Умное делопроизводство на базе Directum RX в крупной нефтяной компании

Предпосылки и цели

В 2023 году у компании сменилась головная организация. Как следствие, преобразовались бизнес-процессы. Потребовалась новая импортонезависимая система, которая поможет организовать электронный документооборот и оптимизировать работу.

Решение

Руководство компании провело детальное исследование рынка отечественного ПО. Анализировали несколько систем, включая «1С:Документооборот». В результате приняли решение в пользу цифровой платформы управления компанией Directum RX. Преимущества, которые стали ключевыми при выборе:

• возможности low/no-code адаптации;
• встроенный искусственный интеллект;
• обширный опыт вендора по работе с нефтегазовым сектором.

Внедрение заняло 12 месяцев, опытно-промышленная эксплуатация — 6 недель. Работы разделили на 2 этапа. Сначала команда проекта из «коробки» внедрила решение «Делопроизводство». Затем с помощью no-code-инструментов создали новые модули и перенесли в цифру:

• оформление служебных кадровых записок;
• работу с локальными нормативными документами (ЛНД);
• создание заявок на пропуска для службы безопасности.

Делопроизводство

В коробочное решение на платформе Directum RX перенесли работу со входящей и исходящей корреспонденцией, внутренними документами, поручениями, приказами, распоряжениями и протоколами. Настроили распознавание и классификацию документов через интеллектуальные сервисы Ario.

Кадровые записки

Специфика ИТ-инфраструктуры компании ограничивает возможность внедрения полнофункционального КЭДО. При этом персонал и руководство сталкивались со всеми минусами бумажного кадрового документооборота: долгим согласованием и подписанием заявлений и договоров, задержками при оформлении на новую должность, рисками потери документов.

Поэтому с помощью инструментов low-code и no-code-настройки Directum RX команда проекта создала отдельный модуль «Кадровые служебные записки» (КСЗ). Через него весь персонал компании может работать с документами:

• по приему, переводам и повышению;
• по организационным изменениям;
• по обучению;
• обходными листами;
• кадровыми заявлениями;
• заявлениями на отпуск.

Локальные нормативные документы (ЛНД)

Часть ЛНД создается внутри нефтяной компании, часть — поступает из головной организации. С учетом этой специфики на базе решения «Регламентирующие документы» разработали функциональность для создания, согласования и открытого обсуждения локальных нормативных документов.

Теперь ЛНД «живут» не в Microsoft SharePoint и Excel-таблицах, а в надежном ПО, где генерация карточек происходит автоматически: данные и файлы импортируются в систему без ручного ввода.

Пропуска

Для службы экономической безопасности организовали цифровое оформление заявок на создание пропусков. Добавили 6 новых видов служебных записок:

• на оформление пропуска на парковку;
• на въезд и выезд автотранспорта;
• на ввоз или вывоз объектов подрядчиком или сотрудником;
• на получение пропуска или дубликата пропуска;
• на открытие для сотрудника или подрядчика дополнительного доступа в помещения;
• о прибытии делегации.

Для каждого вида настроили собственную карточку и маршрут согласования.

Обучение

Чтобы помочь персоналу адаптироваться к переменам, на каждом из этапов внедрения компания организовала обучение по работе в системе. Начинали с офлайн-занятий, затем стали проводить вебинары, записи которых сотрудники сейчас используют как подробные интерактивные инструкции для каждого сценария.

Результаты и планы по развитию

Из прежней системы мигрировали 2,5 тыс. документов. Компания получила масштабируемое, импортонезависимое и безопасное ПО для цифровизации бизнес-процессов. В Directum RX перевели полный цикл делопроизводства: от работы с входящими письмами до заявок в службу экономической безопасности. Интеллектуальные сервисы распознают документы и помогают их классифицировать. Создание карточек ЛНД на платформе происходит автоматически.

2,8 тыс. сотрудников работают в Directum RX. Документы, связанные с обучением, организационными изменениями и обходными листами, приобрели формат кадровых служебных записок, сотрудники подписывают их простой электронной подписью. За 6 недель опытно-промышленной эксплуатации пользователи создали в системе больше 2,8 тыс. таких документов.

На следующий этап внедрения запланировали цифровизацию управления проектами и согласования доверенностей, запуск конфиденциального делопроизводства, создание корпоративного портала с доступом к базе знаний.