Цифровая трансформация документооборота в ПАО «Сургутнефтегаз»

Проекты ПАО «Сургутнефтегаз» наглядно показывают эффект от синергии бизнеса и ИТ-решений на базе системы Directum
Сотрудничество компании ПАО «Сургутнефтегаз» и Directum направлено на развитие системы управления документами и процессами для повышения эффективности работы и контроля в соответствии с политикой компании и требованиями законодательства.

В условиях развития основного производства, расширения географии подразделений ПАО «Сургутнефтегаз» важно сокращать издержки, оптимизировать производственные процессы, в том числе, в части управления документами.

О компании

ПАО «Сургутнефтегаз» — одна из крупнейших частных вертикально интегрированных нефтяных компаний России. Ключевыми направлениями деятельности являются: поиск, разведка и добыча углеводородного сырья, строительство объектов инфраструктуры, переработка и транспортировка нефти и газа, сбыт нефтепродуктов.

99.3%
уровень использования
попутного нефтяного газа
22%
поисково-разведочного
бурения в России
17%
объема эксплуатационного
бурения в России
11%
объема добычи нефти
в России

История развития проекта

Планомерные шаги по автоматизации управленческого документооборота велись давно, но, учитывая масштабы компании, процесс этот шел эволюционно. В 1996 году стартовал первый проект автоматизации — внедрялась программа простого учета бумажных документов на уровне аппарата управления. Затем была внедрена система электронного документооборота, которая позволила перейти на электронные журналы регистрации, единую номенклатуру дел, однократную регистрацию и контроль за исполнением документов на верхнем уровне  руководством компании и структурных подразделений. А с января 2014 года компания начала новый виток развития и сегодня успешно использует систему Directum.
Охват пользователей
420
Охват процессов
Организационно-распорядительный документооборот: только регистрация
 
Показатели
Только бумажные документы

Ключевые требования выбора системы

Для соблюдения принципов управления документами корпоративная система должна обеспечивать:

  • интеграцию с единой информационной системой ПАО «Сургутнефтегаз»;
  • автоматизацию полного цикла обработки любого вида документа — от создания до уничтожения;
  • поддержку документооборота сквозных процессов компании, которые могут протекать в различных информационных системах;
  • централизованное хранение документов, формирующихся в различных системах.

Условия успешного внедрения

1. Охват.
Технологии и инструменты работы с документами должны быть доступны всем пользователям компании в соответствии с выполняемыми функциями.
2. Поступательное движение в сторону электронного документооборота.
Несмотря на тенденции рынка, существуют внешние и внутренние факторы, которые требуют постепенного внедрения технологий и поддержки бумажного документооборота.
3. Баланс технологий.
Требуется золотая середина между сложностью технических решений и функциональной простотой.
4. Адаптация пользователей.
Важно проводить тематические конференции для пользователей, готовить видеоинструкции, различные рассылки с напоминаниями и советами по работе в системе.

Интеграция Directum в единую информационную систему

У любого крупного промышленного предприятия особое место в ИТ-инфраструктуре занимают системы класса ERP. Интеграция Directum с автоматизированными системами управления производственными, финансовыми, кадровыми процессами в рамках ЕИС ПАО «Сургутнефтегаз» обеспечила реальное снижение затрат и рисков расхождений при работе с документами.

В нашей компании переплетаются сотни бизнес-процессов, немалая часть которых автоматизирована.
Нам необходимо было построить управление документами через ЕСМ-систему таким образом, чтобы обеспечить единые принципы обработки документов по различным направлениям деятельности, создать единое информационное поле с другими крупными системами компании, централизованно управлять изменениями программного обеспечения, справочными данными, полномочиями пользователей.
Алексей Ардамин, заместитель начальника управления делами по нормативному обеспечению и автоматизации процессов управления документами ПАО «Сургутнефтегаз»

Интеграция Directum с техническими системами мониторинга инфраструктуры и поддержки пользователей обеспечила бесперебойную работу большого числа единовременно работающих пользователей, а также гарантировала успешное исполнение автоматизированных бизнес-процессов. Количество реализованных интеграционных решений уникально для систем ECM-класса и ранее не имело аналогов.

