Организация цифровых бизнес-процессов с оглядкой на ценность человеческого труда

О компании

АО «ОДК-Авиадвигатель» — российское конструкторское бюро-разработчик газотурбинных двигателей для авиации, а также промышленных газотурбинных установок (ГТУ) и электростанций на базе авиационных технологий. КБ имеет собственную инженерно-технологическую школу. За 82 года существования КБ разработано более 70 типов двигателей, из которых 41 тип (60%) производился серийно. В разное время моторостроительными заводами страны изготовлено более 85-ти тысяч двигателей разработки пермского КБ. Пермские двигатели поднимали на крыло лучшие самолеты Поликарпова, Лавочкина, Туполева, Ильюшина, Антонова, вертолеты Яковлева, Миля.

80 лет
на рынке двигателестроения
70 типов
двигателей разработано за всю историю конструкторского бюро
>85000
двигателей выпущено

Сегодня пермскими двигателями оснащены все современные отечественные пассажирские и грузовые самолеты типа «Ту» и «Ил». Эти авиалайнеры надежны, безопасны, соответствуют всем современным и перспективным экологическим нормам и могут без ограничений летать во все страны мира. Самолеты с пермскими двигателями находятся на вооружении авиакомпаний: «Волга-Днепр», «Авиастар-Ту», Silk Way Airlines, Cubana, Air Koryo и др. Пермские двигатели поднимают в небо самолеты «Специального летного отряда «Россия» Администрации Президента РФ.

Больше информации

С 2011 года АО «ОДК-Авиадвигатель» планомерно переводит в цифровой вид свои бизнес-процессы. Начав с автоматизации делопроизводства и договорной деятельности, сегодня компания пришла к масштабному охвату процессов и сотрудников — работа с закупочной и технической документацией, автоматизация совещаний и отказ от бумажных служебных записок. В системе Directum организовано не только хранение документов, каждое согласование строго регламентировано, показатели эффективности и исполнение принятых решений находятся под контролем руководителей.

Понимая ценность человеческого труда, руководство «ОДК-Авиадвигатель» приняло решение о внедрении интеллектуальных сервисов. Так компания стала инноватором в применении современных технологий, а решение на основе искусственного интеллекта снижает нагрузку на сотрудников, минимизируя трудоемкость занесения и регистрации документов в систему, и ускоряет поиск нужной информации.

Подразделения нашей компании расположены на территории пермского моторостроительного комплекса, его корпуса находятся на значительном расстоянии друг от друга. До внедрения электронного документооборота ответственные сотрудники самостоятельно относили документы всем согласующим. А в результате — процесс согласования затягивался, официальные документы могли теряться, обработка корреспонденции требовала больших временных затрат.
Дан Олейников
Начальник бригады поддержки информационных систем управления документооборотом

Процессы автоматизировали поэтапно:
каждая итерация — конкретные задачи с определенным эффектом

2011
2012

О необходимости перехода на электронное взаимодействие руководство АО «ОДК-Авиадвигатель» задумалось более 10 лет назад.

В 2011 году руководство предприятия поручило отделению информационных технологий внедрить систему для цифровизации документооборота. Анализировались возможности разных систем, но особое внимание уделялось нескольким критериям:

  • возможность массового перевода большого потока бумажных документов в электронный вид;
  • удобство использования электронной подписи (ЭП) для визирования документов;
  • наличие интеграционных решений для взаимодействия с действующими информационными системами;
  • возможность самостоятельного сопровождения и развития системы.

Система Directum в полной мере удовлетворила перечисленным критериям. В конце 2011 года стартовал проект. Ключевые принципы внедрения определили в самом начале проекта, помогли собственный опыт специалистов АО «ОДК-Авиадвигатель» и технологии вендора.

01
Для каждого автоматизируемого процесса — свой ответственный сотрудник, который координирует работы по созданию проектной документации.
02
Активное участие руководства в реализации проекта. Окончательные решения принимаются методическим советом в составе заместителя генерального директора, директора по ИТ, персоналу, правовым вопросам, а также начальников отделов.
03
Максимальная унификация процессов в части подготовки и создания документов.
04
Адаптация интерфейса системы под выполняемые задачи и минимизация действий пользователя.

