DIRECTUM развивает работу с населением в Министерстве труда и занятости Оренбургской области

Министерство труда и занятости населения Оренбургской области приступило к автоматизации работы с обращениями граждан с помощью модуля "Обращения граждан и организаций" ECM-системы DIRECTUM. Проект осуществляет сертифицированный партнер компании DIRECTUM в Оренбургской области ООО "Директсофт".

Министерство труда и занятости населения Оренбургской области ведет деятельность по реализации основных направлений государственной политики в сфере занятости, трудовых отношений и охраны труда. В структуру органов труда и занятости области входят 39 государственных учреждений – центров занятости. Кроме того, министерство является учредителем двух учебных центров, расположенных в крупнейших городах области - Оренбурге и Орске.

Работа Министерства сопряжена с непрерывным общением с населением, постоянной обработкой обращений, мониторингом вакансий, а также контролем в сфере урегулирования трудовых отношений. Для оптимизации и автоматизации процессов, связанных с данными направлениями работы, а также работы с электронными документами с 2009 года в учреждении используется ECM-система DIRECTUM. Функциональным ядром решения стали Базовые модули DIRECTUM и модуль "Канцелярия". На сегодняшний день в системе работают все сотрудники Министерства.

Охват деловых процессов, автоматизированных решением, постоянно расширяется. Новый виток развития системы призван автоматизировать важнейший для Министерства процесс, напрямую влияющий на деловую репутацию и степень доверия к учреждению со стороны населения, - работу с обращениями граждан. Данный процесс будет автоматизирован в рамках планомерной реализации курса на построение эффективной системы взаимодействия с населением согласно российскому законодательству (ФЗ от 2 мая 2006 года №59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации").

Для автоматизации этого процесса в Министерстве будет внедрен модуль ECM-системы DIRECTUM – "Обращения граждан и организаций". Проект реализует сертифицированный партнер DIRECTUM в Оренбургской области компания "Директсофт".

Автоматизация охватит все этапы работы с обращениями: регистрация обращения (и письменного и устного), рассмотрение, исполнение, контроль исполнения, направление ответа заявителю. После внедрения модуля каждое обращение будет поступать в работу и выполняться в виде единого типового маршрута. Благодаря этому аналитик или руководитель Министерства труда и занятости населения Оренбургской области в любой момент сможет поднять всю статистику по обращению, проследить процесс его рассмотрения и выполнения.

В целом использование модуля "Обращения граждан и организаций" позволит Министерству труда и занятости населения Оренбургской области решить ряд важных задач, таких как:

• построение работы с номенклатурой дел обращений граждан (создание, ведение, списание);
• создание и эффективная работа с единым реестром обратившихся граждан;
• рассмотрение обращений и формирование поручений исполнителям (как внутренним, так и внешним);
• автоматическое формирование запроса отчета о ходе исполнения конкретного поручения;
• автоматическая рассылка напоминаний о приближении срока исполнения поручения;
• подготовка и контроль отправки ответа заявителю;
• поиск обращений и поручений, а также связанных с ними документов;
• подготовка отчетности по работе с обращениями и поручениями в различных разрезах;
• накопление истории по взаимодействию.

Функционалом модуля будут пользоваться специалисты подразделений, ответственных за работу с населением.

Модуль "Обращения граждан и организаций" будет окончательно введен в эксплуатацию к концу весны 2010 года. В результате расширится функционал информационной системы, повысится качество и управляемость работы сотрудников учреждения – все это позволит Министерству более эффективно решать проблемы с занятостью в Оренбургской области.