации, его опубликуют на сайте Росархива и на regulation.gov.ru для общественного обсуждения.

Основная нагрузка по новому документу ляжет на службы делопроизводства и архива, но коснется всех подразделений компании.

При этом до принятия нового нормативного акта организациям пересматривать номенклатуру на основании проекта не нужно.

Сейчас Перечень, утвержденный приказом № 236, еще продолжает действовать. При этом номенклатуру дел на следующий год нужно подготовить и утвердить до конца текущего года. Пока содержание нового документа неизвестно, можно заранее определить зоны изменений и подготовить порядок сверки. Поэтому уже сейчас организациям следует собрать данные о составе дел, уточнить их перечень и определить, какие документы и процессы могут затронуть новые требования.

Особое внимание уделить этому должны крупные компании, так как их номенклатура может включать тысячи позиций, а сроки хранения используются не только в самих документах, но и в справочниках информационных систем и архивных процессах.

После утверждения нового Перечня потребуется проверить связанные с ним данные и настройки, чтобы переход на новые требования не нарушил сложившиеся процессы.

Светлана Азароваметодолог-аналитик, эксперт направления электронных архивов Directum