Оптимизация системы DIRECTUM в компании «Э.ОН Россия»

Компания ТАНАИС, сертифицированный партнер DIRECTUM, завершила работы по обновлению ECM-системы в компании «Э.ОН Россия». Помимо перехода c версии 4.7 на 5.0.3 удалось оптимизировать логику маршрутов и снизить нагрузку на аппаратное обеспечение.

ОАО «Э.ОН Россия» – одна из крупнейших компаний в секторе тепловой генерации электроэнергии в РФ, образованная на базе ОАО «ОГК-4». В состав компании вошли электростанции мощностью 8630 МВт: Сургутская ГРЭС-2, Березовская ГРЭС, Шатурская ГРЭС, Смоленская ГРЭС и Яйвинская ГРЭС. В 2007 году контрольный пакет ОАО «ОГК-4» был приобретен международным энергетическим концерном E.ON, который осуществляет свою деятельность более чем в 30 странах мира.

В 2010 году в ОАО «Э.ОН Россия» была внедрена система электронного документооборота DIRECTUM 4.7.  По прошествии четырех лет работы директором по бизнес-процессам и информационным технологиям было принято решение перейти на новую версию системы DIRECTUM и провести анализ системы на предмет возможной оптимизации бизнес-процессов.

В конце 2014 года команда консультантов и разработчиков ООО «ТАНАИС Ритейл» приняла участие в проекте обновления версии DIRECTUM до 5.0.3.

Перед запуском проекта специалисты ОАО «Э.ОН Россия» провели централизованный опрос удовлетворенности основных пользователей при работе в системе DIRECTUM. По результатам интервьюирования было установлено, что основная проблема, с которой сталкиваются пользователи, – это быстродействие системы, вторая – отсутствие навыков в применении стандартной функциональности. В итоге перед проектной командой ТАНАИС были поставлены цели:

• изменение пользовательского интерфейса веб-версии системы DIRECTUM;
• оптимизация работы маршрутов документооборота.

Для достижения поставленных целей требовалось оптимизировать процессы подготовки, согласования и регистрации исходящих документов, а также регистрацию входящих документов и вынесение резолюций.

На новую версию системы DIRECTUM были переведены крупные структурные единицы компании:

• ; исполнительный аппарат ОАО «Э.ОН Россия»;
• Сургутская ГРЭС-2;
• Шатурская ГРЭС;
• Березовская ГРЭС;
• Яйвинская ГРЭС;
• Смоленская ГРЭС;
• филиал «Э.ОН Инжиниринг».

Проект позволил существенно снизить нагрузку на аппаратное обеспечение и оптимизировать логику маршрутов. Также были изменены общие настройки, влияющие на производительность системы, произведена оптимизация прикладной разработки, обновлен интерфейс и подготовлены новые пользовательские инструкции.

Благодаря возможностям обновленной платформы, активные пользователи предыдущей версии начали работу в DIRECTUM без предварительного обучения. Система в зависимости от действий пользователя запускает обучающие видеоролики с подсказками, что значительно упрощает освоение новых функций и сокращает затраты на обучение. Также консультантами ТАНАИС были подготовлены видео-инструкции, которые упростили обучение пользователей.

В январе 2015 года компания ТАНАИС заключила с ОАО «Э.ОН Россия» соглашение о технической поддержке системы электронного документооборота DIRECTUM 5.0.3. Под проект была выделена команда специалистов, закрепленная персонально за заказчиком. Специалисты выполняют работы по технической поддержке и сервисному обслуживанию на всех линиях поддержки вне зависимости от количества находящихся в работе заявок.

В компании «Э.ОН Россия» автоматизирован большой объем документооборота на базе DIRECTUM:

• Согласование служебных записок, приказов и распоряжений.
• Регистрация входящей и исходящей корреспонденции.
• Учет корреспонденции по инвестиционным проектам и контроль выполнения резолюций.
• Контроль исполнения решений протоколов совещаний по инвестиционным проектам.
• Учет документации по инвестиционным проектам.

Как рассказывает руководитель отдела разработки ПО компании ТАНАИС Павел Киселёв, проект технической поддержки компании «Э.ОН Россия» имеет свою специфику:

«Территориально-распределенная структура компании (центральный офис в Москве, 5 филиалов на территории России, а также филиал «Э.ОН Инжиниринг» ОАО «Э.ОН Россия» и ООО «Э.ОН Коннектинг Энерджис») отражается на времени работы специалистов поддержки - с 5:00 утра по московскому времени. Взаимодействие с пользователями происходит на базе собственной службы технической поддержки компании «Э.ОН Россия». Объем обращений достаточно высок: ежедневно поступает около 5 обращений разного характера. Надеемся, что сотрудники компании «Э.ОН Россия» останутся и впредь довольны нашей работой, а успешное использование системы DIRECTUM даст возможность для дальнейшего ее развития и совершенствования бизнес-процессов».