Организация электронного согласования договорных документов в холдинге "Урало-поволжская агропромышленная группа"

Задача. Автоматизация процесса согласования договорных документов на предприятиях холдинга "Урало-поволжская агропромышленная группа".

Результат. 

  • Автоматизирован процесс согласования договорных документов на предприятиях холдинга.
  • Существенно сокращено время на согласование договорных документов.
  • В холдинге внедрен единый механизм контроля процесса согласования договорных документов.
  • Сведена к минимуму вероятность утери оригиналов договорных документов в процессе согласования.

Решение

В состав холдинга «Урало-Поволжская агропромышленная группа» ("УПАГ") на территории Республики Башкортостан входят шесть птицефабрик, хлебокомбинат и торговый дом. Управляющая компания и хлебокомбинат располагаются на территории г.Уфы. Три птицефабрики располагаются в радиусе 20-40 от г.Уфы. Еще три птицефабрики расположены на территории Республики Башкортостан на удалении 70-160 км от г.Уфы.

ООО «Урало-Поволжская агропромышленная группа», обеспечивая рабочими местами более трех тысяч шестьсот человек, является значимой составляющей экономики Республики Башкортостан. Предприятия промышленно - производственной группы, работающие  по замкнутому циклу, успешно занимаются хранением и переработкой зерновых культур, выработкой комбикормов, выращиванием племенного молодняка птицы, промышленным производством мяса птицы и мясопродуктов, перепелиных яиц, куриных яиц  и продуктов их переработки, муки, крупы, а также  реализацией готовой продукции. Сегодня объемы производства предприятий холдинга позволяют обеспечить яичной продукцией и мясом птицы не только население республики, но и регионы России. На птицефабриках ежегодно выпускается более 730 млн. яиц  и более 30 тысяч тонн мяса бройлеров.

Высокая эффективность производства подразумевает, в том числе, и оптимизацию затрат на закупку необходимого сырья и аппаратного обеспечения, поэтому внутри холдинга "УПАГ" существует единая политика работы с договорными документами поставщиков. Одним из требований данной политики является многоуровневое согласование коммерческих предложений и договорных документов. С учетом географического расположения предприятий холдинга, оперативное согласование документов возможно только в электронном виде. На этапе формирования структуры холдинга согласование с помощью электронной почты и факсов с трудом обеспечивало необходимые темпы поставок. Нередки были характерные для подобных решений временные затраты, потери оригиналов документов, ошибки в спецификациях, связанные с низким качеством факсимильных копий, отсутствие единого места контроля всех входящих договорных документов. Все это в конечном итоге сказывалось на производстве и приводило к убыткам.
 
Сегодня, когда обороты холдинга с каждым днем растут, такой структуре, как "УПАГ" необходим надежный механизм, обеспечивающий контроль, прозрачность, безопасность и высокий темп сквозного процесса согласования договорных документов внутри холдинга, и, тем самым, исключающий или максимально снижающий финансовые риски, связанные с процессом закупок. Задача по внедрению такого механизма и была поставлена руководством "УПАГ" перед специалистами МУП "МИТЦ". Ее решение виделось в грамотном внедрении системы электронного документооборота DIRECTUM с бизнес-решением "Управление договорами".
 
Задача была разбита на два этапа:
  1. Первый этап - автоматизация управляющей компании и предприятий, находящихся в г.Уфа или рядом с ним.
  2. Второй этап - автоматизация самых удаленных от г.Уфы предприятий холдинга.
 
Первый этап являлся ключевым, так как закладывал основу всего проекта - механизмы взаимодействия предприятий и управляющей компании в рамках автоматизируемого бизнес-процесса. Второй этап являлся лишь горизонтальным масштабированием проекта путем переноса успешных практик на оставшиеся три предприятия холдинга. Подобное разделение на этапы было произведено для оперативного внедрения и тестирования решений на более мобильной, но при этом не менее авторитетной группе участников проекта.
 
Первый этап начался с анализа автоматизируемого процесса. В управляющей компании и  на каждом предприятии холдинга была выделена группа ключевых участников процесса согласования. На основе анализа, проведенного специалистами "МИТЦ" было установлено, что на всех предприятиях холдинга совершаются лишь минимальные операции в рамках процесса согласования договорных документов, а именно: первичное внутренне согласование и инициализация согласования с управляющей компанией. Основные этапы процесса согласования договорных документов проходят в управляющей компании. При чем, в зависимости от типов деятельности поставщика услуг или типов поставляемых на предприятия холдинга товарных групп, участники процесса согласования договорных документов могли меняться.
 
