Электронный документооборот в Беларуси

Закажите демонстрацию

Организация бизнес-процессов и связанного с ними контента (документов, задач, распоряжений, поручений) регулярно сталкивается с вызовами в области безопасности, структурирования и классификации, долговременного хранения информации. Системы электронного документооборота (СЭД) или ECM-системы позволяют решить эти проблемы, сократив издержки на трудоемкие рутинные операции за счет использования решений на базе искусственного интеллекта.

По уровню внедрения электронного документооборота Республика Беларусь уверенно занимает второе место на постсоветском пространстве после России По открытым данным проектов на сайтах крупнейших разработчиков ECM-систем . СЭД внедрены уже в сотнях крупных компаний по всей РБ. Лидерами в этой области являются государственные и медицинские организации, предприятия оборонно-промышленного комплекса, АПК, пищевой промышленности, компании химической промышленности.

По данным аналитического центра TAdviser Directum — является одной из самых популярных ECM-систем на рынке электронного документооборота в Беларуси и СНГ. Специально для белорусского рынка была создана система DirectumRX Bel. Система закрывает весь спектр задач по автоматизации внутреннего и внешнего юридически значимого документооборота, а также специфических бизнес-процессов в компаниях различных отраслей.

Внедрение электронного документооборота в Беларуси

На территории Республики Беларусь внедрение системы электронного документооборота Directum осуществляет как сам вендор, так и сеть компаний-партнёров, обладающих всеми необходимыми компетенциями.

При внедрении СЭД «под ключ» можно выбрать из следующих вариантов:

  • Максимальное
  • Сокращённое
  • Самостоятельное

Применяется на сложных проектах с множеством бизнес-процессов и подключением большого числа пользователей. Бо́льшая часть работ выполняется специалистами исполнителя: вендора или партнёра.

Максимальное внедрение гарантирует успех проекта и оптимальный результат использования благодаря богатому опыту экспертов Directum в организации электронного документооборота и управления процессами.

Система, как правило, максимально адаптируется под требования и бизнес-процессы заказчика.

Каскадное максимальное внедрение

Разновидность максимального внедрения. Осуществляется по полному циклу:

  • исследование
  • проектирование
  • модификация
  • тестирование
  • опытная эксплуатация
Предполагает детальное проектирование работы системы и последующий контроль всего хода работ на соответствие проектным решениям.

Итерационное максимальное внедрение

Другая разновидность максимального внедрения, построенная на принципах Agile и Scrum. Лучше адаптировано под ситуацию, когда изначально у заказчика нет четких требований к системе. При меньшем формализме в процедурах гарантирует оптимальный результат за вложенные деньги.

Работы (проектирование, модификации, тестирование) выполняются циклично, короткими итерациями, результат предоставляется заказчику частями, и требования уточняются в ходе проекта.

Отличия от каскадного внедрения

  1. Активное участие руководства и специалистов заказчика на всем протяжении проекта внедрения
  2. Более высокие требования к компетенции IT-специалистов заказчика
Бизнес-консалтинг

Важный этап максимального внедрения. Оптимизация бизнес-процессов в сочетании с автоматизацией дают двойной эффект.

В отличие от чисто консалтинговых компаний, Directum предлагает заказчикам реально работающие решения, которые не остаются на уровне большого отчета с рекомендациями. Таким образом достигается ощутимый результат с точки зрения практики бизнеса. А разработанные регламенты закрепляются в ECM-системе и становятся неотъемлемой частью текущей деятельности компании-заказчика.

Выбирается при ограниченном бюджете и готовности заказчика адаптировать бизнес-процессы под особенности ECM-системы «из коробки».

За основу берется максимальное внедрение, но исключаются некоторые его этапы и процедуры:

  • Делается упор на использование стандартной функциональности системы при минимальной модификации
  • Вместо исследования и детального проектирования применяется менее трудоемкий GAP-анализ
  • Вместо тестовой эксплуатации проводятся промежуточные демонстрации продукта
  • Отсутствует детальное проектирование

Основная часть работ по внедрению выполняется заказчиком самостоятельно. Вендор или партнёр проводит обучение прикладного администратора и ежемесячный мониторинг внедрения, настройки и использования системы.

Самостоятельное внедрение возможно при наличии у заказчика собственной сильной высококвалифицированной команды внедрения с полным пониманием требований к будущей ECM-системе:

  • Руководителя проекта
  • Бизнес-аналитиков
  • Системных администраторов
  • Программистов

Для тех, кто уже сформировал понимание требований к будущей системе, предлагаем несколько вариантов поддержки при внедрении DirectumRX:

  • первичная настройка;
  • обучение пользователей;
  • подписка на сопровождение.

