DIRECTUM 5.2. Развитие для крупных компаний и требовательных пользователей

Год разработки версии 5.2 был посвящен пересмотру подхода к историческим, редко используемым данным и множеству прикладных улучшений. Архив исторических данных помогает ускорить работу системы в крупных компаниях с большими объемами информации в ECM. Прикладные улучшения направлены на повышение готовности DIRECTUM к внедрению и эффективному использованию специалистами заказчика.

Работа с историческими данными — улучшение для крупных заказчиков

Рост объема данных, которые хранятся в базе ECM-системы, приводит к замедлению работы и, как следствие, к проблемам для пользователей и администраторов.

Для повышения быстродействия при большом объеме информации в DIRECTUM 5.2 документы, задачи, задания, записи справочников, к которым редко обращаются пользователи, могут быть отнесены к архивным объектам. По умолчанию они не будут отображаться в папках поиска и справочниках. Дополнительно для удешевления хранения исторические данные могут быть перенесены из SQL-хранилища в файловые архивные хранилища, в том числе на медленные диски.

Поддержка такой схемы работы позволяет:

• уменьшить размер базы данных SQL-хранилища,
• показывать пользователям только необходимые в работе объекты,
• ускорить выполнение поисков и открытие справочников,
• ускорить выполнение операций по обслуживанию баз данных.

Правила работы с историческими данными для разных объектов системы настраиваются исходя из потребностей предприятия. К примеру, историческими могут признаваться документы, к которым не обращались более заданного количества лет, или задачи, работы по которым завершены определенное время назад. В системе уже преднастроены правила, которые можно изменить.

При поиске документов, задач и заданий можно учитывать или не учитывать исторические данные. Пользователи сами выбирают вариант отображения записей в списках справочников.

Все эти улучшения прежде всего призваны повысить качество работы системы в крупных компаниях, где автоматизированы сотни пользователей и накоплены данные за три года и более.

Повышение готовности — улучшения для пользователей и разработчиков

Развитие востребованных прикладных модулей

Продуманность UX (user experience, пользовательского опыта) корпоративного ПО — залог легкого обучения, положительного отношения к автоматизации привычных действий, скорости работы в системе. Поэтому в каждой новой версии DIRECTUM популярные модули дорабатываются и улучшаются в соответствии с требованиями времени и в ответ на запросы пользователей.

Так, в модуле «Канцелярия» в DIRECTUM 5.2 реализована новая функциональность для работы со служебными записками. Упрощен мастер действий «Оформление служебных записок».

Доработан типовой маршрут «Согласование служебной записки». Созданные в системе записки могут легко согласовываться с неавтоматизированными сотрудниками — маршрут будет включать задание секретарю распечатать и передать на подпись служебную записку.

За счет улучшения механизмов работы со служебными записками ускоряется и упрощается взаимодействие на уровне «подчиненный-руководитель».

В модуле упрощен механизм делегирования — при делегировании поручения можно указать, нужно ли выполнить ведущее поручение после выполнения подчиненного.

Модуль «Управление совещаниями и заседаниями» поддерживает новые возможности. Тесная интеграции DIRECTUM с Microsoft Exchange позволяет автоматически синхронизировать совещания, созданные в Outlook.

Типовые маршруты модуля гибкие, поэтому пользователи могут пропускать и менять местами этапы работы с совещанием. Это позволяет, например, автоматизировать стихийно проведенное совещание или пропустить этап подготовки протокола, если в нем нет необходимости.

Модуль стал универсальным и позволяет подходить к рабочим встречам без лишнего формализма. Например, любой сотрудник может организовать встречу непосредственно в Outlook, а потом синхронизировать совещание в DIRECTUM, чтобы оформить и согласовать протокол, проконтролировать исполнение решений и так далее.

«Управление договорами» в DIRECTUM 5.2 удобней благодаря автоматической синхронизации данных в карточках договорных документов и в соответствующих записях справочника, что позволяет не тратить время на двойной ввод и перепроверку информации. В любой момент можно быстро определить статус договора — для этого в карточку записи справочника добавлено поле «Статус». При каждом изменении стадии жизненного цикла документа в ходе типового маршрута значение поля «Статус» автоматически изменяется, записи в справочнике представляются различными шрифтами в зависимости от статуса документа:

Модуль доработан для упрощения работы договорников за счет повышения удобства и улучшения UX системы.

