Дата новости: 02.03.2021

Российский офис METRO переводит процессы в Directum RX

Российское представительство крупнейшей торговой сети METRO выбрало Directum RX для цифровизации договорных процессов. Более 1000 сотрудников уже оценили преимущества новой системы при согласовании документов и обработке входящих счетов на оплату.

METRO – один из крупнейших транснациональных операторов оптовой торговли. Компания предлагает широкий ассортимент продовольственных и непродовольственных товаров и специализируется на удовлетворении потребностей сегмента HoReCa и независимых торговых организаций.

16 миллионов клиентов по всему миру могут делать покупки в полноформатных торговых центрах, а также заказывать товары онлайн с получением в магазине или с доставкой. METRO поддерживает конкурентоспособность предпринимателей и владельцев собственного бизнеса с помощью цифровых решений, внося свой вклад в повышение социокультурного многообразия розничной торговли и индустрии гостеприимства. Ключевой принцип деятельности – устойчивое развитие. В Европе METRO уже 7 лет является лидером в этом секторе согласно индексу устойчивости Доу Джонса. Компания представлена в 34 странах с общим количеством сотрудников свыше 97 000.

Смена системы: предпосылки и критерии отбора

Используемая в компании система электронного документооборота не соответствовала требованиям, предъявляемым к современным СЭД, а также конкретным требованиям METRO в части:

  • перегруженности сложным кодом, что делало практически невозможным обновление до актуальных версий;
  • трудоемкости доработки, настройки и запуска новых процессов для пользователей;
  • отсутствия на рынке достаточного количества специалистов, работающих с этой платформой.

Таким образом, новая СЭД должна быть современной, иметь большие возможности для самостоятельной настройки, а также широко представлена на рынке. На стадии выбора системы команда специалистов из METRO создавала в каждой из систем-претендентов прототип процесса по согласованию счета на оплату. По результатам тестирования выбиралась та, в которой разработка и настройка будут максимально прозрачными и интуитивно понятными. Именно в Directum RX специалисты сделали это самостоятельно с минимальной поддержкой вендора. Кроме того, систему выгодно отличает богатая функциональность коробочной поставки, опыт крупных проектов внедрения и наличие интеллектуальных механизмов – с перспективой их применения в будущем.

Договоры: 100 категорий, 50 регламентов, 0 проблем

Сроки проекта были строго обозначены: Directum RX должна была стабильно работать к моменту окончания договора на поддержку действующей СЭД. Проект внедрения охватил 2 основных процесса:

  • согласование договорных документов (расходные контракты);
  • работу с первичными документами (счета на оплату, акты, УПД, счета-фактуры), в которую входит согласование, обработка бухгалтерией и оплата казначейством.

Для поддержки процессов была настроена интеграция с:

  • SAP HR для синхронизации организационной структуры;
  • SAP FI для синхронизации данных о контрагентах, центрах затрат и курсах валют;
  • Active Directory для синхронизации учетных записей пользователей;
  • Диадок для электронного обмена документами.

Для удобной работы с реестром счетов разработан специальный список «Счета на обработку». В нем настроена фильтрация по реквизитам и вынесены действия, необходимые для распределения счетов на обработку сотрудникам бухгалтерии с последующей передачей счетов на оплату, а также для массовой оплаты.

Без ошибок: как алгоритмы упростили работу пользователей

Категория и сумма договора, а также местонахождение его автора — в головном офисе или магазине — определяют состав и последовательность согласующих.

Права на документ зависят от его состояния и роли пользователя. Ежедневно в системе создается более 400 входящих счетов. Для них разработано 10 состояний, в каждом из которых менять документ могут только пользователи одной роли, — каждую минуту в Directum RX могут меняться права на сотни счетов.

Реквизиты документов изменяются динамически в зависимости от уже введенных. Например, если заполнить вид документа значением «Закрывающие документы», появляется табличная часть «Авансовый счет».

Для счетов без договора настроены ограничения по валюте, сумме отдельного счета и общей сумме счетов для контрагента за год.

Реестры «Мои договоры» и «Мои счета» формируются индивидуально для каждого сотрудника. В них пользователи видят только необходимые для работы документы.

Локализация основных реквизитов зависит от языка, выбранного при входе в систему. Так пользователь видит данные на нужном ему языке – русском или английском.

Результаты проекта и планы по развитию

Цифровизация процессов сняла с сотрудников бремя рутинных операций и минимизировала ошибочные действия. Все вычисления и проверки теперь выполняет Directum RX. Например, контролирует превышение в счете лимита и рассчитывает итоговую сумму договора по подписанным дополнительным соглашениям.

По итогам проекта из старой системы мигрировали более 40 тыс. договорных документов и 10 тыс. контрагентов.

В проекте применялись принципы Agile и итерационного внедрения, что наряду с регулярным взаимодействием позволило сделать процесс внедрения непрерывным и гибким.

Поддержкой и дальнейшим развитием процессов занимаются специалисты «Центра внедрения документооборота» (ЦВД), партнера компании Directum. На очереди следующий этап – цифровизация франчайзинговых договоров. Также в планах активно развивать систему и переносить в неё новые процессы.

Результаты в цифрах

1000

пользователей

4

интегрированные системы

> 50

регламентов для договоров

Поделитесь новостью
0
Связаться
с нами

Оставьте свои контактные данные и мы свяжемся с вами