Какие задачи решают продукты Directum на рынке СЭД в Беларуси

Кроме классических задач управления электронным документооборотом и делопроизводством заказчики в РБ выбирают и другие специализированные решения:

Управление
 договорами

Контроль
дисциплины

Управление
совещаниями

Долговременный
архив

Управление
 проектами

Кадровые процессы

Узнать о возможностях системы

Более 100 проектов внедрения системы электронного документооборота Directum Bel в Беларуси

  • Более 400 пользователей
  • В системе создается до 300 новых документов в день
  • Число не выполненных в срок поручений снизилось на 60%
  • Управление документооборотом и бизнес-процессами организовано на базе ECM-системы
  • Обеспечен контроль над работой с обращениями граждан и организаиций
  • Свыше 2 000 рабочих мест в ECM-системе
  • В едином цифровом пространстве работают центральный аппарат и региональные подразделения
  • Автоматизированы процессы делопроизводства и договорной деятельности
  • Оптимизирована работа с заявками, жалобами и рекламациями
  • Сотрудники взаимодействуют в единой ECM-системе
  • Автоматизированы ключевые направления документооборота
  • В электронный вид переведны основные внутренние процессы
  • Налажена интеграция с финансово-учетной системой компании
  • Цифровые процессы организованы в соответствии со стандартами в области документоведения и архивного делопроизводства
  • Создана единая база электронных документов предприятия
  • Налажена интеграция ECM-системы с CPM-решением и учетной системой для управления бюджетами
  • Оптимизирована работа с корреспонеденцией, ускорено согласование документов.
  • Автоматизирвованы управленческие процессы предприятия
  • Организовано распределенное хранение документов
  • В системе работают даже удаленные сотрудники
  • Автоматизировано свыше 100 рабочих мест
  • Повысился уровень исполнительской дисциплины сотрудников
  • Сократилось время на поиск, обработку и доставку документов
  • Создано единое хранилище электронных документов
  • Поддерживается удаленный доступ сотрудников к системе
  • В системе ведется договорная работа и формируются отчеты для руководства

Направления развития электронного документооборота в Республике Беларусь

На сегодняшний день ключевые направления развития электронного документооборота в РБ:

  1. Включение в информационную систему всех сотрудников, вне зависимости от направления их деятельности и территориального расположения:
    • Использование мобильных приложений для руководителей и рядовых сотрудников
    • Чат-боты для взаимодействия с сотрудниками, не имеющими доступа к рабочему ПК
    • Интеграция с корпоративными порталами для доступа к сервисам компании
    • Интеграция с другими системами (ERP, CRM), офисными и проектными приложениями для удобства сотрудников, работающих преимущественно в этих средах.
  2. Внедрение систем искусственного интеллекта для сокращения затрат ресурсов на рутинные трудоемкие процессы:
    • Распознавание писем, документов со сканера, входящих заявок и другого неструктурированного контента
    • Извлечение, классификация и интеллектуальный анализ данных с высокой точностью 95-98%
    • Определение исполнителя процесса и создание задачи
    • Умный поиск на естественном для человека языке
    • Автоматическое сопоставление бумажных и электронных документов
    • Контроль рисков в договорных документах
  3. Упрощение работы пользователей системы электронного документооборота для снижения трудозатрат:
    • Простой и понятный интерфейс, для снижения порога входа
    • Механизмы встроенного обучения
    • Возможности голосового управления
  4. Юридическая значимость документов во внешних и внутренних процессах:
    • Обмен юридически значимыми документами с контрагентами и ведомствами
    • Архивное хранение больших объемов юридически-значимых документов с возможностью быстрого доступа к ним

Трансграничный электронный документооборот в РБ с нерезидентами возможен только при использовании усиленной неквалифицированной электронной подписи (НКЭП) и наличии двустороннего соглашения о признании подписанных ею документов равнозначными тем, что подписаны собственноручно.

Унификация законодательства между Республикой Беларусь, Россией и Казахстаном в области юридически-значимого документооборота откроет возможность для применения бесшовного трансграничного обмена электронными документами без использования дополнительных соглашений. Прогнозируемый срок — 2021 год.

Закажите демонстрацию Directum Bel

Мы свяжемся с вами в течение одного рабочего дня, определим потребности бизнеса, и затем специалисты подготовят для вас персональную демонстрацию.

Связаться
с нами

Оставьте свои контактные данные и мы свяжемся с вами