Главный помощник руководителей:
внедрение Directum RX на производственном предприятии

Цели и задачи

Компания–производитель оборудования для авиационной техники использовала систему Directum 5 для управления бизнес-процессами. Однако бизнес и рынок развиваются, поэтому руководство предприятия приняло решение перейти на более современное корпоративное ПО. Новая система должна была:

• отвечать требованиям постановления Правительства РФ от 14.11.2023 № 1912;
• ускорить и повысить прозрачность процессов взаимодействия с заказчиками и подрядчиками;
• сделать более эффективной внутреннюю работу и управление компанией в целом;
• быстро адаптироваться под бизнес-логику и поддерживать новые прикладные решения под задачи руководителей.

Компания выбрала плавный переход на цифровую платформу Directum RX с переносом бизнес-процессов делопроизводства, работы с договорами и внутренними документами. Исполнителем проекта выступил генеральный партнер Directum, компания «Акелон». Проект удалось завершить за 9 месяцев.

Рабочий стол руководителя

Пользователи системы, в том числе высшее руководство, совмещают должности. В Directum 5 для этого настраивали папки потока. Важно было сохранить эту логику и на Directum RX. Команда проекта взяла за основу специализированные виджеты «Папка потока» и «Папка потока в разрезе НОР».

Так на базе Directum RX был создан «Рабочий стол руководителя». С его помощью совместители и топ-менеджмент работают в едином пространстве без переключений между папками потока и замещений. Поддерживать изменения структуры и появление новых пользователей можно благодаря настройкам.

Работа с несколькими версиями договора от контрагента

Одна из задач — ускорить поиск актуальных версий документов, поступивших из сервиса Контур.Диадок, и перевести работу с ними в один бизнес-процесс.

Для этого разработали функциональность по поиску и занесению новых версий договоров в первоначальную карточку документа, по которой контрагент отправил отказ или уточнение. После того, как сотрудники занесли версию, вся дублирующая информация удаляется. Работа выполняется в рамках одного процесса.

Оперативное отслеживание статуса контрагентов

Компания уделяет большое внимание репутации контрагентов, поэтому ей важно своевременно получать сведения об их негативном статусе или переходе в него. Для этого команда проекта настроила интеграцию с сервисом Контур.Фокус:

• реквизиты в карточке справочника «Организации» заполняются автоматически;
• специализированные отчеты «Экспресс проверка» и «Выписка из ЕГРЮЛ» открываются прямо в Directum RX. Пользователю не надо заходить в личный кабинет сервиса, вся необходимая информация доступна в «едином окне»;
• реквизиты контрагентов в Directum RX обновляются автоматически, если они изменились в Контур.Фокус;
• цветовая идентификация записей в справочнике «Организации» наглядно представляет текущий статус контрагента;
• уведомление о негативном изменении статуса контрагента автоматически отправляется ответственному.

Миграция данных и интеграция с другими системами

Для перехода из одной системы в другую требовалось организовать миграцию данных. На проекте это реализовали через решение компании «Акелон» «Центр управления сообщениями».

Обучение и развитие

Кроме штатных вебинаров для обучения пользователей компания-исполнитель предложила дистанционный курс. Разработкой этого материала тоже занимался «Акелон». Часть пользователей по курсу прошли дополнительную подготовку, это снизило количество консультаций в первые недели работы.

Анализ результатов обучения и тестирования показал, что количество вопросов во время опытно-промышленной эксплуатации снизилось до 30%. Благодаря проработанной стратегии обучения компания приняла решение о единовременном переходе всей компании на Directum RX.

Результаты

По итогам проекта компания перенесла на новую платформу процессы согласования служебных записок, официальных документов, реестра платежей, договорных документов, входящих счетов, утверждение заявок на приобретение.

Платформа Directum RX помогла:

• сохранить комфортную рабочую среду за счет переноса основных принципов работы;
• повысить прозрачность управления;
• выполнить реинжиниринг процессов;
• настроить интеграции с 1С, Контур.Фокус, Контур.Диадок, системами «Летальные аппараты» и «Сотрудники»;
• повысить имидж и инвестиционную привлекательность компании за счет использования системы из реестра отечественного ПО.

Планы по развитию

Переход на Directum RX открыл новые возможности для создания цифровой экосистемы компании. Ключевые направления развития в ближайшем будущем:

• решение прикладных задач с использованием ИИ-сервисов;
• переход на кадровый документооборот с Directum HR Pro;
• внедрение Directum Projects для управления проектами;
• интеграция с 1С.

Исполнитель