С учетом выявленных особенностей автоматизируемого бизнес-процесса, состава ИТ-служб предприятий холдинга, их оснащенности вычислительными мощностями, и наличием или отсутствием высокоскоростных каналов связи, был предложен вариант работы с единым сервером системы DIRECTUM в управляющей компании и подключением к нему предприятий холдинга по каналам связи с применением технологий VPN. В этом случае основная нагрузка на сопровождение технической платформы проекта ложится только на ИТ-службу управляющей компании, тогда как зоной ответственности ИТ-служб предприятий холдинга остается только устойчивое соединение с сервером DIRECTUM, что гораздо проще обеспечить именно на местах.
 
Значительное удаление предприятий холдинга от управляющей компании подняло еще одну проблему, а именно оперативное обучение персонала работе в системе в случае подмены ключевого сотрудника. Данная проблема была решена двумя параллельными путями:
  1. Был разработан и внедрен мастер-действий по запуску процесса согласования договорных документов в рамках холдинга.
  2. На каждом предприятии работе с системой DIRECTUM были обучены не только ключевые работники, инициализирующие согласование с управляющей компанией, но и несколько смежных специалистов (секретари, специалисты отделов снабжения, администраторы).
 
Рис.1 Окно мастера действий.
 
Функционирование мастера-действий потребовало разработку типового маршрута по согласованию договорных документов, учитывающего особенность процесса в холдинге.
 
Рис.2 Схема типового маршрута
 
В результате, инициализацию процесса согласования может осуществить пользователь системы не прошедший обучение либо имеющий минимальный опытом работы в ней. Интуитивно понятные шаги мастера действий не позволят пользователю ошибиться с участниками процесса согласования, правильно установить контрольные сроки, вложить требуемые электронные копии документов и запустить процесс.
 
Рис.3 Справочник категорий договоров
 
Рис.4 Диалог загрузки вложения электронных документов в мастер действий
 
На первом этапе в управляющей компании и на предприятиях холдинга работе в системе DIRECTUM было обучено более 40 человек. В результате к работе в системе DIRECTUM удалось привлечь всю цепочку лиц, участвующих в процессе: от инициатора на предприятии, до генерального директора в управляющей компании.
 
Общий контроль над процессом согласования договорных документов осуществляет юридический отдел управляющей компании и заместитель генерального директора с помощью функционала бизнес-решения "Управление договорами". Для удобства участников процесса согласования и для функционирования бумажного архива договорных документов был разработан отчет - лист согласования с указанием согласующего лица, его должности, даты и времени согласования. Это также повысило прозрачность процесса и стала существенным стимулом для работников холдинга избегать простоев в работе с договорными документами. Значительное сокращение времени на согласование договорных документов, стало одним из самых показательных результатов внедрения системы DIRECTUM. В некоторых случаях, сокращение составило в несколько раз, с недели, до одного-двух рабочих дней.

О проекте

Состав команды проекта:

Со стороны Заказчика приняли активное участие в проекте и во многом обеспечили его успешное исполнение:
  • Минченкин Дмитрий Геннадиевич - заместитель генерального директора по технической части ООО "УПАГ".
  • Садыков Наиль Радикович - руководитель ИТ-службы.
 
Со стороны Исполнителя (МУП "МИТЦ") проект реализовывали:
  • Сакаев Руслан Джалилевич - руководитель проекта.
  • Мустафина Нажия Хасановна - консультант-аналитик, преподаватель.
  • Мустафин Альберт Наилевич - разработчик.
  • Саранцева Светлана Сергеевна - консультант службы поддержки.

Задействованные технологии:

Проект был реализован на базе системы DIRECTUM 4.8. Программную основу проекта составил функционал бизнес-решения "Управление договорами". Для хранения и оперативного доступа к электронным копиям многостраничных договорных документов использовалась Служба файловых хранилищ (DIRECTUM Storage Service). Для регистрации входящих документов используется модуль "Канцелярия".

 

Сроки выполнения проекта:

Сроки выполнения проекта с 01.06.2012г. по 01.09.2012г.
Активная фаза первого этапа проекта заняла 1 месяц. По желанию Заказчика период тестирования и опытной эксплуатации применяемых решений занял 2 месяца.

 

Статистика проекта:

 

Число сотрудников, задействованных в автоматизированном процессе: более 50 человек.
Изменение среднего время прохождения процесса согласования: в 3 раза.
Общее число подразделений, задействованных в процессе: на первом этапе - управляющая компания и четыре предприятия; на втором этапе -  управляющая компания и семь предприятий холдинга.
Удаленность предприятий от управляющей компании: от 20 до 160 км.
 

Планы на будущее.

  • Подведение итогов второго этапа проекта.
  • Подготовка необходимой инфраструктуры под юридически значимый электронный документооборот (внедрение ЭЦП внутри холдинга).
 
Поделитесь новостью
Связаться
с нами

Оставьте свои контактные данные и мы свяжемся с вами