Управление капитального строительства Республики Башкортостан будет работать в системе DIRECTUM

Генеральный партнер DIRECTUM — компания «Интернет Технологии» — приступает к внедрению системы DIRECTUM в ГКУ «Управление капитального строительства Республики Башкортостан». В результате проекта внедрения к работе в системе будут подключены все сотрудники Управления.

Государственное Казенное Учреждение (ГКУ) «Управление капитального строительства Республики Башкортостан» обеспечивает оказание государственных услуг, выполнение работ и исполнение государственных функций в области строительства и архитектуры. Работа учреждения непосредственно зависит от документационного обеспечения и связана с постоянным движением проектной и нормативной документации. Расширение деятельности Управления привело к тому, что объем документооборота значительно увеличился, затруднился обмен документами между сотрудниками и подразделениями, появился избыток бумажных копий.

В организации возникла потребность в универсальной системе электронного документооборота, которая бы позволила эффективно управлять бизнес-процессами, обеспечила прозрачность работы и упростила взаимодействие. В качестве решения была выбрана система DIRECTUM, предложенная компанией «Интернет Технологии».

Внедрение стартовало в сентябре 2011 года при непосредственном участии руководства Управления. Задачами проекта стали:

• оптимизация работы и разгрузка сотрудников, участвующих в делопроизводстве;
• создание электронного хранилища, исключающего потери документов и повышающего информационную безопасность;
• создание функциональной и прозрачной системы контроля исполнения поручений;
• оптимизация и автоматизация процессов движения документов, сокращение объемов бумажного документооборота.

Решение будет основано на функционале Базовых модулей DIRECTUM, модулей «Канцелярия» и «Управление договорами». Кроме того, в рамках проекта запланирована интеграция DIRECTUM с механизмом приема обращений граждан и организаций на сайте Управления. Система позволит в автоматическом режиме высылать уведомление о поступлении обращения на сайт ответственному лицу для дальнейшей регистрации данного обращения. Также будет проведена интеграция DIRECTUM со справочником «Контрагенты» системы «1С: Предприятие».

В октябре 2011 года планируется завершение проекта внедрения. К этому времени в DIRECTUM будут работать все сотрудники Управления — 40 пользователей, включая руководство, которое получит возможность подписывать документы с помощью визирующей и утверждающей ЭЦП. Работа сотрудников, находящихся в командировках в других городах, будет осуществляться через веб-доступ.

Таким образом, с помощью DIRECTUM будет создана современная информационная система, которая позволит оптимизировать все внутренние процессы организации, обеспечит их прозрачность и управляемость. В дальнейшем руководство Управления планирует развивать систему, автоматизировать новые процессы и подключать новый функционал.