Казначейская система группы компаний «КОМОС ГРУПП» на базе системы DIRECTUM
Задача. В рамках повышения финансовой дисциплины всех управляемых предприятий, входящих в группу компаний «КОМОС ГРУПП», необходимо было решить следующие задачи: 1. Формирование единого консолидированного Бюджета движения денежных средств по всей группе компаний. 2. Организация процесса ежедневного формирования и согласования заявок на платежи управляемых предприятий. 3. Осуществление ежедневного управления остатками на расчетных счетах управляемых предприятий. 4. Организация ежедневного контроля исполнения Бюджетов движения денежных средств управляемыми предприятиями. 5. Реализация системы уведомления управляемых предприятий о ходе бюджетного процесса и изменениях плановых лимитов.
Результат. По итогам проекта в казначейской системе работает 14 предприятий группы компаний «КОМОС ГРУПП». На основании ежемесячных индивидуальных бюджетов предприятий формируется сводный консолидированный бюджет группы компаний, позволяющий спрогнозировать финансовое состояние Холдинга в целом. Предприятия осуществляют свои платежи только на основании реестров, согласованных управляющей компанией. Что привело к значительному снижению объема сверхбюджетных платежей и позволило повысить исполнительную бюджетную дисциплину управляемых предприятий.
Решение
Организация
КОМОС ГРУПП – крупнейший агрохолдинг Удмуртии, основанный в 2007 году. В состав холдинга входят управляющая компания ООО «КОМОС ГРУПП» и 13 управляемых агропредприятий Удмуртии и Пермского края (свинокомплексы, молокозаводы, сырзаводы, птицефабрики, хладокомбинаты). Наличие разнопрофильных предприятий в составе холдинга позволяет организовать законченный цикл производства и реализации сельхозпродукции: от производства комбикормов и выращивания животных до переработки сырья и реализация конечной продукции.
На момент вхождения предприятий в состав холдинга все они требовали значительных финансовых вложений, а соответственно и жесткого контроля за расходованием этих финансовых вложений. Но на базе ERP-систем, существующих на предприятиях, контроль движения денег выстроить было не возможно. А замена ERP-систем на единую не являлась приоритетной задачей. Единственной системой, объединяющей все предприятия холдинга в единое информационное пространство, была система DIRECTUM. Именно в данных условиях было принято решение реализовать контроль движения денежных средств (казначейскую систему) предприятий на базе системы КАС «Бизнес Люкс» (с 2011 года осуществлен переход на систему Prestima), установленной для целей бюджетирования в головной компании ООО «КОМОС ГРУПП», и системы DIRECTUM.
Что было сделано в рамках проекта
- Формирование ежемесячных бюджетов (БДДС) предприятий (DIRECTUM).
- Согласование и утверждение бюджетов предприятий в управляющей компании ООО «КОМОС ГРУПП» (DIRECTUM и Prestima).
- Формирование консолидированного БДДС в целом по холдингу (DIRECTUM и Prestima).
- Ежедневное формирование предприятиями реестров платежей (DIRECTUM).
- Автоматическое согласование в управляющей компании тех платежей предприятий, которые находятся в рамках утвержденных бюджетных лимитов (Prestima).
- Организация процесса согласования свербюджетных платежей (DIRECTUM и Prestima).
- Анализ возможных «кассовых разрывов» на расчетных счетах предприятий посредством платежного календаря (Prestima).
- Ежедневный контроль исполнения БДДС предприятий и анализ возможных отклонений (DIRECTUM и Prestima).
- Поэтапное тиражирование решения на все предприятия холдинга.
Детальное описание проекта
В рамках проекта были разработаны:
- 8 сценариев по загрузке данных в систему Prestima и выгрузке данных в документы DIRECTUM.
- 5 типовых маршрутов по согласованию и утверждению бюджетов и реестров платежей.
- 3 шаблона электронных документов.
