«Русская медная компания» сократила время на согласование внутренних договоров на 30%

Цели и задачи

АО «РМК» уже использует решения Directum с 2013 года. Но с ростом объема внутренних договоров прежний порядок согласования перестал справляться с нагрузкой.

1. Двойное согласование. Документы между предприятиями проходили процесс дважды: сначала по маршруту первого предприятия, затем — второго. Сотрудникам приходилось по 2 раза рассматривать один и тот же договор.
2. Не было полной видимости у второй стороны. Документ инициировало одно из предприятий Группы РМК, а служба другого не видела его в Directum RX и не получала данные в своей учетной базе 1С.
3. Расхождения в финальных версиях. Пока договор проходил согласование по двум маршрутам, изменения вносили с обеих сторон. Итоговые экземпляры могли не совпасть, и процесс приходилось запускать заново.

Чтобы снять эти ограничения, в компании решили внедрить единый сквозной маршрут согласования внутренних договоров: унифицировать его для всей компании и при этом учесть особенности каждой стороны.

Проект должен был:

• убрать дублирование согласования;
• обеспечить параллельную работу всех сторон в едином информационном пространстве;
• исключить расхождения в финальных версиях договора;
• сократить срок полного цикла согласования;
• снизить трудозатраты.

Ожидаемый результат проекта — сократить время на согласование внутренних договоров на 30%.

Новый маршрут собрали на действующей архитектуре: использовали готовое решение «Договоры», ранее настроенные для компании сценарии работы и действующую интеграцию с 1С. Такой подход помог сохранить преемственность ИТ-инфраструктуры и быстрее перейти к новому процессу.

Решение

Команда проекта выстроила сквозной процесс согласования внутренних договоров с активным использованием no-code инструментов. Такой подход объединил участников с обеих сторон в общую цепочку действий. Работа организована как единая управляемая процедура, а не 2 независимых этапа.

Цикл запускается в момент создания карточки. Уже на старте система определяет тип договора, состав участников и правила проверки. Автоматический выбор маршрута помогает исключить ошибки в обработке документа.

Одна из ключевых функций — автоматическое создание в Directum RX «связанной» карточки договора. В нее переносятся общие реквизиты и актуальная версия документа. Сотрудникам не нужно вручную заводить второй документ и заносить те же данные — каждая сторона заполняет только свои реквизиты.

Далее договор переходит в стадию «параллельного согласования». Раньше документ последовательно проходил 2 независимых маршрута, теперь службы обоих предприятий работают с ним одновременно. Специалисты каждой стороны заполняют параметры договора для своей организации, и данные сохраняются в соответствующих карточках. Это помогает сторонам действовать синхронно и не ждать завершения согласования у другого участника.

Если в ходе рассмотрения появляются замечания, сотрудники обоих предприятий устраняют их напрямую друг с другом. Это сокращает число лишних итераций и ускоряет процесс.

При необходимости документ направляется на согласование в АО «РМК». Сотрудники привлекаются 1 раз и только после того, как стороны уже урегулировали замечания между собой.  Система формирует задачу на дополнительное согласование только в тех случаях, когда это действительно нужно.

После утверждения документ последовательно подписывают электронной подписью уполномоченные представители обеих сторон. В системе формируется единый финальный экземпляр договора — согласованный и подписанный всеми участниками. Это исключает расхождения в версиях и убирает ручную пересылку файлов.

Финальный этап — синхронизация и выгрузка данных. После подписания информация автоматически передается в 1С обоих предприятий. Это поддерживает актуальность информации для бухгалтерского и управленческого учета.

Тесное взаимодействие с командой заказчика ускорило проект. На подготовительном этапе специалисты АО «РМК» подготовили маршрут согласования и качественное техническое задание. Во время опытной эксплуатации — взяли на себя первичную обработку вопросов пользователей. За счет того, что процесс разворачивали на платформе Directum RX и опирались на готовое решение «Договоры», удалось сохранить преемственность ИТ‑архитектуры, быстрее адаптировать новую функциональность к реальной работе и обеспечить единое информационное пространство для согласования.

Результаты проекта

В «РМК» внедрили единый сквозной процесс согласования внутренних договоров на платформе Directum RX с интеграцией с 1С и использованием no-code-подхода.

После запуска процесса компания получила такие результаты:

• в сквозной маршрут согласования включили 26 структур;
• количество задач по утверждению документации сократилось на 30%;
• средняя длительность договорного цикла сократилась на 30%;
• трудозатраты на одобрение внутренних договоров снизились до 40%;
• сотрудники «РМК» больше не проверяют один документ дважды, а финальные версии договоров стали едиными для всех сторон.

Отдельный результат проекта — управляемость процесса. Все участники работают в одном маршруте, видят статус договора и не теряют контекст между этапами. За счет no-code-подхода маршрут можно развивать дальше без полной переработки логики.

Планы на будущее

В активной стадии реализации находятся два новых проекта:

• перенос процесса работы с доверенностями в Directum RX и интеграция с Контур. Доверенность;
• внедрение модуля для работы с конфиденциальными документами.

Исполнитель