Импортозамещение
в Правительстве Вологодской области:
переход на Directum RX
4000
пользователей
350
бюджетных учреждений
>300000
документов мигрировано
Правительство Вологодской области — высший исполнительный орган государственной власти региона, возглавляемый губернатором.
Цели и задачи проекта
В 2013 году в Правительстве Вологодской области прошел масштабный проект цифровизации. В результате все государственные служащие — более двух тысяч пользователей — начали работать в единой цифровой экосистеме.
В регионе выстроили три направления:
- документооборот для органов исполнительной государственной власти: сотрудников правительства, департаментов, а также губернатора области;
- работа с обращениями граждан и организаций;
- документооборот для подведомственных учреждений.
В 2020 году началась подготовка к новому проекту — миграции подведомственных учреждений на импортонезависимую систему Directum RX, которая входит в Единый реестр отечественного ПО (запись № 4499). Миграция СЭД проходила в несколько этапов.
Первый этап: переход на Directum RX в подведомственных учреждениях
Задачи этапа:
- Импортозамещение. Переход на Linux, PostgreSQL и «Мой Офис».
- Миграция 100% исторических данных по документам, поручениям, пользователям и организациям, а также справочной информации.
- Оптимизация бизнес-процессов и интеграция между системами региона с сохранением удобства и прозрачности работы.
- Разработка технологии миграции для дальнейшего перехода Правительства на Directum RX.
Решение задач
Региональный документооборот. Для органов исполнительной государственной власти Вологодской области и подведомственных учреждений настроили сквозной процесс работы с поручениями. Теперь поручения высших должностных лиц поступают ответственным в Directum RX.
Интеграция. Команда внедрения выстроила прозрачный межведомственный процесс согласования документов с подписанием и регистрацией. В правительстве региона исключили передачу проектов писем на бумаге и по электронной почте.
Чтобы в перспективе уйти от десктопных офисных приложений и ускорить импортозамещение, была настроена работа с документами в интерфейсе «МойОфис Частное облако».
Миграция. Перенос данных провели в несколько шагов согласно почасовому плану, который помог эффективно проконтролировать все этапы миграции. Результат — готовая к работе импортонезависимая система на базе Directum RX с полным набором данных. В новую СЭД перешли 100 % документов, все справочники и внутренние механизмы системы, поручения, нормативно-справочная информация.
Обучение. Проходило в формате вебинаров и было привязано к этапу миграции, чтобы сотрудники сразу после обучения смогли применить полученные знания и приступить к работе в системе.
Второй этап: импортозамещение в ОИВ
В 2022 году на импортонезависимое ПО перешли органы исполнительной власти области. Для успешной адаптации системы команда проекта разработала новые решения.
Региональный документооборот с межведомственным в одном решении
Ранее для обмена документами с внутренними (региональными) и внешними контрагентами использовались два отдельных механизма — система межведомственного электронного документооборота (МЭДО) и система регионального документооборота (РДО).
С помощью нового решения «МЭДО» специалисты настроили юридически значимый обмен служебной корреспонденцией между подведомственными учреждениями и органами исполнительной власти, согласование и подписание документов, а также отправку поручений между системами. Ежедневно участники процесса передают друг другу порядка 600-800 пакетов корреспонденции.
Администраторы работают с процессами обмена (поручения, согласования, МЭДО) в отдельном модуле «Интеграция», без необходимости переключаться между интерфейсами систем.
Рисунок 1. Обложка модуля «Интеграция с МЭДО»
Индивидуальный подход к миграции данных
Для точечной миграции исторических документов прямо из интерфейса Directum RX команда создала специальную утилиту. Найти документ для импорта можно по его ИД (идентификатору), части имени или номеру. При этом вместе с документом переносятся все версии, электронные подписи и права доступа на него.
Рисунок 2. Карточка импортированного документа
Результаты проекта
Региональный орган власти перешел на импортонезависимую систему для управления цифровыми процессами и документами и сохранил объем накопленных данных.
Сегодня в Directum RX работают:
- правительство области во главе с губернатором и его заместителями, а также 10 структурных подразделений;
- 28 органов исполнительной государственной власти области;
- 73 органа местного самоуправления;
- более 256 областных подведомственных учреждений.
Следующий этап дорожной карты — горизонтальное расширение систем и охват большего количества государственных служащих в 2023 году. К электронному документообороту планируется подключить пользователей в муниципальных районах, городских округах и сельских поселениях.
Исполнитель
СТАРКОВ Групп — генеральный партнер компании Directum.
Остались вопросы? Напишите нам
Узнайте больше о решениях Directum. Закажите консультацию или запросите дополнительную информацию. Специалисты компании свяжутся с вами.