Были выделены 6 ролей пользователей:
- Специалист управляемого предприятия – специалист управляемого предприятия. Осуществляет ввод плановых и фактических значений по статьям БДДС в электронный документ системы DIRECTUM. Формирует ежедневные реестры платежей.
- Руководитель управляемого предприятия – руководитель управляемого предприятия. Осуществляет согласование и подписание бюджета и реестров платежей в системе DIRECTUM.
- Специалист планово-экономического управления – специалист ООО «КОМОС ГРУПП». Осуществляет анализ, корректировку и согласование бюджетов и реестров платежей управляемых предприятий по статьям/платежам, относящимся к операционным видам деятельности.
- Специалист финансового управления – специалист ООО «КОМОС ГРУПП». Осуществляет анализ, корректировку и согласование бюджетов и реестров платежей управляемых предприятий по статьям/платежам, относящимся к инвестиционным видам деятельности.
- Специалист казначейства – специалист ООО «КОМОС ГРУПП». Осуществляет анализ, корректировку и согласование бюджетов и реестров платежей управляемых предприятий по статьям/платежам, относящимся к финансовым видам деятельности. Контролирует возможные «кассовые разрывы» на расчетных счетах предприятий посредством платежного календаря.
- Утверждающий – финансовый директор ООО «КОМОС ГРУПП». Осуществляет согласование и утверждение бюджетов управляемых предприятий и сводного бюджета холдинга.
Описание процесса «Согласование бюджета предприятия»
Ежемесячно сценарием DIRECTUM на все управляемые предприятия рассылаются задания на подготовку бюджетов. Специалист управляемого предприятия на основании существующего шаблона документа создает бюджет, заполняет лист документа «План» и согласовывает бюджет руководителем своего предприятия. Далее вкладывает согласованный бюджет в задание на подготовку бюджета и выполняет задание.
При поступлении бюджета предприятия по типовому маршруту в ООО «КОМОС ГРУПП» данные из документа автоматически сценарием переносятся в систему Prestima.
Одновременно с этим все специалисты «КОМОС ГРУПП», ответственные за согласование бюджетов (специалист планово-экономического управления, специалист финансового управления, специалист казначейства), получают параллельные задания на согласование бюджета предприятия. Все необходимые корректировки по бюджету предприятий специалисты «КОМОС ГРУПП» вносят через формы планирования системы Prestima. Там же они указывают комментарии по внесенным изменениям.
После того, как все специалисты «КОМОС ГРУПП», участвующие в согласовании, выполнят задание на согласование бюджета, то внесенными ими корректировки будут автоматически выгружены в документ DIRECTUM (бюджет предприятия), а комментарии по внесенным корректировкам отразятся в тексте задания.
После того как процесс согласования бюджетов всех управляемых предприятий будет завершен, то автоматически запуститься процесс формирования сводного бюджета холдинга: из системы Prestima в документ DIRECTUM будут выгружены сводные данные по всем управляемым предприятиям и сформируется задание для Утверждающего на согласование и утверждение сводного бюджета. По итогам утверждения сводного бюджета всем управляемым предприятиям автоматически уходят уведомления о согласовании бюджетов.
Описание процесса «Согласование реестра платежей предприятия»
Ежедневно сценарием DIRECTUM на все управляемые предприятия рассылаются задания на подготовку реестра платежей. Специалист управляемого предприятия на основании существующего шаблона документа Excel создает реестр платежей, заполняет его, указывая все необходимые характеристики по каждому платежу (контрагент, сумма, статья БДДС, назначение платежа). Согласует реестр руководителем своего предприятия, вкладывает согласованный реестр в задание на подготовку реестра и выполняет это задание.
При поступлении задачи с вложенным реестром по типовому маршруту в ООО «КОМОС ГРУПП» данные из документа автоматически сценарием переносятся в систему Prestima – на каждую строку реестра создается отдельная запись в справочнике заявки на финансирование. В момент создания записей справочника автоматически осуществляется контроль соответствия суммы по заявленному платежу лимиту, который был запланирован в бюджете по этой статье. Если сумма по данному платежу, с учетом уже ранее согласованных платежей, находится в рамках лимита по бюджету, то такая заявка на платеж автоматически согласуется.
