Дата новости: 27.04.2020

Сотрудники ООО «Бионорика» работают с авансовыми отчетами в системе Directum RX

Ведущий мировой производитель лекарственных средств растительного происхождения переводит в цифровой вид создание и согласование авансовых отчетов. Даже удаленные сотрудники могут за несколько минут отчитаться за командировочные и хозяйственные расходы.

«Бионорика СЕ»— ведущий мировой производитель лекарственных средств растительного происхождения. Для производства доступных и качественных препаратов компания на протяжении 80 лет эффективно сочетает знания в области фитотерапии с современными фармацевтическими исследованиями. «Бионорика» в России сегодня — это более 300 сотрудников, в том числе медицинские представители, которые трудятся более чем в 60 городах страны.

Предпосылки проекта

Примерно раз в две недели большинство сотрудников ООО «Бионорика» оформляют авансовые отчеты с сопроводительными документами по одной из групп расходов — командировочные, хозяйственные, расходы на автомобиль и маркетинговые мероприятия. Многие работают удаленно, поэтому документы приходилось отправлять почтой, и каждая ошибка в оформлении становилась критичной, значительно затягивая процесс согласования отчетов. Помимо этого, возникали и другие проблемы:

  • потеря документов в процессе перемещения между сотрудниками и бухгалтерией;
  • непрозрачный процесс согласования;
  • долгий возврат денег сотрудникам.

В год создавалось около 4500 отчетов, поэтому автоматизация процесса была стратегически важной. Перед командой проекта компании Акелон стояли задачи оптимизации процесса с помощью системы Directum RX:

  • организация единого места хранения документов;
  • снижение риска возникновения ошибок, обусловленных человеческим фактором при оформлении и проверке документов за счет использования шаблонов;
  • ускорение процесса согласования, повышение его прозрачности и управляемости.

Как сотрудники работают с авансовым отчетом в системе

Для работы с авансовыми отчетами (АО) используется специальный модуль, где собраны все действия, необходимые для удобной работы. Документ создается прямо из заявки на командировку . Состав реквизитов зависит от группы расходов, например, АО на авто содержит сведения о коде автомобиля, а АО на представительские расходы — информацию о посещаемом сотрудником мероприятии.

Каждой группе расходов соответствует свой набор подтверждающих документов. Сотрудник легко может создать их прямо из регистрационной карточки АО.

Карточка авансового отчета

Система сама проверяет, сходятся ли значения суммы в авансовом отчете с суммой расходов в оправдательных документах. Если суммы не совпадают, сотрудник не сможет сохранить отчет, и появится соответствующее уведомление.

При отправке на согласование система сама добавляет к АО оправдательные документы. Перечень согласующих их последовательность в настроенном маршруте подбираются автоматически в зависимости от вида документа, подразделения и должности инициатора, других критериев.

Задание на согласование АО командировки

По завершении проверки бухгалтер в один клик создает печатные формы АО и всех сопроводительных документов. Подписант видит информацию о согласовании всех документов прямо в задаче.

Задание на подписание АО

Для удобства подписания разработан механизм массового подписания. Согласующий может выделить сразу несколько просмотренных документов и подписать их все сразу простой или усиленной ЭП.

Информация по утверждённым АО выгружается в учётную систему на базе SAP. Доступна массовая и точечная выгрузка в CSV-формат. Автоматически формируется лист согласования со штампами ЭП, который добавляется к печатным формам АО и сопроводительным документам.Информация по утверждённым АО выгружается в учётную систему на базе SAP. Доступна массовая и точечная выгрузка в CSV-формат. Автоматически формируется лист согласования со штампами ЭП, который добавляется к печатным формам АО и сопроводительным документам.

Лист согласования АО

Результаты проекта

Теперь все авансовые отчеты сотрудников создаются, согласуются и хранятся полностью в электронном виде. Благодаря этому:

  • проверка отчетов выполняется на 40% быстрее;
  • время на согласование документов сократилось на 80%;
  • ошибок при формировании АО совершается на 60% меньше.

Работа с авансовыми отчетами — лишь часть процессов в рамках управления командировками. Эта область задач переведена максимально в цифровой вид. Сотрудники компании «Бионорика» активно осваивают возможности решения, и отказ от бумаги по каждому направлению воспринимается как норма. В планах также — развитие интеграционных механизмов.

Поделитесь новостью
0
Связаться
с нами

Оставьте свои контактные данные и мы свяжемся с вами