«Титан-2» управляет кадровыми процессами и электронным подписанием в экосистеме Directum

О компании

«ТИТАН-2» — российский строительно-инжиниринговый холдинг федерального значения. В состав входят 8 профильных организаций, реализующих масштабные проекты в стратегически важных отраслях: атомной и тепловой энергетике, нефтегазовой и химической промышленности.

В портфеле холдинга — возведение высокотехнологичных объектов: от атомных энергоблоков и нефтеперерабатывающих комплексов до аэродромов, портовых сооружений, транспортной инфраструктуру и жилых кварталов.

Предпосылки

Процессы делопроизводства в холдинге — от работы с корреспонденцией до договорного и внутреннего документооборота — велись в разных системах: 1С, Outlook, Excel. Из-за этого было сложно консолидировать и учитывать документы, контролировать этапы их согласования и утверждения. Топ-менеджеры обрабатывали информацию в бумажном виде или через почту — это снижало скорость и прозрачность процессов.

C 2023 года компания внедряет цифровую платформу Directum RX: оптимизирует объемные бизнес-процессы, настраивает мобильные инструменты, минимизирует бумажный документооборот и переходит на электронное подписание документов.

Для заверения усиленной квалифицированной электронной подписью (ЭП) изначально в «ТИТАН-2» использовали классические USB-токены. Это было неудобно:

• чтобы подписать документы в Directum RX, требовались драйвер или лицензия КриптоПро;
• при подписании через мобильное приложение появлялись вопросы совместимости;
• сотрудники вне офиса не могли использовать ЭП, так как по требованиям безопасности подключение токена к удаленному компьютеру невозможно.

Недостатки этого способа электронного подписания негативно сказывались на реализации проектов холдинга.

Еще одной точкой снижения эффективности стал кадровый документооборот. Ежегодно отделы по работе с персоналом формируют тысячи разнотипных документов. До 2026 года не все кадровые процессы холдинга велись в электронном виде — часть выполнялась вручную или с ограниченной функциональностью системы. Это приводило к высоким затратам на кадровый документооборот, долгой обработке запросов и сильной загруженности сотрудников:

• график отпусков неделями составлялся в Excel и оставался формальным документом — сотрудники его не придерживались;
• руководители отделов тратили много времени на контроль реальных отпусков, пересечений;
• из-за подписания большого количества бумажных документов было непросто оперативно вызвать сотрудника из отпуска или поручить сверхурочную работу;
• бухгалтерам было сложно передавать расчетные листки сотрудникам, не нарушая при этом конфиденциальности информации.

Цели и задачи

Чтобы упростить ежедневную работу команд, избавиться от неэффективных ручных операций и повысить надежность хранения и передачи данных, решили перевести наиболее трудоемкие кадровые процессы и электронное подписание документов на платформу экосистемы Directum.

Ожидаемый эффект от внедрения:

Трансформация процесса электронного подписания	Изменения в управлении кадровыми процессами и документооборотом
удаленное подписание документов с соблюдением требований безопасности	полный отказ от бумажного документооборота
отказ от затрат на закупку и обслуживание USB-токенов и лицензии «КриптоПро»	ускорение кадровых процедур в несколько раз
быстрое согласование документов между территориально распределенными подразделения	повышение прозрачности и контроля
отсутствие рисков утраты документов и носителей информации	удобство для сотрудников и кадровиков
централизованный аудит подписанных электронных документов	гибкость системы под меняющиеся требования

Решение

Подписание облачной ЭП за 10 секунд

Проект разделился на два этапа: интеграция с Контур. Подпись и интеграция с Корпоративным центром регистрации (КЦР).

Интеграция с Контур. Подпись

Для облачного подписания компания выбрала Контур. Подпись с развернутым API. Добавили сертификат, выпускаемый в Корпоративном центре регистрации компании, загрузили открытую часть в систему Directum. Сертификат хранится на серверах удостоверяющего Центра в Контуре, и срок его действия 15 месяцев (вместо 12 для токенов).

Сохранили привычные для сотрудников внешний вид и алгоритм действий:

• авторизация через пуш-уведомление на телефоне занимает меньше 10 секунд;
• приходит задача в системе;
• остается кликнуть в интерфейсе «Подписать»;
• документ уходит дальше по настроенному маршруту.

Для защиты от утечек сотрудники отправляют только хеш-сумму, а не сам файл. Дополнительный контроль обеспечивает DSS: операции регистрируются в журнале, можно отследить подписанные документы. Также доступны удаленный перевыпуск и простая настройка сертификатов.