Если платеж превышает лимит по бюджету, то такой платеж системой не согласуется, а специалисту, ответственному за этот платеж (определяется по статье бюджета, по которой запланирован платеж), приходит задание о необходимости рассмотреть такой платеж. При получении такого задания ответственный специалист заходит в справочник заявки на финансирование системы Prestima, просматривает не согласованные платежи и либо отклоняет их, либо согласовывает со статусом «Согласовано сверхбюджета». Специалист казначейства, наряду с рассмотрением заявок, имеет возможность сформировать платежный календарь по любому из предприятий и проанализировать объем платежей и остатки на расчетных счетах предприятия. И уже, исходя из этой информации, принять решение об объеме возможных платежей.
После того как все согласующие выполнят задачу на согласование реестра платежей предприятия, автоматически стартует сценарий, который выгружает статус по каждой заявке в исходный excel-файл.
После чего информация о согласованном реестре платежей уйдет на предприятие. Согласно регламента предприятия могут осуществлять оплату только по согласованным в реестре платежам.
Описание процесса «Передача отчета о фактическом исполнении бюджета предприятия»
Процесс организован с целью контроля исполнения бюджетов предприятий.
Ежедневно сценарием DIRECTUM на все управляемые предприятия рассылаются задания на подготовку отчета об исполнении бюджета. Специалист управляемого предприятия открывает бюджет текущего месяца и на листе «Факт» вносит информацию о движении денежных средств за прошедший день. Согласует отчет с руководителем своего предприятия, вкладывает согласованный отчет в задание на подготовку отчета об исполнение бюджета и выполняет это задание.
При поступлении бюджета предприятия по типовому маршруту в ООО «КОМОС ГРУПП» данные из документа автоматически сценарием переносятся в систему Prestima. После этого специалисту казначейства «КОМОС ГРУПП» приходит уведомление о поступлении отчета об исполнении БДДС. Далее специалист казначейства может посредством отчетов и форм планирования системы Prestima проводить план-фактный анализ бюджетов предприятий и субхолдингов
О проекте
Этапы проекта:
Весь комплексный проект состоял из 4-х этапов:
- Пилотный проект на примере 2-х управляемых предприятий.
- Тиражирование решения на все субхолдинги.
- Тиражирование решения на предприятия, не относящиеся к субхолдингам.
- Перевод казначейской системы с КАС «Бизнес Люкс» на сиcтему Prestima.
Пилотный этап проекта выполнялся с участием специалистов НПО «Компьютер» на базе системы КАС «Бизнес Люкс».
Регламентация процесса, дальнейшее тиражирование и перевод казначейской системы на систему Prestima выполнялось силами специалистов «КОМОС ГРУПП».
Состав команды проекта:
- Бердов Вячеслав Георгиевич – руководитель проекта.
- Пьянков Алексей Яковлевич – куратор проекта.
- Найденов Александр – разработчик Directum.
Задействованные технологии:
DIRECTUM 4.6.0, Prestima 3.0.1, IS-Builder, MS SQL.
Сроки выполнения проекта.
- Пилотный проект (этап 1) с 01.03.2010г. по 30.09.2010г.
- Тиражирование и перевод на систему Prestima с 15.12.2011г. по 31.05.2012г.
Статистика и особенности:
Общее число сотрудников, участвующих в проекте: 5.
Число сотрудников, задействованных в казначейской системе: около 40.
Общее число предприятий, задействованных в казначейской системе: 14
Удаленные пользователи: репликация, web-доступ системы DIRECTUM.
Планы на будущее
Дальнейшая оптимизация казначейской системы. Отказ от формирования реестров платежей в системе DIRECTUM и переход на оформление заявок на оплату через web-интерфейс системы Prestima.
Заявка на DIRECTUM Awards 2012_проект Казначейская система.DOC (710,00 Кб)
Ход проекта
…
