HR-процессы в закрытом контуре:
опыт «ОАК-Ресурс»

Цели и задачи

ОАК-Ресурс обслуживает 11 филиалов и дочерних обществ ПАО «ОАК» в 9 городах России, в которых трудятся более 32 тыс. человек. Специалисты ОАК-Ресурс распределены по разным регионам, есть дистанционные сотрудники. Сотрудники, ответственные за ведение кадрового документооборота распределены по городам. Работа с документами ведется в закрытом контуре — без выхода в сеть Интернет.

В условиях разрозненности филиалов и закрытого контура требовалось создать единое информационное пространство для заключения внутренних и исходящих, договорных и кадровых документов, а также выполнения поручений руководства для всех сотрудников ОАК-Ресурс.

Задачи проекта:

1. создать персональный кабинет сотрудника в закрытом контуре;
2. исключить дублирование информации и минимизировать потери данных;
3. снизить объем бумажных документов;
4. внедрить единые стандарты оформления документов;
5. обеспечить юридически значимый кадровый документооборот.

No-code-настройка процессов

В качестве основы для цифровизации в ОАК-Ресурс выбрали «коробку» Directum HR Pro с базовой конфигурацией.

Заявления в личном кабинете сотрудника

В базовой поставке ПО в личном кабинете сотрудников используют стандартные формы заявлений. В ОАК-Ресурс хотели создать свои образцы документов.

Формы и шаблоны настраивали в no-code-редакторе системы, который позволяет выполнять дополнительные модификации без привлечения разработчиков.

На базе шаблонов разработали новые заявления и настроили идентичное отображение в системе и на бумаге: на выдачу справок, об освобождении работника на время исполнения государственных общественных обязанностей. В прототип формы заявления добавили свойства, которые должны автоматически переноситься в документ. Сотрудникам не нужно вручную редактировать итоговую печатную версию — система сама подставит введённые данные в личном кабинете.

Подписывают заявления сотрудники прямо в личном кабинете с проставлением облачной усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП). УНЭП генерируются и выдаются работникам в системе Directum HR Pro.

Настройка процесса рассмотрения заявлений

Ответственные за заведение кадрового ЭДО ОАК-Ресурс находятся в разных регионах — команда проекта перенастроила стандартный коробочный процесс рассмотрения заявлений сотрудников под требования заказчика:

• Разделили заявления по видам, так как у каждого своя процедура обработки;
  Заявление о переносе отпуска требует оформления в 1С: ЗУП, а заявление о предоставлении отпуска по госслужбе нужно проверить на соответствие локальному нормативному акту.
• Добавили условия, дополнительные этапы согласования и проверки;
  При помощи гибкой настройки системы настроили блоки с уникальным маршрутом, сроками и ответственными для каждого вида заявления.

Заявления в веб-интерфейсе системы от имени руководителя структурного подразделения

Выделили специфические заявления от имени руководителя подразделения.

• Заявка-согласие на работу в выходной день;
• Заявка-согласие на сверхурочные работы;
• Заявка-согласие на замещение, совмещение должностей;
• Заявка-задание на оформление изменений условий труда (в том числе и переводы).

Руководитель оформляет заявление в веб-интерфейсе системы сразу для нескольких сотрудников одновременно. Они получают задание на согласование заявок и могут дать согласие или отказаться через личный кабинет.

Особенности работы в закрытом контуре и методологическая поддержка Directum

Сеть ОАК-Ресурс изолирована от внешних подключений. Для настройки личного кабинета требовался доступ к определенным сайтам. Специалисты подготовили документ для сотрудников информационной безопасности компании и подробно описали, что требуется открыть и на каких ресурсах.

Чтобы процессы соответствовали законодательству, и нормативные документы начали действовать, команда Directum сформировала пакет методологической поддержки. В него вошли документы, которые регламентируют работу с кадровым ЭДО: приказ о внедрении системы КЭДО, положение о КЭДО, соглашения на ЭДО и т. д.

Настройка интеграций

В ОАК-Ресурс используется учетная система «1С: Зарплата и управление персоналом 3.1» и «1С: Бухгалтерия предприятия 3.0 КОРП». Чтобы синхронизировать оргструктуру компании в разрезе должностей, подразделений и сотрудников, настроили интеграцию между HR Pro и 1С: ЗУП. Кроме того, в систему загрузили уникальные формы документов, принятые в компании, — табель рабочего времени, приказы, ЛНА и другие.

Результаты

Работы велись 7 месяцев, в результате проекта в ОАК-Ресурс:

• внедрен КЭДО с доступом через личный кабинет;
• в системе ведутся делопроизводство, договорная работа и совещания;
• Directum HR Pro используют 1000 сотрудников;
• на no-code настроили 37 новых шаблонов документов и 24 вида заявлений;
• на 60% снизились затраты на бумагу, печать и хранение документов;
• на 60% сократилось время оформления и контроля заявлений.

Планы

В ближайшее время в ОАК-Ресурс планируется:

• настроить интеграцию со СБИС;
• внедрить решения экосистемы Directum для управления отпусками, командировками и проектами.

Исполнитель