Интеграция с Корпоративным центром регистрации

Холдинг состоит из нескольких десятков дочерних обществ с головной организацией, но все работают на одном домене. На начало 2026 года в системе объединились 12 юрлиц холдинга, включая «ТИТАН-2», к концу года планируется добавить еще 8.

Чтобы работники всех организаций могли работать с подписью в одном окне, настроили интеграцию с Корпоративным центром регистрации, который необходим для:

• выпуска сертификатов ЭП на рабочих местах вместо визитов в офисы Удостоверяющего центра;
• контроля сроков действия сертификатов и ведения реестра выпущенных и отозванных;
• упрощения работы с государственными информационными системами, например, ФНС, ЕГАИС, «Честный знак», «Госуслуги».

На случай отсутствия подписанта настроили модуль доверенностей. Процесс оформления доверенностей и сертификатов запускается по служебной записке.

Цифровая трансформация кадровых процессов и документооборота

На первом этапе автоматизировали самые трудоемкие процессы, касающиеся почти 8 тыс. сотрудников холдинга. Доступ к КЭДО настроили через личный кабинет, зайти в который можно со стационарного компьютера и любого мобильного устройства.

1. Управление отпусками. Система формирует и рассылает сотрудникам задачи на заполнение графика, ознакомление с приказом об отпуске и подписание документа. Отмечает пересечения, некорректные даты и сроки. Руководители получают готовый документ и видят всю картину в реальном времени.
2. Перевод сотрудников и интегрированная стимулирующая надбавка (ИСН). Все действия проходят в системе. В любой момент можно посмотреть условия перевода, результат аттестации, наличие рабочего места, зарплату до и после и т. д.
3. Работа в выходной день и сверхурочно. В единой системе запускается служебная записка, сотрудник электронно подписывает согласие, информация поступает в отдел кадров и бухгалтерию.
4. Рассылка расчетных листов. Расчетные листы автоматически формируются в системе и в два клика рассылаются всем сотрудникам, согласившимся на КЭДО.
5. Ознакомление с ЛНА. Сотрудникам не нужно ходить в отдел кадров, чтобы изучить нормативный документ. Вся информация доступна в личном кабинете.

За основу взяли коробочные решения как наиболее оптимальный вариант, а затем настроили их под особенности бизнес-процессов строительного гиганта.

• Сложная ролевая модель: реализована вычисляемая роль «Сотрудники ОК», которая используется для выделения группы сотрудников отдела кадров (виртуального сотрудника), с настройками для семи уровней подразделений.
• Безопасность: внедрено разграничение доступа к персональным данным и сложное встраивание аутентификации через Keycloak.
• Мобильность: закрыто требование о подписании документов облачной УКЭП прямо в приложении Directum Solo.
• Интеграция: настроена бесшовная передача данных с 1С: ЗУП (персональные данные, кадровые события).
• Уникальная логика: от алгоритмов вычисления ответственных за графики отпусков до гибких сроков согласования отзыва из отпуска.

Результаты

Электронная подпись

Внедрение облачной электронной подписи и отказ от классических USB-токенов помогли «ТИТАН-2» ускорить бизнес-процессы и повысить их прозрачность, организовать работу с документами на единой цифровой платформе. В холдинге отмечают: удобство использования облачной подписи способствовало росту доверия к ЭП среди руководства и повышению цифровой грамотности сотрудников.

Экономический эффект:

• уменьшение затрат на поддержку инфраструктуры на 30%;
• сокращение времени на согласование документов на 40–50%;
• подписание документов быстрее на 80%;
• экономия на лицензиях благодаря единому договору с «СКБ Контур»;
• снижение затрат на ИТ-поддержку.

Кадровый электронный документооборот

Электронные документы защищены от потери и порчи, есть резервное копирование. Если меняются нормативы, законодательство или внутренние регламенты, система адаптируется к изменениям без остановки работы. Все участники кадровых процессов видят статус документа в режиме реального времени.

Экономический эффект:

• 7500 сотрудников холдинга используют личный кабинет Directum HR Pro для подачи заявлений и доступа к документам;
• 150 одновременных пользователей (кадровики, руководители, администраторы) работают в системе ежедневно;
• сроки согласования кадровых документов сократились в несколько раз;
• формирование графика отпусков занимает часы вместо недель;
• пакет документов для контролирующих органов готовится за минуты.