Цифровые закупки на базе Directum в Северо-Восточном федеральном университете

1300

пользователей

3

филиала

в 2 раза

быстрее согласуется закупочная документация

100%

документов подписываются в Directum

Северо-Восточный федеральный университет им. М.К. Аммосова (СВФУ) — крупнейшее высшее учебное заведение Республики Саха и Чукотского автономного округа, один из 10 федеральных университетов РФ. На 22 факультетах и институтах СВФУ обучаются более 18 тысяч человек.

Подробнее

Северо-Восточный федеральный университет им. М.К. Аммосова (СВФУ) — крупнейшее высшее учебное заведение Республики Саха и Чукотского автономного округа, один из 10 федеральных университетов РФ. На 22 факультетах и институтах СВФУ обучаются более 18 тысяч человек.

Цели и задачи

Система Directum внедрена в Северо-Восточном федеральном университете в 2011 году. За это время с ее помощью была оптимизирована работа с разными типами документов: ОРД, договорами, обращениями граждан и организаций, счетами на оплату и актами на списание. Более 1300 пользователей задействуют мобильные приложения Directum Solo и Directum Jazz в решении своих повседневных задач.

Новый этап цифровизации на базе Directum был призван упорядочить и ускорить согласование закупочной документации. Участники этого процесса находятся в разных зданиях, поэтому при бумажном взаимодействии возникали сложности: документы терялись, их обработка сильно затягивалась, не соблюдались сроки, не хватало прозрачности процедур.

Во время пандемии многие сотрудники перешли на удаленный формат работы — отладка цифрового взаимодействия была необходима.

Проект решал 3 основные задачи:

  1. упорядочить работу с закупочными процедурами и документами;
  2. наладить отслеживание этапов и сроков согласования;
  3. сократить время согласования документов.

Решение задач

Этапы работы с закупочной документацией:

  1. Инициатор закупки (функциональный заказчик) направляет на согласование по специальному типовому маршруту техническое задание, составленное по шаблону системы менеджмента качества СВФУ, коммерческое предложение и письмо о включении в комплексный план закупок.
  2. Техническое задание проходит несколько уровней согласования и затем направляется в Управление закупок. На основании ТЗ готовится закупочная документация (с копированием реквизитов ТЗ в карточку).
  3. Закупочная документация содержит письмо о включении в план закупок, электронные запросы коммерческих предложений, заключение ценовой комиссии, техническое задание. После согласования все документы направляются ректору, который подписывает их из приложения Directum Solo с использованием ЭЦП. В Управление закупок приходит уведомление о подписании.
  4. Затем этот документ из системы загружается на одну из восьми электронных торговых площадок (ЭТП) по всей России. ЭТП — это интернет-ресурс, где заключаются сделки купли-продажи товаров (работ, услуг) между организациями.
  5. После проведения закупочных процедур заключается договор с победителем. Управление закупок направляет его на согласование по типовому маршруту. Затем документ поступает на подпись ректору, после чего размещается в Единой информационной системе в сфере закупок (ЕИС). Сроки подписания и размещения договора соответствуют Федеральному закону 223-ФЗ.

Регламент планирования и организации закупок СВФУ опубликован на сайте вуза. Согласование и подписание регламентов также происходит в электронном формате.

Результаты и планы

Сегодня в системе работает более 1300 пользователей, в том числе все топ-менеджеры.

В результате проекта внедрения:

  • удалось уйти от бумажного документооборота в части закупок и договоров;
  • все подписания документов происходят через приложения Direсtum Solo и Directum Jazz или в веб-клиенте;
  • прозрачно контролируются сроки и этапы согласования документов;
  • на 50% сократилось время согласования документации.

«Инфраструктура университета такова, что сотрудники распределены по разным зданиям достаточно далеко друг от друга. В зимнее время особенно сложно бегать с документами между корпусами. Когда мы запустили электронное согласование, всем стало очевидно — это быстрее, не надо отправлять человека на подписание по морозу (в условиях Якутска).

Все участники процесса загружены в систему и работа по документам проходит вовремя. На сегодняшний день мы выиграли 50% трудоемкости подписания».

Петр Иванов, проректор по цифровому развитию СВФУ

В планах у Северо-Восточного федерального университета — организовать юридически значимый электронный документооборот с контрагентами и настроить интеграцию Directum c Единой информационной системой в сфере закупок.

Исполнитель

«Галактика ИТ»— генеральный партнер Directum, одно из ключевых подразделений корпорации «Галактика». Компания выступает единым центром аккумулирования знаний и опыта для всех структур и многочисленных партнеров корпорации, помогая старту и реализации проектов развития информационных систем на территории России и ряда стран СНГ.

Остались вопросы? Напишите нам

Узнайте больше о решениях Directum. Закажите консультацию или запросите дополнительную информацию. Специалисты компании свяжутся с вами.

0
Связаться
с нами

Оставьте свои контактные данные, и мы свяжемся с вами