Внедрение DIRECTUM в Дальневосточном Федеральном Университете
Задача. Внедрение СЭД Directum в ДВФУ проходит в рамках проекта «Создание Информационно-технической системы «Электронный Университет».
Первоочередной задачей стала автоматизация процесса создания, согласования и регистрации приказов и распоряжений по основной деятельности университета. Также необходимо было автоматизировать работу канцелярии, договорной процесс, а также создать маршрут согласования приказов по учебной деятельности.
Конечной целью работ является создание компонентов и решений целостной информационно-технической системы «Электронный университет», объединяющей организационные, методологические, программные, технические решения, направленные на эффективное функционирование вуза, с применением информационных технологий, что будет достигнуто путем интеграции подсистем между собой.
Результат. Внедрены модули «Управление электронными документами», «Управление договорами», «Управление деловыми процессами», «Управление совещаниями и заседаниями», «Канцелярия», «Обращение граждан».
ДВФУ-это девять школ, расположенных по всему Владивостоку и четырнадцать филиалов по всему Дальнему Востоку, внедрение электронного документооборота сократило не только время согласование приказов, но и издержки, связанные с физическим прохождением всех согласующих.
Благодаря настройкам маршрутов были удовлетворены все требования ведущих отделов университета, что позволило уменьшить количество жалоб студентов и оптимизировать работу сотрудников. Внедрение модуля «Управление договорами» сильно облегчило работу правового департамента в части согласования типовых форм, защита документов от редактирования избавила правовиков от ежедневного вычитывания сотен одинаковых по сути договоров.
Настроена интеграция с подсистемой НСИ в части передачи данных из справочников и частично с подсистемой управления учебным процессом ДВФУ (Тандем), проведены работы по установке веб-сервиса интеграции для заказа справок с интернет-портала.
Решение
Организация
ДВФУ образовался путем объединения 4х крупнейших университетов Дальнего Востока.
Общее количество студентов, аспирантов, докторантов и учащихся всех форм обучения — более 41 000. Количество преподавателей в ДВФУ — 1598. Общее количество сотрудников — около 5000.
Вместо существовавшей трёхуровневой структуры «институт — факультет — кафедра» в ДВФУ создана двухуровневая система «школа — кафедра». Основная новация новой структуры вуза — управление образовательной и научной деятельностью в основном перенесено на уровень школ.
Что было сделано в рамках проекта
Были внедрены следующие модули:
- «Управление электронными документами»
- «Канцелярия»
- «Управление деловыми процессами»
- «Управление совещаниями и заседаниями»
- «Канцелярия»
- «Обращение граждан»
Осуществлена интеграция с 1С, Тандемом и порталом SharePoint через единую интеграционную шину, разработанную ЗАО «МНПП Намип».
Организована работа удаленных филиалов через VPN-соединение и Веб-доступ.
Оптимизировано количество процессов организации с 250 до 30.
Автоматизированные бизнес-процессы
- Рассмотрение входящей корреспонденции;
- Исполнение поручений;
- Согласование исходящих писем;
- Согласование приказов по учебной деятельности;
- Согласование приказов по основной деятельности;
- Согласование договорных документов;
- Согласование заявок;
- Регистрация инцидентов Help-Desk.
Детальное описание проекта
Типовой маршрут Согласование приказов по учебной деятельности
В рамках автоматизации этого процесса стандартный маршрут согласования приказов превратился в сложную схему с большим количеством задаваемых параметров, что позволило сократить количество типовых маршрутов с десятка до одного.
В ДВФУ 120 шаблонов приказов по учебной деятельности, в зависимости от шаблона может меняться подписант. Для автоматического выбора был создан справочник с перечнем приказов, которые подписывает проректор:
Если шаблон не попадает в перечень, то подписант-директор.
Перечень согласующих также меняется в зависимости от вида приказа.
Специально для этого маршрута был создан свой справочник с настройками согласующих, в зависимости от подразделения инициатора приказа.
Для пользователя все эти настройки невидны, ему лишь требуется выбрать шаблон, заполнить карточку и выбрать «ДА» в тех параметрах, которые необходимы.
До ноября этого года все приказы создавались из шаблонов в Directum, сейчас в ДВФУ внедряется подсистема управления образовательным процессом, и файл приказа будет формироваться в ней. Уже реализована схема проверки документа по скрытому гуиду, что позволяет регулировать процесс запуска приказов. Так же разработан сценарий выгрузки номеров приказов в файл, который будет забираться подсистемой управления образовательным процессом и разноситься в карточки студентов.
Следующий шаг - это полностью автоматизированная передача сформированного файла из внешней системы на согласование в Directum.
Схема «Согласование приказов по учебной деятельности»
Типовой маршрут Договор возмездного оказания услуг с Российским преподавателем
В рамках автоматизации этого процесса была модернизирована стандартная карточка договора:
Разработан автоматический расчет договора в зависимости от выбора оказанных услуг:
Настроено автозаполнение и защита шаблона от редактирования:
Следующий шаг - интеграция с 1С для автоматического обновления справочников (контрагенты, подразделения, ЦФО,КФО, КПС, статьи расходов) и передачи данных о зарегистрированных договорах.
Схема Договор возмездного оказания услуг с Российским преподавателем
О проекте
Состав команды:
Хотулев Дмитрий Вадимович – руководитель проекта
Ермакова Анна Юрьевна – аналитик
Фокин Юрий Алексеевич – аналитик
Топилин Константин Витальевич - программист
Янин Юрий Геннадьевич – программист
Задействованные технологии
DIRECTUM 4.8.0.2910, IS-Builder, MS SQL, WSDL-сервисы, iJaNet.
Сроки выполнения проекта.
С 20 июля 2011 по настоящее время
Статистика и особенности:
Общее количество пользователей: 2339
Количество одновременных пользователей - 700
Пользователи с другими ОС (MacOS): доступ посредством виртуализации Parallels
Пользователи iDecide Documents for DIRECTUM : 1
14 филиалов расположены по территории всего Дальнего Востока (у некоторых есть возможность пользоваться только веб версией).
Планы на будущее
В дальнейшем планируется интеграция с основными подсистемами, входящими в проект «Электронный университет» (подсистемы «Интеллектуальная собственность», «Проектная деятельность», «Наука», «Приемная компания», аналитической подсистемой, подсистемой управления учебным процессом), внедрение программных средств для оповещения сотрудников о поступлении документов и поручений через мобильные устройства
Система постоянно находится в «движении» - добавляются новые типовые маршруты, модернизируются старые.
Ход проекта
При внедрении СЭД были добавлены новые реквизиты в карточки документов, а также в РКК документов, были разработаны и запущены сценарии различных выгрузок данных, были разработаны специализированные отчеты по статистике согласования приказов, проведены основные работы по интеграции с 1C компании, интернет-порталом для заказа справок через сайт. Также ведутся работы по запуску iDecide Documents для iPad, службы массового ввода документов.