Благодаря интеграции Directum в ЕИС компании решены важные задачи:

В любой момент времени информация о работниках компании актуальна и доступна.
Актуальная информация о сотнях тысяч работников и организационной структуре компании — первоочередная задача, так как ни один процесс управления документами не может выполняться без ее использования. Актуальная организационная структура и данные по сотрудникам позволяют регулировать правильность назначения прав доступа на документы. В режиме реального времени из системы управления персональными данными SAP HR в систему Directum синхронизируется информация о персонале и рабочем расписании.
Управление полномочиями пользователей осуществляется централизованно и максимально автоматизировано.
Ведение полномочий пользователей организовано через систему SAP IdM. Логические объекты SAP IdM в системе Directum представляют собой группу пользователей с определенными правами доступа на папки организационных единиц, общие документы, определенные отчеты и сценарии, устанавливается фильтрация на справочники. Назначение полномочий в системе осуществляется в автоматическом режиме в зависимости от роли — делопроизводитель, пользователь, руководитель и в зависимости от организационного присвоения.
Бесперебойная работа системы в режиме 24/7.
Архитектура системы Directum построена таким образом, чтобы оптимально распределить нагрузку. Поэтому службы системы, а их в ПАО «Сургутнефтегаз» порядка 30, установлены на более чем 30 серверах. В режиме реального времени ведется мониторинг состояния компонент системы в Microsoft System Center Operations Manager (SCOM). Уведомления об опасных и критичных значениях работы клиентского программного обеспечения показателей автоматически днем и ночью направляются ответственным работникам. Всего через SCOM ежеминутно выполняется мониторинг порядка 100 показателей работоспособности системы.
15
интеграционных решений
300
обучающих инструкций
100
показателей работоспособности системы
25000
пользователей на текущий момент
6000
скан-документов за 1 рабочий день в Directum
30
новых пользователей за 1 рабочий день в Directum
1000000
операций за 1 рабочий день в Directum
5-7%
ежегодное увеличение объема управленческой документации

Система Directum обеспечивает работу 25 000 пользователей

На текущий момент Directum охватывает не только делопроизводство, но и процессы управления документами в различных направлениях основной деятельности компании, например, управление проектно-сметной документацией (ПСД). В ее согласовании участвуют как минимум три стороны: структурное подразделение «Сургутнефтегаза», проектный институт «СургутНИПИнефть» и аппарат управления. До автоматизации процесса готовый пакет ПСД распечатывался по меньшей мере в 3 экземплярах, и дальнейшее согласование происходило на бумаге. В силу территориальной распределенности участников все процессы затягивались. Directum сократил временные на создание типовых документов и согласование. Сейчас организовано единое структурированное хранилище ПСД, пользователи могут за несколько секунд найти необходимые экземпляры по уникальным.

Система Directum помогла выстроить эффективную работу с кадровыми документами: организована регистрация приказов по личному составу и предоставлению отпусков, трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним. Кроме ускорения процессов, пользователи получили единую классификацию документов и удобный механизм работы с ними. Обеспечена безопасность данных за счет разграничения прав доступа и соблюдены все требования, предъявляемые к работе с конфиденциальной информацией.

Выстроить эффективную работу с кадровыми документами также помогла система Directum: организована регистрация приказов по личному составу и предоставлению отпусков, трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним. Кроме ускорения процессов, пользователи получили единую классификацию документов и удобный механизм работы с ними. Обеспечена безопасность данных за счет разграничения прав доступа и соблюдены все требования, предъявляемые к работе с конфиденциальной информацией.

По результатам проведенных работ создана уникальная система управления документами ПАО «Сургутнефтегаз», способная обеспечить совместную работу более 25 000 сотрудников компании. Масштаб проекта не только в достигнутых технических и технологических показателях, но и в затраченных ресурсах — над проектом работали порядка 60 специалистов ПАО «Сургутнефтегаз», более 100 сотрудников компании Directum и 10 партнеров вендора.

Высокий уровень внимания проекту уделен и со стороны всего руководящего состава и ведущих специалистов.

Наша компания придает большое значение сотрудничеству с российскими производителями, до 85% покупаемых ПАО «Сургутнефтегаз» услуг приходится именно на отечественные компании. Поэтому, нам особенно приятно, что в России есть производители, готовые взять на себя ответственность за такой крупный проект. Компания Directum полностью оправдала наше доверие. Особенно хочется отметить эффективность работы команды Directum — профессиональная и правильно выстроенная работа, четкое понимание наших требований позволили достичь всех поставленных целей.
Гимранов Ринат, начальник управления информационных технологий ПАО «Сургутнефтегаз»

Сегодня ПАО «Сургутнефтегаз» имеет готовую инструмент-платформу плюс внутреннюю высококвалифицированную команду, которая готова собственными силами развивать технологии управления документами компании в целом.