Мобильные решения в стандартной поставке

Предоставление сотрудникам доступа к корпоративному контенту с мобильных устройств — распространенная практика в передовых компаниях. Западные аналитики говорят, что более чем в ¾ случаях внедрение мобильности в ECM окупается в течение 1,5 лет. Поэтому DIRECTUM развивает мобильные решения и предоставляет заказчикам возможность эффективно их использовать.

Начиная с версии 5.1.1 в поставку входит сервер NOMAD (Native Offline Mobile Applications for DIRECTUM), который обеспечивает взаимодействие мобильных приложений с системой. В DIRECTUM 5.2 также включены и сами мобильные решения: функциональный клиент для широкого круга сотрудников DIRECTUM Jazz и DIRECTUM Solo для Android, предназначенный для покрытия задач мидл- и топ-менеджеров.

DIRECTUM Jazz позволяет выполнять задания, работать с документами, стартовать задачи. Для использования приложения не требуются лицензии.

Основная функциональность Solo заточена на рассмотрение и согласование документов, выдачу поручений и контроль их исполнения — для использования необходимы клиентские лицензии.

Теперь удаленные и разъездные сотрудники кроме веб-клиента могут выбирать наиболее удобный для них мобильный клиент DIRECTUM.

Наращивание функциональности веб-клиента в 5.2

Веб-клиент также улучшился с точки зрения UX и UI (user interface, пользовательского интерфейса).

Появилась интеграция документов Microsoft Office с DIRECTUM в вебе — теперь заполняемые поля документов автоматически обновляются, и в документы можно вставлять штрихкоды.

Обеспечена поддержка жизненного цикла.

Улучшены отчеты в веб-клиенте (к примеру, в отчетах в Excel теперь формируются сводные таблицы).

Появились предопределенные фильтры папок задач и заданий в проводнике.

Данные карточек и справочников, представленные в виде таблиц, отображаются проще и удобней. Внутри таблиц доступна полноценная навигация с клавиатуры. Пользователи могут добавлять, копировать и удалять строки при помощи контекстного меню.

Эти доработки приближают веб-клиент к десктопу в плане удобства взаимодействия пользователей с любым контентом, представленным в DIRECTUM.

Разработан новый веб-модуль «Управление договорами». Теперь в вебе доступна вся функциональность десктоп-клиента, плюс — есть дополнительные возможности по формированию соглашений, просмотру этапов договора, изменению сроков из карточки:

Упрощена разработка веб-модулей. Реализована поддержка имеющихся в десктоп-клиенте диалогов. Заданные для десктопа вычисления при изменении реквизитов в карточках выполняются автоматически — данную функциональность теперь не нужно отдельно писать для веб-доступа. Более того, все компоненты (справочники, типовые маршруты, мастера действий) доступны в веб-клиенте по умолчанию.

Это облегчает доработку веб-клиента под потребности удаленных сотрудников, участвующих в ключевых процессах.

Новые возможности для разработки элементов интерфейса

Развитие получил инструментарий прикладной разработки. Теперь разработчики могут сделать свои прикладные решения еще более удобными и интуитивно понятными для пользователей. Для этого DIRECTUM 5.2 предлагает расширенные возможности разработки прикладных действий и элементов интерфейса.

Появилась возможность добавлять различные кнопки на ленты, в контекстные меню — в те места, где это максимально удобно пользователям для решения конкретных задач. Добавлен новый элемент разработки — диалоги, что позволяет создавать удобные пользовательские интерфейсы даже в сложных сценариях использования.

Так, например, чтобы пользователи сразу видели возможные варианты выполнения входящего задания, разработчик может заменить выпадающий список отдельными кнопками на ленте:

За счет всего этого увеличивается прозрачность действий, сокращается число кликов, необходимое для выполнения ежедневных задач пользователей.

Больше информации о DIRECTUM 5.2

В 5.2 реализовано более 40 блоков улучшений, различных по своей сложности и величине. Больше технических подробностей о новинках версии — на сайте сообщества DIRECTUM Club.