В первую очередь в цифровой вид перевели работу с входящей и исходящей корреспонденцией, затем в систему Directum перешло согласование договоров, а управление организационно-распорядительной документацией было разбито на подпроцессы: «Планы/протоколы/решения» и «Согласование приказов и распоряжений», — каждый бизнес-процесс учитывал особенности компании.

Создан единый электронный архив несекретных документов
Сократилось время на обработку документов
Обеспечен быстрый поиск документов и исключены потери
Обеспечен быстрый поиск документов и исключены потери
2013

Новый этап развития системы охватил работу с иностранной корреспонденцией, а также согласование и утверждение служебных записок. Расширение действующей функциональности системы легло на плечи специалистов АО «ОДК-Авиадвигатель».

Кроме того, для более удобного взаимодействия пользователей была налажена интеграция с корпоративным мессенджером Microsoft Lync: появилась возможность оперативно собирать мини-конференции в онлайн-формате, мгновенным сообщением в один клик можно попросить коллегу освободить документ, быстро узнать информацию о сотруднике из контекстного меню — на месте ли он и какой у него рабочий номер телефона.

Организована работа со служебными записками в цифровом виде
Обеспечено удобное и оперативное взаимодействие пользователей
2014

В апреле 2014 года перед отделением информационных технологий поставили цель перевести в электронный вид согласование закупочной документации и протоколов закупки. В первую очередь был создан единый электронный архив закупочных документов — структурированное хранение облегчает поиск информации, а права доступа гарантируют соблюдение конфиденциальности там, где это требуется.

Для удобства пользователей в системе настроены специальные маршруты согласования закупочных документов с определенным порядком согласующих и жесткими сроками. Таким образом, в систему Directum в полной мере перенесены утвержденные регламенты АО «ОДК-Авиадвигатель».

Создан электронный архив документов по закупкам
Согласование в системе строго регламентировано
За счет прав доступа соблюдается конфиденциальность
Найти нужный документ можно за считанные секунды
2015

К 2015 году в АО «ОДК-Авиадвигатель» уже сформировались четкое представление, как достигнуть максимальной эффективности в автоматизируемых процессах. Опираясь на полученный опыт эксплуатации системы и предложения пользователей, в системе Directum максимально задействовали механизм «Мастер действий». Так, пользователи, запуская типовой регламентированный процесс, следуют указанием системы шаг за шагом.

На основе процесса по согласованию служебных записок был разработан специальный маршрут для согласования технических заданий, технических требований и программ.

Система выдает подсказки пользователям при запуске сложных процессов
Ускорено согласование технических заданий, требований и программ
2016

Часть значительную долю рабочего времени руководителей занимают совещания, поездки и деловые встречи. Чтобы обеспечить доступ к рабочим процессам вне рабочего места и возможность работы офлайн, в 2016 году было принято решение о внедрении мобильных приложений Directum Solo и Directum Jazz. Всего 2 месяца потребовалось команде, чтобы пересмотреть процессы и адаптировать мобильные приложения под задачи руководителей АО «ОДК-Авиадвигатель».

Руководители в первые же месяцы использования Directum Solo отметили значительное ускорение работы с поручениями и удобство согласования и подписания документов ЭП.

Развитие системы не останавливается — реализуются пожелания пользователей, оптимизируются действующие процессы. Так, в систему перенесли согласование доверенностей, технико-экономических обоснований — в каждом случае учтена вся специфика направления. В Directum работают сотрудники практически всех подразделений АО «ОДК-Авиадвигатель», в том числе высшее руководство.

>2000
пользователей в системе Directum
до 2
дней сократились сроки согласования протоколов, планов, решений
2400
заданий обрабатывается в системе за 1 день

Одно из ключевых направлений, которое находится в работе у отдела информационных технологий сегодня — это внедрение интеллектуальных сервисов для снижения трудоемкости ручных процедур, которые вынуждены выполнять пользователи.

В 2018 году сотрудники службы делопроизводства АО «ОДК-Авиадвигатель» одними из первых опробовали в работе интеллектуальные сервисы Directum Ario. Сегодня решение на базе искусственного интеллекта помогает сразу в нескольких областях:

Классификация и регистрация документов

При занесении документов в систему сервисы Ario автоматически определяют вид документа, извлекают данные и создают регистрационные электронные карточки, заполняя поля извлеченными реквизитами. Делопроизводителю остается лишь проверить корректность представленной информации. Так, общая трудоемкость операций по регистрации документа снижается на 15-20%.

