«Золотой» проект DIRECTUM на Камчатке

Внедрение ECM-системы в АО «Золото Камчатки» позволит повысить эффективность в работе с договорами, приказами и регламентами по основной деятельности. В планах компании автоматизация блока «Управление закупками» и процессов канцелярии.

АО «Золото Камчатки» (Группа компаний «Ренова») — крупное золотодобывающее предприятие, входит в ТОП-10 по объёму добычи в РФ, которое владеет 9 лицензиями на разработку золоторудных месторождений на полуострове. Для постоянного расширения ресурсной базы и ее эффективного освоения в компании реализуется перспективная программа геологоразведочных работ.

Оптимизация деятельности затронула многие сферы, в том числе и выстраивание процессов взаимодействия и документооборота.

Ожидания от системы

Главные цели внедрения ECM-системы на предприятии — сделать безопасной работу с корпоративными документами и повысить контроль за их движением.

Выбранные ориентиры позволили выделить следующие задачи:

1. Создание единого архива документов с возможностью гибкого разграничения доступа.
2. Формирование единого реестра договорных документов с возможностью группировки и сортировки по необходимым параметрам.
3. Возможность создания документов по шаблонам.
4. Быстрое согласование документов и возможность контроля сроков.
5. Сохранение истории работы с договорами, возможность учета и анализа изменений содержания с поддержкой версионности.
6. Удобная аналитика по договорной работе.

Выбор DIRECTUM

DIRECTUM была выбрана как ECM–платформа, которая имеет более 100 готовых решений. С их помощью можно автоматизировать сквозные процессы компании, например, управление закупками, обмен электронными документами внутри организации и с внешними контрагентами.

Ход внедрения

В августе 2016 года началось исследование, проектирование системы и разработка прототипа. Они заняли у команды проекта чуть более месяца.

Следующим этапом стала модификация системы под потребности компании, и уже в ноябре началась опытно-промышленная эксплуатация, в ходе которой специалисты компании-вендора оперативно вносили в систему доработки по пожеланиям пользователей.

С декабря «Золото Камчатки» работает в DIRECTUM и с помощью системы заключает договоры от всех обществ группы компаний. На данный момент в системе работают около 100 пользователей.

В ходе проекта были внедрены модули «Канцелярия» и «Управление договорами», что позволило автоматизировать:

• работу с приказами по основной деятельности (оформление, согласование, подписание, регистрация, исполнение, ознакомление);
• работу с договорными документами (оформление, согласование, подписание, регистрация, контроль возврата).

АО «Золото Камчатки» намерено продолжать процесс автоматизации своей деятельности, используя для этого информационные продукты DIRECTUM.