Внедрение DIRECTUM в Дальневосточном Федеральном Университете

Задача. Внедрение СЭД Directum в ДВФУ проходит в рамках проекта «Создание Информационно-технической системы «Электронный Университет».

Первоочередной задачей стала автоматизация процесса создания, согласования и регистрации приказов и распоряжений по основной деятельности университета. Также необходимо было автоматизировать работу канцелярии, договорной процесс, а также создать маршрут согласования приказов по учебной деятельности.

Конечной целью работ является создание компонентов и решений целостной информационно-технической системы «Электронный университет», объединяющей организационные, методологические, программные, технические решения, направленные на эффективное функционирование вуза, с применением информационных технологий, что будет достигнуто путем интеграции подсистем между собой.

Результат. Внедрены модули «Управление электронными документами», «Управление договорами», «Управление деловыми процессами», «Управление совещаниями и заседаниями», «Канцелярия», «Обращение граждан».

ДВФУ-это девять школ, расположенных по всему Владивостоку и четырнадцать филиалов по всему Дальнему Востоку, внедрение электронного документооборота сократило не только время согласование приказов, но и издержки, связанные с физическим прохождением всех согласующих.

Благодаря настройкам маршрутов были удовлетворены все требования ведущих отделов университета, что позволило уменьшить количество жалоб студентов и оптимизировать работу сотрудников. Внедрение модуля «Управление договорами» сильно облегчило работу правового департамента в части согласования типовых форм, защита документов от редактирования избавила правовиков от ежедневного вычитывания сотен одинаковых по сути договоров.

Настроена интеграция с подсистемой НСИ в части передачи данных из справочников и частично с подсистемой управления учебным процессом ДВФУ (Тандем), проведены работы по установке веб-сервиса интеграции для заказа справок с интернет-портала.

Решение 

Организация

ДВФУ образовался путем объединения 4х крупнейших университетов Дальнего Востока.

Общее количество студентов, аспирантов, докторантов и учащихся всех форм обучения — более 41 000. Количество преподавателей в ДВФУ — 1598. Общее количество сотрудников — около 5000.

Вместо существовавшей трёхуровневой структуры «институт — факультет — кафедра» в ДВФУ создана двухуровневая система «школа — кафедра». Основная новация новой структуры вуза — управление образовательной и научной деятельностью в основном перенесено на уровень школ.

Что было сделано в рамках проекта

Были внедрены следующие модули:

  •  «Управление электронными документами»
  • «Канцелярия»
  • «Управление деловыми процессами»
  • «Управление совещаниями и заседаниями»
  • «Канцелярия»
  • «Обращение граждан»

Осуществлена интеграция с 1С, Тандемом и порталом SharePoint через единую интеграционную шину, разработанную ЗАО «МНПП Намип».

Организована работа удаленных филиалов через VPN-соединение и Веб-доступ.

Оптимизировано количество процессов организации с 250 до 30.

Автоматизированные бизнес-процессы

  • Рассмотрение входящей корреспонденции;
  • Исполнение поручений;
  • Согласование исходящих писем;
  • Согласование приказов по учебной деятельности;
  • Согласование приказов по основной деятельности;
  • Согласование договорных документов;
  • Согласование заявок;
  • Регистрация инцидентов Help-Desk.

Детальное описание проекта

Типовой маршрут Согласование приказов по учебной деятельности

В рамках автоматизации этого процесса  стандартный маршрут согласования приказов превратился в сложную схему с большим количеством задаваемых параметров, что позволило сократить количество типовых маршрутов с десятка до одного.

В ДВФУ 120 шаблонов приказов по учебной деятельности, в зависимости от шаблона может меняться подписант. Для автоматического выбора был создан справочник с перечнем приказов, которые подписывает проректор:

 

Если шаблон не попадает в перечень, то подписант-директор.

Перечень согласующих также меняется в зависимости от вида приказа.

Специально для этого маршрута был создан свой справочник с настройками согласующих, в зависимости от подразделения инициатора приказа.

Для пользователя все эти настройки невидны, ему лишь требуется выбрать шаблон, заполнить карточку и выбрать «ДА» в тех параметрах, которые необходимы.

До ноября этого года все приказы создавались из шаблонов в Directum, сейчас в ДВФУ  внедряется подсистема управления образовательным процессом, и файл приказа будет формироваться в ней. Уже реализована схема проверки документа по скрытому гуиду, что позволяет регулировать процесс запуска приказов. Так же разработан сценарий выгрузки номеров приказов в файл, который будет забираться подсистемой управления образовательным процессом и разноситься в карточки студентов.

Следующий шаг - это полностью автоматизированная передача сформированного файла из внешней системы на согласование в Directum.

Схема «Согласование приказов по учебной деятельности»

Типовой маршрут Договор возмездного  оказания услуг с Российским преподавателем

В рамках автоматизации этого процесса была модернизирована стандартная карточка договора:

 

Разработан автоматический расчет договора в зависимости от выбора  оказанных услуг:

 

Настроено автозаполнение и защита шаблона от редактирования:

 

Следующий шаг -  интеграция с 1С для автоматического обновления справочников (контрагенты, подразделения, ЦФО,КФО, КПС, статьи расходов) и передачи данных о зарегистрированных договорах.

Схема Договор возмездного оказания услуг с Российским преподавателем

 

О проекте

Состав команды:

Хотулев Дмитрий Вадимович – руководитель проекта

Ермакова Анна Юрьевна – аналитик

Фокин Юрий Алексеевич – аналитик

Топилин Константин Витальевич - программист

Янин Юрий Геннадьевич – программист

Задействованные технологии

DIRECTUM 4.8.0.2910, IS-Builder, MS SQL, WSDL-сервисы, iJaNet.

Сроки выполнения проекта.

С 20 июля 2011 по настоящее время

Статистика и особенности:

Общее количество пользователей: 2339

Количество одновременных пользователей - 700

Пользователи с другими ОС (MacOS): доступ посредством виртуализации Parallels

Пользователи iDecide Documents for DIRECTUM : 1

14 филиалов расположены по территории всего Дальнего Востока (у некоторых есть возможность пользоваться только веб версией).

Планы на будущее

В дальнейшем планируется интеграция с основными  подсистемами, входящими в проект «Электронный университет» (подсистемы «Интеллектуальная собственность», «Проектная деятельность», «Наука», «Приемная компания», аналитической подсистемой, подсистемой управления учебным процессом), внедрение программных средств для оповещения сотрудников о поступлении документов и поручений через мобильные устройства

Система постоянно находится в «движении» - добавляются новые типовые маршруты, модернизируются старые.

Ход проекта

При внедрении СЭД были добавлены новые реквизиты в карточки документов, а также в РКК документов, были разработаны и запущены сценарии различных выгрузок данных, были разработаны специализированные отчеты по статистике согласования приказов, проведены основные работы по интеграции с 1C компании, интернет-порталом для заказа справок через сайт. Также ведутся работы по запуску iDecide Documents для iPad, службы массового ввода документов.

Поделитесь новостью
Связаться
с нами

Оставьте свои контактные данные и мы свяжемся с вами