Умный поиск

Решение Умный поиск работает с применением интеллектуальных сервисов и объединяет преимущества атрибутивного и полнотекстового поиска. Запросы можно вводить на естественном языке — не нужно точных реквизитов и дат. Пользователи сразу оценили встроенные подсказки и высокую точность результатов поиска — нужные документы всегда оказываются в первых строчках выдачи, а опечатки и неправильная раскладка клавиатуры исправляются автоматически.

«Перед многими промышленными предприятиями стоит задача перехода к цифровому производству, и одним из ключевых компонентов информационных систем станут программы на основе искусственного интеллекта. Они будут автоматизировать рутинные операции пользователей, анализировать информацию, помогать в принятии решений.
Directum Ario наглядно демонстрирует, что интеллектуальные сервисы уже становятся реальностью, а их применение может давать полезный эффект уже сейчас».
Дан Олейников
Начальник бригады поддержки информационных систем управления документооборотом

Интеграция с ИТ-окружением:
сквозные бизнес-процессы — основа продуктивного взаимодействия

В АО «ОДК-Авиадвигатель» реализовано несколько интеграционных решений:

  • Active Directory передает в систему учетные данные пользователей;
  • MS Lync Server используется для оперативной связи участников бизнес-процесса без дополнительных окон и поиска;
  • корпоративный портал на платформе SharePoint 2013 быстро знакомит сотрудников с утвержденными новыми организационно-распорядительными документами;
  • учетная система предприятия «Навигатор» содержит справочники по работникам и подразделениям в модуле «Кадры», а также коды затрат из АРМ «Финансы» — все эти данные синхронизируются между учетной системой и Directum.

Отдельно стоит упомянуть, что в рамках работ по созданию системы обмена документами и поручениями среди предприятий «Объединенной двигателестроительной корпорации» успешно реализован обмен письмами и работа с поручениями головной организации — АО «ОДК».

Опыт работы с пользователями и планы по развитию

Используя в работе разнообразные системы, пользователи, особенно старшего поколения, не сразу принимают новое решение. В каждой системе свой интерфейс, особые принципы и множество нюансов, которые нужно учитывать.

«В первое время после запуска системы большинство пользователей предпочитало звонить консультантам, а не читать инструкции. Несколько месяцев количество обращений в день исчислялось несколькими сотнями звонков, сообщений, заявок в службу поддержки и личными обращениями. Тем не менее, полученный эффект от внедрения системы перекрыл перечисленные недостатки».
Дан Олейников
Начальник бригады поддержки информационных систем управления документооборотом

Приняв во внимание накопленный опыт, при следующем обновлении системы Directum отдел информационных технологий АО «ОДК-Авиадвигатель» заранее готовил сотрудников к этому. Пользователям рассылались видеоматериалы по новому интерфейсу, проводились ознакомительные семинары. Первые дни хоть и оказались насыщенными на обращения и вопросы, но за неделю опытной эксплуатации сотрудники адаптировались к новой версии.

Система Directum меняется, постоянно развивается — внедренные процессы дорабатываются под новые реалии. Согласование большей части документов по общей деятельности предприятия переведено в цифровой вид (работа с конструкторскими и технологическими документами, а также документами, касающимися производства и сборки продукции, ведется в специализированных системах), однако остаются и новые области, которые планируется автоматизировать:

  • внедрение процессов по сбору заявок на прием и подбор кадров, рассмотрение резюме и выбор кандидата, прием и увольнение сотрудников;
  • разработка удобных отчетов по работе сотрудников в системе;
  • развитие умного поиска на основе Directum Smart Search для поиска документов и информации по всем системам предприятия.

В системе Directum работают сотрудники практически всех подразделений компании, в том числе высшее руководство. Всего зарегистрировано более 2000 пользователей.

Важно отметить, что система получила столь успешное развитие и применение в процессах компании при активной поддержке руководителей всех звеньев. Активная позиция, интерес к трендам в области ИТ и стремление улучшать деятельность — ключевые составляющие успешного проекта.

Заказать анализ
и презентацию проекта

Наш специалист свяжется с вами: расскажет о практике крупных проектов автоматизации,
возможностях системы Directum и ответит на ваши вопросы.

0
Связаться
с нами

Оставьте свои контактные данные и мы свяжемся с вами