Directum позволяет нам развивать внутренний электронный документооборот, и для этого необходимы не только внедрение и настройка системы, но и пересмотр регламентирующих документов и стандартов компании, определяющих взаимодействие между исполнителями и правила работы с документами.
ECM-система значительно повышает степень защиты информации за счет использования персонального и ролевого принципа назначения прав доступа к документам, существующих механизмов идентификации и проверки подлинности пользователей, применения средств защиты от несанкционированного копирования и распространения документов.
Лариса Лаптун, заместитель начальника Управления ИТ ПАО «Сургутнефтегаз»

ПАО «Сургутнефтегаз» по достоинству оценило совокупный эффект от внедрения Directum:

  • время доставки документа на рассмотрение адресату сокращено, соответственно, сократилось время на рассмотрение документов и принятие решений;
  • внедренный процесс контроля исполнения поручений позволил в разы уменьшить процент предоставляемых несвоевременно отчетов по поручениям; неисполненных (исполненных не в срок) поручений;
  • в 8 раз сократился объем документов, направляемых в бумаге;
  • риски, связанные с некорректным оформлением документа, сведены на нет благодаря использованию более 250 шаблонов документов.
более 90%
отчетов по поручениям предоставляется в срок
в 3.6 раза
сократилась длительность согласования писем и служебных записок
в 5.5 раза
сократилась длительность согласования распорядительных документов
на 40%
снизилось количество нарушений ведения делопроизводства

Переход к долговременному хранению электронных документов

В процессе развития системы поступательно охватывались этапы жизненного цикла документов: создание, согласование, подписание электронной подписью, регистрация и доставка. В 2017 году началась проработка требований по архивному хранению и уничтожению электронных документов.

Внутренние процессы, работа с контрагентами и партнерами, трудовые взаимоотношения с работниками переходят в цифровую форму взаимодействия. Это обязывает любую компанию обеспечить надежное гарантированное хранение электронных документов в течение всего срока их жизни (от 5 до 75 лет).

Руководство ПАО «Сургутнефтегаз» приняло решение о создании в едином информационном пространстве хранилища электронных документов на базе платформы Directum. Проект завершился в 2019 году и стал одним из первых в России успешных запусков системы долгосрочного хранения, который опередил законодательство.

Для обеспечения юридической значимости на протяжении всего срока хранения используются штампы времени. Применение этой технологии закреплено в законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи», который вступил в полную силу с июня 2019 года.

Обеспечение долгосрочного архивного хранения электронных документов — один из основополагающих вопросов программы «Цифровая экономика» как на уровне государства, так и бизнеса. ПАО «Сургутнефтегаз» подтвердило визионерскую позицию среди крупных компаний в стремлении к цифровой трансформации и продолжает показывать пример на уровне отрасли и России.

Направления развития единой системы управления контентом ПАО «Сургутнефтегаз»

Развитие цифровой экономики требует пересмотра подходов к процессам, перехода к новым бизнес-моделям работы с информацией — отказа в ряде случаев от документа как от класса.

Интеллектуальность
  • Использование искусственного интеллекта для выполнения отдельных операций в процессах
  • Выявление лучших практик работы, интеллектуальный анализ «узких мест»
  • Роботизированный анализ типовых замечаний к документам и формирование рекомендаций
Юридическая значимость
  • Отказ от бумажного документооборота в кадровых процессах
  • Перевод производственных документов в электронный вид
Удобство для пользователей и омниканальность
  • Голосовое управление системой
  • Работа в мессенджерах для всех пользователей и интеграция с носимыми устройствами: умными часами, фитнес-трекерами
Мощная современная платформа
  • Новое поколение платформы во всех процессах
  • Ускорение охвата новых направлений цифровизации в соответствии с запросами бизнес-заказчиков
  • Интеграция с системами предотвращения утечек информации и конфиденциальное делопроизводство

Ознакомьтесь с проектом за 2 минуты.
Узнайте, чего добилась компания за 5 лет благодаря единой системе управления контентом.

Заказать презентацию

Наш специалист свяжется с вами: расскажет о практике крупных проектов автоматизации,
возможностях системы Directum и ответит на ваши вопросы.

4
Связаться
с нами

Оставьте свои контактные данные и мы свяжемся с вами